Трудовая книжка, это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую биографию работника. Любая неточность в записях может привести к проблемам при назначении пенсии или трудоустройстве на новое место. Одной из самых частых причин увольнения остается уход по собственному желанию, и именно здесь кадровики допускают наибольшее количество ошибок в формулировках.
В этой статье мы подробно разберем, как правильно сделать запись об увольнении в бумажной трудовой книжке, какую статью ТК РФ указывать и на что обратить внимание в 2026 году.
Главное правило: точное соответствие ТК РФ
Согласно части 5 статьи 84.1 Трудового кодекса РФ, запись в трудовую книжку об основании и о причине прекращения трудового договора должна производиться в точном соответствии с формулировками ТК РФ или иного федерального закона. Это значит, что нельзя писать «по собственному», «по желанию сотрудника» или использовать иные свободные трактовки.
Как правильно написать: «Уволен» или «Трудовой договор расторгнут»?
Споры о том, с какого слова начинать запись, ведутся давно. Действующая Инструкция по заполнению трудовых книжек (утв. Постановлением Минтруда России от № 69) рекомендует использовать формулировку «Уволен по собственному желанию…».
Однако Роструд и многие эксперты по кадровому учету считают единственно верным и более современным вариантом формулировку «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника…», так как она в точности повторяет формулировки Трудового кодекса.
Важно: Оба варианта являются допустимыми. Главное, правильная ссылка на норму закона.
На какую статью ссылаться?
При увольнении по собственному желанию ссылаться нужно на пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации. Указывать статью 80 ТК РФ (которая регулирует порядок увольнения по собственному желанию) в качестве основания в трудовой книжке неправильно, так как ст. 80 не является пунктом, предусматривающим общие основания прекращения трудового договора.
Пошаговое заполнение граф об увольнении
Запись об увольнении вносится в раздел «Сведения о работе». Согласно актуальным правилам ведения и хранения трудовых книжек, порядок заполнения граф следующий:
- Графа 1: ставится порядковый номер записи (например, 11).
- Графа 2: указывается дата увольнения в формате ДД;ММ.ГГГГ (например, ).
- Графа 3: вносится причина увольнения. Запись должна быть без сокращений.
- Графа 4: указывается наименование документа, на основании которого внесена запись (приказ или распоряжение работодателя), его дата и номер.
Образцы записей: «Уволен по собственному желанию»
Ниже представлены два допустимых варианта заполнения графы 3 трудовой книжки при увольнении по инициативе работника.
Вариант 1 (по Инструкции Минтруда)
- Графа 3: Уволен по собственному желанию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.
Вариант 2 (по разъяснениям Роструда)
- Графа 3: Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.
Пример заполнения всех граф (Вариант 1):
Представим фрагмент заполнения раздела «Сведения о работе»:
- Графа 1: 11
- Графа 2:
- Графа 3: Уволен по собственному желанию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.
- Графа 4: Приказ от № 45-к
Другие частые формулировки записей об увольнении
Помимо собственного желания, существуют и другие основания для прекращения трудовых отношений. Вот правильные образцы формулировок для графы 3:
- По соглашению сторон: «Трудовой договор расторгнут по соглашению сторон, пункт 1 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.»
- По истечении срока трудового договора: «Трудовой договор прекращен в связи с истечением срока трудового договора, пункт 2 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.»
- По инициативе работодателя (сокращение): «Уволен в связи с сокращением штата работников организации, пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации.»
- По инициативе работодателя (за прогул): «Уволен за однократное грубое нарушение работником трудовых обязанностей — прогул, подпункт «а» пункта 6 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации.»
Важные нюансы оформления
- Запись об увольнении должна быть заверена подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя (при ее наличии) и подписью самого работника. (Согласно новым правилам 2022 года, если организация отказалась от печати, ставить ее не нужно).
- Сокращения недопустимы. Нельзя писать «п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ» или «ТК РФ» вместо полного наименования. Все слова должны быть написаны полностью.
- Выдача трудовой книжки. В день увольнения работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку под роспись в книге учета движения трудовых книжек.
Правильное внесение записи об увольнении — залог отсутствия кадровых рисков. Запомните главное: формулировка должна строго соответствовать Трудовому кодексу, а ссылаться при увольнении по собственному желанию нужно на пункт 3 части 1 статьи 77 ТК РФ. Используйте образцы из этой статьи, и ваши записи в трудовых книжках всегда будут безупречными.