Трудовая книжка — это один из самых важных документов для каждого работника․ В ней фиксируются все этапы трудовой деятельности, включая прием на работу и увольнение․ Правильное оформление записи об увольнении, это не только требование закона, но и забота о правах работника․ В этой статье мы подробно рассмотрим, как правильно внести запись об увольнении в трудовую книжку в 2026 году․

Основные требования к записи об увольнении

Согласно действующему законодательству, запись об увольнении в трудовой книжке должна содержать следующие обязательные элементы:

• Отметку о прекращении трудовой деятельности — основная формулировка, указывающая на расторжение трудового договора;
• Основание увольнения — конкретная причина, по которой расторгается трудовой договор;
• Ссылку на статью Трудового кодекса РФ, на основании которой происходит увольнение;
• Дата и номер приказа, на основании которого работник увольняется;
• Подпись ответственного лица (как правило, руководителя организации или кадровой службы) и печать (если она используется в организации)․

Типичные формулировки записи об увольнении

В зависимости от основания увольнения, запись может выглядеть по-разному․ Рассмотрим основные варианты:

Увольнение по собственному желанию

Это самый распространенный вид увольнения․ Запись может быть оформлена следующим образом:

Уволен по собственному желанию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации

В этом случае работник заранее (не менее чем за две недели) подал заявление об увольнении, и стороны договорились о дате увольнения․

Уволен по собственному желанию в связи с зачислением в высшее учебное заведение, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации

Если работник указывает в заявлении уважительную причину (например, выход на пенсию, переезд супруга/супруги, поступление в учебное заведение и т․д․), то эта причина должна быть отражена в трудовой книжке․ При этом работник обязан предоставить документальное подтверждение такой причины (например, пенсионное удостоверение, свидетельство о зачислении в ВУЗ, свидетельство о рождении ребенка и т․д․)․

Увольнение по инициативе работодателя

В этом случае запись может выглядеть так:

Уволен в связи с сокращением штата, пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации

Уволен за несоответствие занимаемой должности, пункт 3 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации

Увольнение по соглашению сторон

Если стороны договорились о расторжении трудового договора по взаимному согласию:

Трудовой договор расторгнут по соглашению сторон, пункт 1 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации

Увольнение в связи с истечением срока трудового договора

Трудовой договор прекращен в связи с истечением срока его действия, пункт 2 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации

Порядок внесения записи

Процедура внесения записи об увольнении в трудовую книжку включает несколько этапов:

1. Подготовка приказа об увольнении — на основании заявления работника или решения работодателя издается приказ (форма Т-8 или произвольная)․ В приказе указывается основание увольнения, дата и причина;
2. Внесение записи в трудовую книжку — запись вносится в раздел «Сведения о работе»․ Она должна быть выполнена четко, без помарок, чернилами черного, синего или фиолетового цвета;
3. Подписание записи — после внесения записи об увольнении, она подписывается лицом, ответственным за ведение трудовых книжек (как правило, это сотрудник кадровой службы или руководитель организации);
4. Проставление печати (если она используется в организации) — печать ставится на записи об увольнении;
5. Ознакомление работника — работник должен быть ознакомлен с внесенной записью под подпись в его трудовой книжке;
6. Выдача трудовой книжки — трудовая книжка выдается работнику в последний день работы (ст․ 84․1 ТК РФ)․

Что делать, если в трудовой книжке уже есть ошибки?

Если при внесении записи об увольнении допущена ошибка, ее необходимо исправить․ Для этого:

• В разделе «Сведения о работе» делается запись об исправлении;
• Указывается, что предыдущая запись недействительна;
• Приводится правильная формулировка;
• Запись подписывается ответственным лицом и заверяется печатью (если она используется)․

Пример исправления:

Запись за № 10 от недействительна․ Уволен по собственному желанию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации․

Частые ошибки при оформлении записи об увольнении

Несмотря на кажущуюся простоту, при оформлении записи об увольнении часто допускаются ошибки․ Рассмотрим самые распространенные из них:

• Отсутствие ссылки на статью ТК РФ — это обязательный элемент записи;
• Неправильная формулировка основания увольнения — например, вместо «увольнение по собственному желанию» пишут просто «увольнение»;
• Отсутствие номера и даты приказа — эти данные должны быть указаны;
• Внесение записи задним числом — запись должна быть внесена в день увольнения;
• Отсутствие подписи ответственного лица или печати, без этого запись считается недействительной;
• Неознакомление работника с записью, работник должен расписаться в трудовой книжке, подтверждая, что он ознакомлен с записью․

Электронная трудовая книжка: что изменилось?

С 2020 года в России действует система электронных трудовых книжек․ Однако, несмотря на это, бумажные трудовые книжки все еще используются․ Если работник выбрал бумажную трудовую книжку, то запись об увольнении вносится в нее в обычном порядке․

Если же работник перешел на электронную трудовую книжку, то информация об увольнении фиксируется в электронном виде в системе Пенсионного фонда РФ․ При этом работодатель обязан:

• Внести информацию об увольнении в электронную трудовую книжку в течение 3 дней после издания приказа;
• Уведомить работника о внесенной записи;
• Выдать работнику выписку из электронной трудовой книжки (по его запросу)․

Правильное оформление записи об увольнении в трудовой книжке, это не только требование закона, но и забота о правах работника․ Несоблюдение правил может привести к судебным разбирательствам и проблемам при трудоустройстве на новое место работы․

Следуйте нашим рекомендациям, и вы сможете избежать ошибок при оформлении записи об увольнении․ Если у вас остались вопросы, обратитесь к специалистам в области трудового права или к кадровой службе вашей организации․

Помните: трудовая книжка, это документ строгой отчетности, и к ее оформлению нужно относиться с особой тщательностью․

Полезные ссылки:

• Запись об увольнении в трудовой книжке: образец 2026 года
• Запись в трудовой книжке: увольнение по собственному желанию