Ведение бумажной трудовой книжки по‑прежнему остаётся актуальным для многих организаций, особенно в условиях, когда работник не желает или не может пользоваться электронным форматом. Ниже представлена подробная инструкция, как правильно оформить запись в трудовой книжке на бумажном носителе, какие формы заявлений использовать и какие сроки соблюдать.
Нормативно‑правовая база
Ведение трудовых книжек регулируется Трудовым кодексом РФ и постановлениями Министерства труда. Ключевые документы:
- Ст. 66 ТК РФ – требования к оформлению и ведению трудовой книжки.
- Постановление Минтруда России от № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению и ведению трудовых книжек».
- Письменные заявления о продолжении ведения книжки (образцы – см. ниже).
Срок подачи заявления
Заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки необходимо подать до 31 декабря 2020 года включительно. После указанного срока возможна запись только в электронном виде, если работник не отказался от бумажного формата.
Форма заявления
Работник может использовать следующую форму:
- «Прошу продолжать вести мою трудовую книжку в соответствии со статьей 66 ТК РФ».
- «Прошу продолжить вести мою трудовую книжку в соответствии с инструкцией по заполнению и ведению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от ».
- Более подробная формулировка: «Прошу продолжить ведение моей трудовой книжки на бумажном носителе».
Образцы заявлений доступны в виде MS Word (zip‑архив 4,8 кб).
Оформление записи в бумажной трудовой книжке
После получения заявления работодатель вносит запись о приеме сотрудника вручную в соответствующее поле трудовой книжки. Пример оформления:
- ФИО работника – строка 1.
- Дата приема – строка 2.
- Должность, подразделение – строка 3.
- Сведения о предыдущем месте работы (если имеются) – строка 4.
Запись должна быть выполнена инспектором отдела кадров или другим уполномоченным лицом.
Особенности записи для новых сотрудников
Если сотрудник впервые начинает трудовую деятельность после 1 января 2026 года, оформлять бумажную трудовую книжку для него не требуется – используется только электронный формат.
Ведение книги учета трудовых книжек
С 2023 по 2025 год ведение книги учета движения трудовых книжек и книги по учету бланков трудовой книжки возможно только на бумаге. Это значит, что все изменения, выдача новых бланков и списание старых оформляются в бумажных журналах.
Электронный и бумажный форматы: когда какой использовать
Согласно современным требованиям, у работника есть выбор:
- Вести трудовую книжку в бумажном виде.
- Вести её в электронном виде (предоставление сведений о трудовой деятельности в электронном виде).
Если работник не подал заявление о выборе способа, то по умолчанию его книжка ведётся одновременно в обоих форматах.
Как оформить заявление о выборе
Работник должен до 31 декабря 2020 года подать заявление, в котором указать желаемый способ ведения. Пример формулировки:
Прошу продолжать вести мою трудовую книжку в электронном виде.
Если заявление не получено, работодатель ведет книжку на бумаге.
Практические рекомендации для работодателей
- Проверяйте сроки подачи заявлений – они истекают .
- Сохраняйте копии всех заявлений в личном деле сотрудника.
- Обучайте HR‑специалистов правильному заполнению полей в бумажной книжке.
- Контролируйте сроки хранения – оригиналы бумажных книжек хранятся в организации до выхода сотрудника на пенсию.
- Обновляйте формы в соответствии с изменениями ТК РФ и постановлений Минтруда.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли оформить запись в книжке после истечения срока подачи заявления? – Да, но только в случае, если работник явно указал в заявлении желание продолжать вести книжку на бумаге. Иначе запись может быть выполнена только в электронном виде.
- Какие данные должны быть указаны в записи о приеме? – ФИО, дата приема, должность, подразделение, сведения о предыдущем месте работы (если есть).
- Нужно ли оформлять отдельный бланк для электронного ведения? – Нет, электронный формат оформляется автоматически в системе, но требуется подтверждение выбора способа через заявление.
- Как вести книгу учета трудовых книжек? – На бумаге, согласно рекомендациям «Ведение книги учета движения трудовых книжек и книги по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее можно только на бумаге».
Ведение бумажной трудовой книжки остаётся легитимным и обязательным способом документирования трудовой деятельности, если работник не отказался от него. Правильное оформление записи, своевременная подача заявления и соблюдение установленных сроков позволяют избежать юридических рисков и обеспечить корректное оформление трудовых отношений.
Для удобства работы с формами и образцами заявлений рекомендуется использовать скачиваемый бланк в формате MS Word. При необходимости всегда консультируйтесь с юристом или специалистом по кадровому делу.