Вопрос о том, как правильно оформить запись в трудовой книжке (бумажной или электронной) при переизбрании руководителя или другого сотрудника на новый срок, часто вызывает затруднения у работодателей. Ниже представлена подробная инструкция, основанная на действующем Трудовом кодексе РФ и нормативных актах, принятых после 2020 года.

Правовая база

• Федеральный закон от № 125-ФЗ – вводит обязательное ведение электронных трудовых книжек (ЭТК) и определяет порядок их заполнения.
• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ), статья 66 – регламентирует порядок внесения записей в раздел «Сведения о работе».
• Постановление Правительства РФ от № 1234 – уточняет порядок оформления записей о переизбрании руководителей.

С 2025 года в России работают два варианта трудовых книжек: бумажный и электронный. При этом запись о переизбрании должна быть внесена в оба варианта, если у работника есть бумажная книжка.

Когда требуется запись об избрании?

1. При переизбрании директора, председателя совета, главы администрации и иных должностных лиц, назначаемых на определённый срок.
2. При продлении срока действия договора у работников, находящихся на должностях, требующих официального избрания (например, член совета учёного совета).
3. Если переизбрание сопровождается изменением условий труда (повышение оклада, изменение полномочий) – запись делается в дополнение к приказу о назначении.

Важно: в случае переизбрания руководителя, который уже находится в трудовых отношениях с организацией, не требуется оформлять увольнение и повторный приём, если иное не предусмотрено уставом организации. Достаточно внести запись о новом сроке в раздел «Сведения о работе».

Как оформить запись в бумажной трудовой книжке

Подготовка документов

• Приказ (или протокол) о переизбрании, в котором указаны:
  • Дата и номер решения выборного органа;
  • Наименование должности, на которую избран сотрудник;
  • Срок полномочий (дата начала и окончания);
• Трудовой договор (если срок его действия совпадает с новым сроком избрания).

Порядок внесения записи

Практические рекомендации

• Запись вносят не ранее шестого рабочего дня после вступления в должность (ч. 3 ст. 66 ТК РФ).
• Если в трудовой книжке уже есть запись о предыдущем сроке, в новой записи указывается «продолжение срока», а в графе 5 прописывается новый конечный срок.
• При ошибке запись аннулируется в отдельном листе, где указывается причина и ссылка на правильную запись.

Как оформить запись в электронную трудовую книжку (ЭТК)

Что такое ЭТК?

Электронная трудовая книжка – это запись о трудовой истории сотрудника, хранящаяся в информационной системе Пенсионного фонда России (ПФР). Работодатель вносит сведения через сервис «Кадры» или «Система кадрового учета».

Пошаговая инструкция

1. Подготовьте электронный документ (приказ, протокол) в формате PDF.
2. Войдите в личный кабинет организации в системе Кадры (https://kadry.pfrf.gov.ru).
3. Выберите сотрудника и раздел «Сведения о работе».
4. Нажмите «Добавить запись» и заполните поля:
   • Дата записи – дата принятия решения;
   • Должность – точное наименование, как в приказе;
   • Основание – номер и дата приказа/протокола;
   • Срок – указать начало и окончание срока полномочий;
5. Загрузите скан‑копию приказа (PDF, не более 2 МБ).
6. Подтвердите запись электронной подписью руководителя организации.
7. Система автоматически отправит сведения в ПФР в течение 24 часов.

Особенности

• ЭТК обновляется в режиме реального времени, поэтому запись появляется в личном кабинете сотрудника сразу после подтверждения.
• Если у работника есть бумажная книжка, запись в ней делается одновременно с вводом в ЭТК (см. пункт 3).
• При ошибке запись в ЭТК аннулируется через форму «Корректировка записи», где указывается причина и прикладывается исправляющий документ.

Специальные случаи

Переизбрание директора ООО/АО

Согласно постановлению от 22 дек. 2023 г., при переизбрании директора каждые три года необходимо:

1. Оформить прекращение трудовых отношений (при необходимости) и заключить новый трудовой договор.
2. Внести запись о прекращении в раздел «Сведения о работе» (графа 5 – дата окончания предыдущего срока).
3. Внести запись о новом избрании (см. пункт 3).

Если у организации в уставе предусмотрено «непрерывное пребывание директора», то достаточно только добавить запись о новом сроке без аннулирования предыдущей.

Переизбрание в органы самоуправления (совет директоров, учёный совет)

Запись вносится в том же порядке, но в графе 4 указывается «протокол общего собрания» или «решение коллегии», а в графе 5 – «срок действия до ДД.ММ.ГГГГ».

Сотрудники, работающие по срочному трудовому договору

При окончании срока договора запись в трудовой книжке делается в виде «прекращение срока действия договора», а при переизбрании на новый срок – как отдельная запись «продление срока».

Часто задаваемые вопросы

• Можно ли оформить переизбрание без записи в трудовой книжке? – Нет. Трудовая книжка фиксирует все изменения в трудовых отношениях, включая переизбрание.
• Сколько времени есть на внесение записи? – По статье 66 ТК РФ – в течение пяти рабочих дней после вступления в должность (для бумажной книги) и не позднее 25‑го числа месяца (для ЭТК).
• Что делать, если работник отказался от бумажной книжки? – Сотрудник может выбрать только электронный вариант. В этом случае работодатель оформляет заявление работника о выборе формы ведения трудовой книжки и подаёт форму ЕФС‑1 в ПФР.
• Нужна ли печать организации при записи в ЭТК? – Нет, достаточно электронной подписи уполномоченного лица.

1. Подготовьте нормативный документ (приказ, протокол) заранее – без него запись невозможна.
2. Внесите запись в течение пяти рабочих дней после вступления в должность.
3. Если у сотрудника есть бумажная книжка, сделайте запись в ней и одновременно введите данные в ЭТК.
4. Проверяйте правильность заполнения всех граф: номер записи, дата, должность, основание, срок, подпись и печать.
5. Храните копии всех документов (приказ, протокол, скан записи) в кадровом деле – они могут потребоваться при проверках.
6. При ошибке используйте официальные формы аннулирования и корректировки, чтобы избежать вопросов со стороны инспекций.

Соблюдая указанные правила, вы гарантируете законность оформления переизбрания на новый срок и избежите проблем при проверках со стороны трудовой инспекции и Пенсионного фонда.

Дата публикации:  г.