Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую биографию гражданина. Любые неточности в ее заполнении могут привести к серьезным последствиям, таким как уменьшение размера будущей пенсии или задержка в ее назначении. Особого внимания требует оформление кадровых перемещений руководящего состава. В этой статье мы подробно разберем, как правильно сделать запись в трудовой книжке, если сотрудник переведен на должность директора.

Особенности перевода на руководящую должность

Перевод работника на должность директора (или генерального директора) имеет свою специфику. В отличие от обычных сотрудников, руководитель — это единоличный исполнительный орган, который избирается на должность советом директоров или общим собранием участников общества. Тем не менее, с ним заключается трудовой договор, и на него распространяются общие правила ведения трудовых книжек.

Перевод на должность директора оформляется в следующем порядке:

1. Принятие решения, оформляется протоколом общего собрания участников (акционеров) или решением единственного учредителя.
2. Издание приказа о переводе. Для этого используется унифицированная форма Т-5 или локальный документ организации.
3. Внесение записи в трудовую книжку — производится только после того, как издан соответствующий приказ о переводе.

Кто вносит запись?

Часто возникает вопрос: кто должен вносить запись в трудовую книжку генеральному директору, если он сам является главным ответственным лицом? Согласно законодательству, запись в трудовую книжку генеральному директору должен внести сотрудник, ответственный за ведение трудовых книжек (обычно это специалист отдела кадров или бухгалтер). На директора возлагается обязанность подписать приказ о своем вступлении в должность, а кадровик на основании этого приказа заполняет трудовую.

Правила заполнения трудовой книжки при переводе

Формулировка перевода указывается в графе 3 раздела «Сведения о работе». Важно понимать разницу между записями о переводах на другую должность и в иное структурное подразделение. Если перевод в другое подразделение одновременно предполагает изменение должности на директорскую, это также отражается в записи.

Пошаговое заполнение раздела «Сведения о работе»

• Графа 1 — ставится порядковый номер записи (следующий за последней имеющейся).
• Графа 2, указывается дата перевода в формате ДД.ММ.ГГГГ.
• Графа 3, вносится сама формулировка. Запись должна выглядеть так: «Переведен на должность генерального директора» (или «Переведен в [наименование предприятия или организации] на должность директора»).
• Графа 4 — указывается документ, на основании которого внесена запись. Здесь необходимо указать номер и дату приказа о переводе, на основании которого работник был переведен на новую должность.

Что указывать в графе 4: приказ или протокол?

Среди специалистов нет единого мнения, что именно указывать в графе 4 при назначении руководителя. Одни считают правильным указывать приказ о приеме на работу (приказ о вступлении в должность директора). Другие настаивают, что в четвертой колонке нужно указывать протокол общего собрания участников общества. Оптимальным и наиболее безопасным вариантом является указание приказа, так как именно он является непосредственным основанием для внесения записи в трудовую книжку в рамках трудового законодательства. Протокол или решение учредителей является основанием для заключения трудового договора и издания приказа.

Исполняющий обязанности директора: нужна ли запись?

Распространенная ошибка — внесение записи для сотрудника, временно замещающего руководителя. Запись в трудовой книжке при назначении исполняющего обязанности директора не делается, поскольку он не является постоянным директором. Исполнение обязанностей (ИО) — это временное замещение, которое оформляется дополнительным соглашением и приказом, но в трудовую книжку не заносится.

Однако, если сотрудник был переведен на должность директора сначала временно, а затем перевод стал постоянным, необходимо внести запись о постоянном переводе.

Как внести пропущенную запись о переводе

Если по какой-то причине кадровик забыл внести запись о переводе на должность директора, это необходимо исправить. Пропущенная запись вносится следующим порядковым номером после последней записи с указанием даты в порядке хронологии (в графе 2 раздела «Сведения о работе»). В самой записи о переводе необходимо указать фактическую дату перевода, с которого работник приступил к исполнению обязанностей директора согласно документам.

Образец заполнения

Для наглядности приведем пример того, как должна выглядеть запись в трудовой книжке при переводе внутри организации на должность руководителя:

Оформление перевода на должность директора требует внимательности и строгого соблюдения инструкций. Ошибки в трудовой книжке могут обернуться не только штрафами для работодателя, но и серьезными рисками для самого работника, вплоть до потери специального стажа и проблем с назначением пенсии. Помните: запись делается только на основании приказа о переводе, формулировка должна быть четкой, а для временно исполняющих обязанности записи не вносятся вовсе.