Смерть сотрудника — это трагическое событие‚ которое требует от работодателя не только моральной поддержки коллектива и семьи умершего‚ но и строгого соблюдения законодательных норм при оформлении кадровой документации. Одним из ключевых документов‚ в который необходимо внести финальную запись‚ является трудовая книжка. Ошибки в этом процессе могут создать проблемы для наследников при оформлении пенсий и пособий.
В данной статье мы подробно разберем‚ как правильно оформить запись в трудовой книжке при смерти работника‚ какие основания для этого нужны и приведем точный образец формулировки.
Нормативная база и общие правила
Согласно действующему законодательству РФ (в частности‚ Трудовому кодексу и Правилам ведения трудовых книжек)‚ трудовой договор прекращается в связи со смертью работника. Это обстоятельство не зависит от воли сторон и относится к обстоятельствам‚ не зависящим от воли сторон (п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ).
Важные принципы оформления:
- Запись вносит работодатель по последнему месту работы умершего.
- Датой увольнения считается дата смерти‚ указанная в свидетельстве о смерти‚ или дата вступления в силу решения суда о признании работника умершим.
- Основанием для внесения записи служит оригинал свидетельства о смерти (или его заверенная копия)‚ полученный от родственников‚ либо решение суда.
> Обратите внимание: Приказ об увольнении в связи со смертью работника также издается в последний рабочий день перед датой смерти или в день получения работодателем документа‚ подтверждающего смерть (если она наступила в выходной или праздничный день).
Пошаговый алгоритм внесения записи
Процесс оформления записей в трудовой книжке умершего сотрудника должен быть выполнен максимально аккуратно. Ниже представлен алгоритм действий кадровика:
Получение документа-основания. Работодатель должен получить от родственников умершего свидетельство о смерти (для снятия копии и проверки данных) или нотариально заверенную копию.
Издание приказа. Издается приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора. В приказе указывается причина: «смерть работника».
Заполнение трудовой книжки. В раздел «Сведения о работе» вносятся данные.
Заверение записей. Запись заверяется подписью ответственного лица и печатью организации (при наличии).
Выдача трудовой книжки. Документ выдается родственникам умершего под роспись в книге учета движения трудовых книжек.
Образец записи в трудовой книжке
Запись вносится в графы раздела «Сведения о работе». Рассмотрим пример заполнения по колонкам:
| Номер записи | Дата | Сведения о приеме на работу‚ переводе на другую постоянную работу‚ квалификации‚ увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью‚ пункт закона) | Наименование‚ дата и номер документа‚ на основании которого внесена запись |
| :— | :— | :— | :— |
| *1* | *2* | *3* | *4* |
| … | … | … | … |
| 25 | | Трудовой договор прекращен в связи со смертью работника‚ пункт 6 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации. | Приказ от № 45-к |
Детальное описание полей:
- Графа 1 (№ записи): Проставляется порядковый номер записи (продолжает нумерацию предыдущих записей).
- Графа 2 (Дата): Указывается дата смерти работника (согласно свидетельству о смерти)‚ а не дата издания приказа или внесения записи.
- Пример: Если сотрудник умер 15 мая 2026 года‚ а приказ издан 21 мая‚ то в графе 2 ставится .
- Графа 3 (Сведения): Вносится формулировка: «Трудовой договор прекращен в связи со смертью работника‚ пункт 6 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации».
- Допускается сокращенное наименование организации в начале строки‚ если это принято в данном разделе‚ но чаще пишут полную фразу увольнения.
- Графа 4 (Документ): Указывается вид‚ дата и номер приказа‚ на основании которого внесена запись.
- Пример: Приказ от № 45-к.
Заверение записи и подпись
После внесения записи она должна быть заверена. В отличие от приема на работу‚ где подпись ставит и работодатель‚ и работник‚ в случае смерти сотрудника:
Подпись ставит только работодатель (или уполномоченное лицо‚ ответственное за ведение трудовых книжек).
Подпись умершего сотрудника не требуется.
Обязательно ставится печать организации (если организация использует печать в своем документообороте).
Пример оформления блока заверения:
> Специалист по кадрам ______________ /И.И. Петрова/
> (подпись) (расшифровка)
>
> М.П. (место для печати)
Выдача трудовой книжки родственникам
После внесения всех записей трудовую книжку необходимо выдать. Поскольку сам работник получить ее не может‚ документ передается его близким родственникам.
- Кому выдавать: Супругу(е)‚ родителям‚ детям‚ братьям‚ сестрам или другим родственникам (по закону или завещанию).
- Процедура: Родственник должен предъявить свой паспорт и документ‚ подтверждающий родство (свидетельство о браке‚ о рождении и т.д.) или право на наследование.
- Фиксация: Факт выдачи фиксируется в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Родственник ставит свою подпись в этой книге против фамилии умершего сотрудника.
- Расписка: Рекомендуется также взять с родственника письменную расписку о получении трудовой книжки (в произвольной форме)‚ чтобы обезопасить себя от претензий в будущем.
Часто задаваемые вопросы
Что делать‚ если трудовая книжка потеряна или утеряна родственниками?
Если трудовая книжка не была найдена среди личных вещей умершего‚ работодатель по запросу родственников или нотариуса обязан выдать справку о периоде работы и должности умершего сотрудника. Эта справка будет основанием для назначения пенсии.
Можно ли уволить задним числом?
Нет. Датой увольнения всегда является дата смерти. Приказ может быть издан позже (например‚ когда работодатель узнал о смерти)‚ но в трудовой книжке и в приказе датой прекращения договора должна стоять дата смерти.
Нужно ли вносить запись‚ если сотрудник не успел отработать ни одного дня?
Да‚ если трудовой договор был подписан и издан приказ о приеме на работу‚ то трудовая книжка заведена (или принята). В этом случае в нее вносится запись о приеме‚ а затем сразу же запись об увольнении в связи со смертью.
Оформление трудовой книжки в связи со смертью работника — это финальный акт трудовых отношений‚ требующий внимательности и соблюдения букве закона. Правильно внесенная запись (со ссылкой на п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ) и своевременно выданный документ помогут семье умершего быстрее решить вопросы с пенсионным обеспечением и социальными выплатами.
Помните: в графе с датой всегда указывается день смерти‚ а не день оформления бумаг‚ а формулировка причины увольнения должна дословно соответствовать Трудовому кодексу РФ.