Трудовая книжка — это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж работника. Она играет ключевую роль при оформлении пенсии, получении социальных выплат, устройстве на новую работу и других юридически значимых ситуациях. Даже если сотрудник занят по временному договору (срочному трудовому договору), работодатель обязан вести в его трудовой книжке полную и корректную запись о приеме, переводе, увольнении и других изменениях.
Законодательная база
Правила ведения трудовых книжек утверждены Постановлением Правительства РФ от № 225 «Об утверждении Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей». Согласно этому документу, все работники, включая временных, подлежащие учету в трудовых книжках, если они работают более 5 дней.
Когда нужно вносить запись в трудовую книжку?
Запись в трудовую книжку о приеме на работу вносится в день фактического выхода работника на работу, но не позднее 5 рабочих дней со дня заключения трудового договора. Это правило распространяется и на срочные договоры, и на временные должности.
Примеры ситуаций, когда требуется запись:
- Прием на работу по срочному трудовому договору (например, на время отпуска основного сотрудника)
- Работа по совместительству (внутреннему или внешнему)
- Временное переведение на другую должность на срок более 1 месяца
- Работа по договору ГПХ — НЕ вносится в трудовую книжку (если только это не трудовой договор, оформленный как ГПХ с нарушением закона)
Как правильно оформить запись о приеме на временную должность?
Шаг 1: Определите основание для записи
Основанием для записи является приказ о приеме на работу (форма № Т-1 или унифицированная форма работодателя). В приказе должно быть указано:
- ФИО работника
- Должность (например, «менеджер по продажам»)
- Подразделение
- Дата начала работы
- Срок действия договора (например, «на период отпуска основного сотрудника с по »)
- Основание: «в соответствии со ст. 59 ТК РФ — заключение срочного трудового договора»
Шаг 2: Формулировка записи в трудовой книжке
Запись делается в строгом соответствии с образцом, установленным Правилами. Пример:
- Дата записи:
- Номер записи: 1
- Содержание: Принят на работу в качестве менеджера по продажам в отдел маркетинга.
- Основание: Приказ № 15 от , трудовой договор № 23/26 от , п. 2 ч. 1 ст. 59 ТК РФ — заключение срочного трудового договора на время отсутствия основного сотрудника.
Важно! Не пишите просто «временно» или «на время». Обязательно укажите конкретное основание, это требование закона. Использование формулировки «на время отсутствия основного сотрудника» — стандартная и правильная практика.
Шаг 3: Подписи и печати
Запись заверяется:
- Подписью ответственного лица (кадровика или руководителя)
- Печатью организации (если она используется)
Печать не является обязательной, если работодатель — ИП или организация не использует печать, но подпись — обязательно.
Как оформить запись об увольнении с временной должности?
При окончании срока действия договора запись об увольнении делается на основании приказа об увольнении (форма № Т-8 или Т-8а).
Пример записи об увольнении:
- Дата записи:
- Номер записи: 2
- Содержание: Уволен в связи с истечением срока трудового договора.
- Основание: Приказ № 45 от , п. 2 ч. 1 ст. 79 ТК РФ.
Важно: Не пишите «окончание срока» или «закончился срок». Используйте точную формулировку закона, «в связи с истечением срока трудового договора».
Ошибки, которых следует избегать
- Не вносить запись, нарушение закона, влечет штрафы от Роструда (до 50 000 руб. для юрлиц).
- Использовать неофициальные формулировки: «временно», «на пробу», «по договоренности», недопустимо.
- Не указывать номер и дату приказа — запись считается неправильно оформленной.
- Писать от руки неразборчиво — все записи должны быть четкими, без помарок и исправлений.
- Не заверять запись подписью — документ не имеет юридической силы.
Что делать, если трудовая книжка у работника отсутствует?
Если работник впервые устраивается на работу и не имеет трудовой книжки, работодатель обязан:
- Выдать бланк трудовой книжки (в течение 5 дней с даты приема на работу).
- Зарегистрировать ее в журнале учета трудовых книжек.
- Внести первую запись о приеме на работу.
Особенности для внешнего совместительства
Если работник трудится по совместительству, запись в трудовую книжку вносится только по его письменному заявлению. В этом случае в запись добавляется фраза: «по совместительству».
Пример: Принят на работу в качестве бухгалтера-экономиста по совместительству. Основание: приказ № 22 от , трудовой договор № 30/26 от , п. 2 ч. 1 ст. 59 ТК РФ.
Ведение трудовой книжки для работников на временных должностях, не формальность, а обязанность работодателя, закрепленная законом. Правильно оформленные записи защищают как работника (в будущем, при оформлении пенсии), так и работодателя (в случае проверки Роструда или суда).
Помните: даже если работник трудится 1 месяц — запись обязательна. Отсутствие записи — это нарушение трудового законодательства, которое может привести к штрафам, предписаниям и даже судебным искам.
Рекомендуем регулярно проводить внутренние аудиты трудовых книжек, чтобы избежать ошибок. Храните приказы и договоры не менее 75 лет — это требование архивного законодательства РФ.
Совет кадровику: Используйте шаблоны записей в трудовой книжке, утвержденные в вашей организации. Это сократит время на оформление и минимизирует риски ошибок.