Трудовая книжка – это основной документ, подтверждающий факт трудовой деятельности гражданина. В Краснодарском крае, как и во всей России, с 2020 года действует переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). Ниже вы найдёте подробную инструкцию, как правильно оформить запись в трудовой книжке, какие документы нужны, как исправить ошибки и что делать, если бумажная книга испорчена.

Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?

Электронная трудовая книжка – это цифровой аналог бумажной трудовой книжки, который хранится в системе Федеральной службы по труду и занятости (ФСТЗ). Она позволяет:

• Быстро и без ошибок фиксировать все изменения в трудовой деятельности.
• Сократить время ожидания документов.
• Обеспечить доступ к данным через портал «Портал России».

С 2020 года работодатели обязаны вести сведения о трудовой деятельности сотрудников в ЭТК. С 2023 года для бумажных трудовых книжек применяются новые бланки, но они остаются обязательными для тех, кто предпочитает бумажный формат.

Как правильно оформить запись в трудовой книжке в Краснодаре?

Подготовка документов

Для записи в трудовой книжке вам понадобятся:

• Приказ о приёме на работу (или о переводе, увольнении и т.д.).
• Свидетельство о рождении (для подтверждения даты рождения).
• Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность.
• Копия старой трудовой книжки (если вы меняете её).
• Согласие работодателя (если требуется).

Пошаговый процесс записи

1. Соберите все необходимые документы. Убедитесь, что они актуальны и подписаны.
2. Подайте заявление в отдел кадров. В Краснодаре это обычно делается через электронный сервис «Электронный портал трудовой книжки» или лично в отдел кадров компании.
3. Отдел кадров проверит документы. Если всё в порядке, они внесут запись в ЭТК.
4. Получите подтверждение. После записи вы получите электронное подтверждение, которое можно распечатать.
5. Сохраните копию. Храните электронную копию и, при необходимости, бумажный экземпляр.

Что делать, если вы хотите получить бумажную копию?

Если вы предпочитаете бумажную трудовую книжку, то:

• Обратитесь в отдел кадров с заявлением о выдаче бумажной копии.
• Укажите, что вам нужна новая книга с новыми бланками (с 2023 года).
• Подайте копию старой книги и документы, подтверждающие вашу личность.
• После проверки документов вам выдадут новую бумажную трудовую книжку.

Как исправить ошибку в записи?

Ошибки в трудовой книжке могут привести к серьёзным проблемам. Ниже – как их исправить.

Ошибка в дате, должности или начислении

1. Обратитесь в отдел кадров. Сообщите о конкретной ошибке и предоставьте доказательства (приказы, договоры).
2. Подайте письменную просьбу. В письме укажите номер записи, ошибку и правильные данные.
3. Отдел кадров внесёт корректировку. В случае ЭТК это будет сделано в системе, а в бумажной – будет подписана исправленная запись.

Испорченная (залитая) бумажная книга

Если ваша трудовая книжка испорчена, но не потеряна, следуйте этим шагам:

• Сохраните копию приёма. Снимите фото или сделайте копию приёма, чтобы доказать, что книга не потеряна.
• Обратитесь в отдел кадров. Сообщите о повреждении и попросите выдать новую книгу.
• Подайте заявление о замене. В заявлении укажите, что книга испорчена, но вы можете предоставить копию.
• Получите новую книгу. В отделе кадров выдадут новую книгу с новыми бланками.

Как получить доступ к вашей ЭТК в Краснодаре?

Для доступа к вашей электронной трудовой книжке используйте портал «Портал России» (https://www.poros.ru). Введите ваш ИНН и логин, после чего сможете:

• Просматривать все записи.
• Скачивать PDF‑копии.
• Проверять актуальность данных.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

• Можно ли получить бумажную трудовую книжку, если я уже в ЭТК? Да, вы можете запросить бумажный экземпляр, но он будет синхронизирован с ЭТК.
• Что делать, если запись в ЭТК отсутствует? Обратитесь в отдел кадров с копией приказа о приёме. Если запись всё ещё отсутствует, подайте жалобу в ФСТЗ.
• Как узнать, что запись внесена в ЭТК? После внесения вы получите электронное подтверждение. Также можно проверить через портал «Портал России».
• Можно ли изменить дату увольнения в ЭТК? Да, но только при наличии официального приказа об изменении основания увольнения.
• Как получить справку о доходах? Через портал «Портал России» можно запросить справку о доходах за любой период.

Контакты и полезные ссылки

• Федеральная служба по труду и занятости (ФСТЗ): https://www.fstz.ru
• Портал России: https://www.poros.ru
• Управление по труду и занятости Краснодарского края: https://www.krasnodar.ru
• Госуслуги: https://www.gosuslugi.ru

Переход на электронные трудовые книжки в Краснодаре – это шаг к более прозрачной и удобной системе учета трудовой деятельности. Следуйте приведённой инструкции, чтобы избежать ошибок, быстро получить необходимые документы и всегда иметь под рукой подтверждение своей трудовой истории.

Важно помнить: всегда храните копии всех документов, подтверждающих вашу трудовую деятельность, и проверяйте корректность записей в ЭТК. Если вы заметили ошибку – не откладывайте её исправление.