Филиал – это обособленное подразделение организации, которое, несмотря на свою самостоятельность в operational‑деятельности, не является юридическим лицом. Поэтому вопросы ведения, хранения и учёта трудовых книжек сотрудников филиала регулируются нормативными актами, адресованными головной организации. Ниже представлен подробный разбор актуального законодательства и практических рекомендаций на 2026 год.
Нормативная база
- Трудовой кодекс РФ – ст; 57 (место работы), ст. 20 (работодатель).
- Гражданский кодекс РФ – ст. 55 (филиал не является юридическим лицом).
- Постановление Правительства РФ от № 225 «О трудовых книжках» (с изменениями и дополнениями).
- Приказ Минтруда России от № 320н «Порядок ведения и хранения трудовых книжек и вкладышей в них» (пункт 42).
- Постановление Правительства РФ от № 132 (дополнения к Порядку ведения и хранения трудовых книжек).
Эти документы устанавливают, что работодатель обязан организовать работу по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них (п. 42 Порядка). Поскольку филиал не может выступать работодателем, эта обязанность возлагается на головную организацию.
Кто ведёт трудовые книжки в филиале?
Согласно пункту 42 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утверждённого приказом Минтруда России № 320н:
Работодатель обязан организовать работу по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них.
Поскольку филиал не является юридическим лицом, работодателем по отношению к сотрудникам филиала являеться головная организация. Поэтому:
- В трудовом договоре, приказе о приёме на работу и в трудовой книжке указывается полное наименование головной организации (ИНН, ОГРН, юридический адрес).
- Место работы сотрудника (филиал) прописывается отдельно – в соответствии с ч. 2 ст. 57 ТК РФ.
- Если филиал расположен в другом населённом пункте, это обязательно отражается в трудовом договоре, приказе и трудовой книжке.
Исключение возможно только при наличии децентрализованной формы кадрового делопроизводства, когда руководитель филиала действует от имени работодателя по доверенности. В этом случае он может осуществлять ведение и хранение трудовых книжек, но только если такая форма закреплена локальным актом организации (например, Положением о кадровом делопроизводстве).
Где хранить трудовые книжки?
Варианты хранения зависят от выбранной формы кадрового делопроизводства:
Централизованная форма
Все документы, включая трудовые книжки, оформляются и хранятся в головном офисе. Филиал получает только заверенные копии при необходимости (например, для предоставления в государственные органы).
Децентрализованная форма
Трудовые книжки могут храниться непосредственно в филиале, если:
- Руководитель филиала имеет доверенность на ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек;
- В локальном акте организации закреплён порядок децентрализованного ведения кадровой документации;
- Обеспечена конфиденциальность и сохранность документов (секретность, защита от утраты и повреждения).
В противном случае трудовая книжка должна находиться в головном офисе, а сотруднику выдаётся заверенная копия.
Особенности оформления при приёме на работу и переводе
Приём на работу в филиал
- Оформляется трудовой договор с указанием головной организации как работодателя и филиала как места работы.
- Издаётся приказ о приёме на работу (в приказе также указывается головная организация и филиал).
- После ознакомления сотрудника с приказом в трудовую книжку вносится запись о приёме на работу (раздел «Сведения о работе»).
- В графе 3 («Наименование организации») пишется полное наименование головной организации; в графе 4 («Должность, профессия, специальность») – должность; в графе 5 («Дата приёма») – дата.
- Если филиал расположен в другом населённом пункте, в графе 6 («Примечание») делается запись о месте работы – филиал, город.
Перевод на другую должность или в другой филиал
- Изменение должности внутри одного филиала – запись в графе 4 (новая должность) с указанием даты перевода.
- Перевод в другой филиал той же организации – в графе 6 («Примечание») указывается новый филиал и его местоположение; наименование организации (головная) остаётся без изменений.
- Если меняется только наименование филиала (например, ребрендинг), а головная организация остаётся той же, запись делается в графе 3 как изменение наименования организации только если изменено юридическое лицо. При изменении только названия обособленного подразделения достаточно внести примечание в графу 6.
Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК)
С 2021 года работодатель обязан передавать сведения о трудовой деятельности в Социальный фонд России (СФР). При переходе на ЭТК:
- Сотрудник подаёт заявление о переходе на электронную форму.
- Работодатель (головная организация) вносит запись о переходе в бумажную трудовую книжку (обычно в графе 6 – «Переход на электронную трудовую книжку»).
- После этого все дальнейшие сведения передаются в СФР через электронный документооборот.
Если работник переводится в другой филиал, информация о переводе также направляется в СФР, а в бумажной книжке делается соответствующая отметка.
Практические рекомендации для кадровой службы
- Утвердить локальный акт (Положение о кадровом делопроизводстве), в котором чётко прописано, кто отвечает за ведение трудовых книжек в филиале (централизованная или децентрализованная форма).
- Оформить доверенность на руководителя филиала, если выбрана децентрализованная форма – она должна включать право на ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек.
- Вести единый журнал учёта трудовых книжек (или электронный реестр) с указанием: ФИО сотрудника, номер книжки, дата выдачи, место хранения (головной офис/филиал), ответственное лицо.
- Обеспечить защиту данных – при хранении в филиале использовать огнестойкие шкафы, ограничить доступ к документам только уполномоченным лицам.
- Регулярно проводить сверку с данными СФР, особенно при переводах и переходах на ЭТК.
- Обучать сотрудников кадровой службы изменениям в законодательстве (например, обновления Порядка ведения трудовых книжек).
Трудовая книжка сотрудника филиала оформляется и хранится от имени головной организации, поскольку филиал не обладает статусом юридического лица и не может выступать работодателем. Основные требования:
- В трудовом договоре, приказе и трудовой книжке указывается головная организация как работодатель.
- Место работы (филиал) прописывается отдельно, как того требует ст. 57 ТК РФ.
- Хранение возможно как в головном офисе, так и в филиале при наличии доверенности и локального акта, регламентирующего децентрализованное ведение кадровой документации.
- При переводах, изменениях наименования филиала или переходе на электронную трудовую книжку необходимо вносить соответствующие записи в трудовую книжку и своевременно передавать сведения в СФР.
Соблюдение этих правил обеспечит законность кадрового учёта, защитит права работников и упростит взаимодействие с контролирующими органами.