С 10 июня 2021 года в Украине произошла кардинальная реформа в сфере документооборота трудовых отношений: полностью перешли на электронные трудовые книжки (ЭТК). Однако понимание правил заполнения записей при увольнении остается критически важным, так как эти данные формируют официальный стаж и трудовую историю гражданина. Данная статья объясняет, как правильно оформить запись в трудовую книжку (бумажную или электронную) при увольнении сотрудника.

Важный контекст: Электронные трудовые книжки с 2021 года

Согласно законодательству Украины, с :

• Прием на работу осуществляется только с одновременным открытием электронной трудовой книжки в Пенсионном фонде Украины (ПФУ).
• Бумажная трудовая книжка (ТК) больше не выдается. Исключение, работники, уже имевшие бумажную ТК на момент вступления закона в силу. Для них ведется бумажная ТК до ее полного заполнения, после чего данные переносятся в ЭТК.
• Все записи (прием, перевод, увольнение) работодатель обязан направлять в ПФУ в электронном виде в формате СЗВ-ТД.

Таким образом, «шаблон записи» сегодня — это прежде всего корректное заполнение электронного сервиса (или программы) для отправки данных в ПФУ. Однако для сотрудников с сохранившейся бумажной ТК запись в нее также требуется.

Общие принципы записи при увольнении

Независимо от формы (бумажная/электронная), запись об увольнении должна быть:

1. Точной: дата, основание, формулировка без искажений.
2. Полной: указаны все реквизиты (название организации, ФИО работника, подпись, расшифровка подписи, печать).
3. Соответствующей Трудовому кодексу Украины: основание увольнения должно прямо предусматриваться ст. 40-49 ТКУ.
4. Своевременной: вносится не позднее следующего рабочего дня после выдачи трудовой книжки (или уведомления об электронной записи);

Ключевые элементы записи (структура):

• Дата увольнения (дата прекращения трудового договора, а не дата составления записи).
• ФИО работника полностью, как в паспорте.
• Основание увольнения — точная формулировка из статьи ТКУ и ее номер.
• Подпись ответственного лица (директор, главный бухгалтер, уполномоченное лицо).
• Расшифровка подписи (ФИО подписанта).
• Печать организации (для бумажной ТК).

Формулировки оснований увольнения (основные случаи)

Выбор формулировки зависит от причины расторжения договора. Ниже — наиболее частые варианты с ссылкой на статьи ТКУ:

Примеры заполнения записи

Для бумажной трудовой книжки (если ведется)

Запись делается на последней свободной странице. Пример:

Уволен
по собственному желанию,
согласно ст. 38 Трудового кодекса Украины.

Директор: _________________ / Іванов П.С. /
(подпись) (расшифровка)

М.П.

Для электронной трудовой книжки (основной формат)

Запись формируется автоматически на основе данных из СЗВ-ТД, отправленного в ПФУ. В личном кабинете гражданина на портале ПФУ или в мобильном приложении «Дія» будет отображена следующая информация:

• Дата прекращения трудовых отношений:
• Основание прекращения: Увольнение по собственному желанию (ст. 38 ТКУ)
• Наименование работодателя: ООО «Пример»
• КПП/ЕДРПОУ: 12345678

Важно: работодатель обязан уведомить работника о направлении СЗВ-ТД (например, путем выдачи справки или сообщения в личный кабинет на портале «Дія»).

Алгоритм действий для работодателя при увольнении (2026 г.)

1. Получить письменное заявление от работника об увольнении (если по собственному желанию) или подготовить приказ (распоряжение) об увольнении по иным основаниям.
2. В день увольнения (или в последний рабочий день сотрудника):
   • Для бумажной ТК: сделать запись по указанным выше шаблонам, выдать книжку работнику.
   • Обязательно: сформировать и направить в ПФУ сводный отчет СЗВ-ТД с данными об увольнении (код события, дата, основание).
3. Уведомить работника о направлении данных в ПФУ (можно через личный кабинет на портале «Дія», если у него есть активная ЭТК).
4. Проверить в личном кабинете работодателя на портале ПФУ или в сервисе «Активность работодателя» статус принятия отчета.

Типичные ошибки и как их избежать

• Ошибка: Неточная формулировка основания («Уволен по личному заявлению» вместо «по собственному желанию, ст. 38 ТКУ»).
  Последствие: Неверный код в СЗВ-ТД, что может повлиять на расчет стажа и пособий.
• Ошибка: Не направлен СЗВ-ТД или направлен с задержкой.
  Последствие: В ЭТК работника не появится запись, что создаст проблемы при трудоустройстве или оформлении пенсии.
• Ошибка: Запись в бумажную ТК без указания статьи ТКУ.
  Последствие: Запись может быть признана неполной, что вызовет вопросы у нового работодателя или ПФУ.
• Ошибка: Выдача бумажной ТК при наличии у работника ЭТК.
  Последствие: Нарушение закона. С 2021 года бумажная ТК не выдается, если у гражданина уже есть ЭТК.

С 2021 года основным и единственным юридически значимым документом является электронная трудовая книжка. Запись при увольнении — это не просто строчка в бумажном бланке, а электронный отчет (СЗВ-ТД) с строгими кодами, отправляемый в Пенсионный фонд. Работодатель должен:

1. Точно определить основание увольнения по ТКУ.
2. Своевременно и корректно сформировать и отправить СЗВ-ТД.
3. При наличии бумажной ТК (у работников старшего возраста) — дополнить запись в ней по тому же основанию.

Для работника: всегда проверяйте, что запись об увольнении появилась в вашей электронной трудовой книжке в личном кабинете на портале ПФУ или в «Дие». Это ваш главный документ, подтверждающий стаж.

Примечание: Данная статья основана на законодательстве Украины, действующем с 2021 года (Закон Украины «Об электронных трудовых книжках» и изменения в ТКУ). Актуальность на 23 мая 2026 года. Для получения самой свежей информации рекомендуется обращаться к официальным источникам: Пенсионный фонд Украины и Кабинет Министров Украины.