В 2026 году электронная трудовая книжка (ЭТК) стала основным форматом учета стажа в России. Несмотря на то, что массовый переход произошел ранее, вопросы оформления документов остаются актуальными, особенно для тех сотрудников, которые ранее выбрали бумажный вариант, но решили изменить свое решение, или для новых работников, устраивающихся впервые. В данной статье мы подробно разберем, как правильно составить заявление, какие существуют нюансы и предоставим готовый шаблон документа.

Кому и зачем нужно заявление?

Согласно действующему законодательству (ст. 66.1 ТК РФ), существуют две основные категории работников, которым может потребоваться подача заявления:

• Работники, принятые до 1 января 2021 года, которые ранее подали заявление о сохранении бумажной трудовой книжки, но в 2026 году решили перейти на электронный формат. Они имеют право в любой момент отозвать свое предыдущее решение.
• Сотрудники, принимаемые на работу впервые с 1 января 2021 года. Для них бумажные трудовые книжки больше не заводятся, и сведения о трудовой деятельности формируются исключительно в электронном виде автоматически. Однако в некоторых случаях (например, при восстановлении данных) может потребоваться письменное подтверждение.

Важно помнить: если работник не подал заявление о выборе бумажной версии до 31 декабря 2020 года, работодатель по умолчанию вел его трудовую в электронном виде. Повторное заявление требуется только при смене ранее сделанного выбора.

Правила оформления заявления

Законодательно утвержденной единой формы бланка не существует. Работодатель вправе разработать собственный шаблон или принять заявление в свободной форме. Однако, чтобы документ имел юридическую силу и был принят кадровой службой без вопросов, он должен содержать обязательные реквизиты:

1. Шапка документа: Указание должности и ФИО руководителя, а также ФИО и должности заявителя.
2. Название: Посередине строки пишется «Заявление».
3. Текст просьбы: Четкая формулировка о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде со ссылкой на ст. 66.1 ТК РФ.
4. Дата и подпись: Обязательно указываются дата подачи и личная подпись работника с расшифровкой.

Что делать, если заявление подано в день приема?

Если сотрудник подает заявление о переходе на ЭТК в первый день работы, работодатель обязан принять его. В этом случае бумажная трудовая книжка (если она имелась у работника) выдается ему на руки после внесения соответствующей записи о переходе.

Образец заявления на переход на электронную трудовую книжку

Ниже представлен актуальный бланк, который можно использовать в 2026 году. Вы можете скопировать этот текст и адаптировать его под свою ситуацию.

Действия работодателя после получения заявления

Получив заявление от сотрудника, кадровая служба должна выполнить ряд обязательных действий в строго определенные сроки:

• Внесение записи в бумажную трудовую: В течение 3 рабочих дней со дня подачи заявления необходимо внести запись в бумажную трудовую книжку (если она велась). Запись формулируется примерно так: «Подано письменное заявление (ФИО) о представлении работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации».
• Выдача трудовой на руки: После внесения записи бумажная книжка выдается работнику под роспись в книге учета движения трудовых книжек.
• Отчетность в СФР: Не позднее 25 числа месяца, следующего за месяцем подачи заявления, работодатель обязан сдать форму ЕФС-1 (подраздел 1.1), где указывается факт перехода сотрудника на электронную трудовую.

Важные нюансы 2026 года

Если работник потерял бумажную трудовую после выдачи, восстановлением занимается он сам, обращаясь к предыдущим работодателям, так как обязанность хранения бумажного документа после перехода на ЭТК лежит на сотруднике.

Переход на электронную трудовую книжку — это современный и удобный шаг, избавляющий от риска потери бумажного документа. Заявление не требует сложных юридических знаний, главное, соблюсти простую структуру и указать правильную ссылку на закон. Работодателю же важно не пропустить сроки подачи отчетности, чтобы данные сотрудника корректно отобразились в его цифровом профиле.

Помните: правильно оформленное заявление — гарантия того, что ваш трудовой стаж будет учтен без ошибок и задержек.