Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

В современных условиях оформления пенсии в Российской Федерации и на Украине всё больше внимания уделяется цифровизации процессов. Одним из ключевых документов, необходимых для назначения пенсии, является трудовая книжка — как в бумажном, так и в электронном виде. Однако многие граждане сталкиваются с вопросом: как правильно оформить заявление на выдачу копии трудовой книжки для Пенсионного фонда? В этой статье мы подробно разберём все этапы, требования, формы и нюансы, чтобы вы избежали ошибок и задержек при подаче документов.

Почему нужно подавать копию трудовой книжки в Пенсионный фонд?

Согласно действующему законодательству, Пенсионный фонд (ПФР в РФ, ПФУ на Украине) обязан учитывать весь трудовой стаж гражданина для назначения пенсии. Для этого требуются подтверждённые сведения о:

местах работы;
периодах трудовой деятельности;
начисленных и уплаченных страховых взносах;
должностях и специальностях.

Если у вас есть бумажная трудовая книжка, её необходимо оцифровать и передать в ПФР/ПФУ в виде скан-копий. Если вы выбрали электронную трудовую книжку, данные автоматически передаются работодателем — но в некоторых случаях требуется подтверждение через заявление.

Кто подаёт заявление: работник или работодатель?

Ответ зависит от ситуации:

Работник подаёт заявление на выдачу трудовой книжки на руки

Если вы уволились и хотите самостоятельно передать трудовую книжку в Пенсионный фонд, вы должны:

Написать заявление на имя работодателя с просьбой выдать трудовую книжку на руки для предоставления в ПФР/ПФУ.
Получить книжку с печатью и подписью ответственного лица.
Сделать качественную скан-копию всех заполненных страниц.
Подать сканы в ПФР/ПФУ через личный кабинет или лично.

Работодатель передаёт скан-копии в ПФР/ПФУ

Согласно Приказу Минтруда России №713н от и Порядку №1084 (Украина), работодатель обязан:

Оцифровать трудовые книжки всех уволенных сотрудников;
Загрузить сканы на веб-портал ПФР/ПФУ;
Подписать документы квалифицированной электронной подписью (КЭП);
Передать данные в хронологическом порядке.

В этом случае работник не пишет заявление на выдачу книжки — всё делает работодатель. Но работник может подать заявление, если хочет ускорить процесс или проверить корректность передачи данных.

Как правильно составить заявление на выдачу трудовой книжки для ПФР/ПФУ

Заявление не имеет строго утверждённой формы, но должно содержать обязательные реквизиты. Ниже — образец заявления на русском языке:

Образец заявления

ЗАЯВЛЕНИЕ

Я, [ФИО полностью], паспорт: серия ___ № ______, выдан ___ [кем и когда], зарегистрирован(а) по адресу: [полный адрес], 
работал(а) в [наименование организации] с [дата начала] по [дата окончания] в должности [должность].

В связи с оформлением пенсии, прошу выдать мне на руки трудовую книжку для предоставления в Пенсионный фонд Российской Федерации (или Пенсионный фонд Украины) для подтверждения трудового стажа.

Прошу также выдать справку о заработке за последние 2 года, предшествующих увольнению, и сведения об уплаченных страховых взносах, если они не содержатся в трудовой книжке.

Подпись: ___________ 
ФИО: [расшифровка]

Важные требования к заявлению:

Заявление пишется от руки или печатается на бумаге;
Обязательно указываются ФИО, паспортные данные, адрес, даты трудоустройства и увольнения;
Указывается цель — для предоставления в ПФР/ПФУ;
Подпись работника обязательна;
Рекомендуется сделать копию заявления для себя.

Требования к скан-копии трудовой книжки

Пенсионный фонд строго проверяет качество скан-копий. Если документ не соответствует требованиям — его отклонят, и вы потеряете время.

Основные требования к скан-копии:

Цветное сканирование — чёрно-белые копии не принимаются.
Чёткость изображения — все печати, подписи, тексты должны быть читаемы без увеличения.
Полные страницы — сканируются все заполненные страницы, включая ьный лист, записи о работе, награды, увольнения.
Хронологический порядок — файлы должны быть нумерованы и загружены в порядке возрастания дат (от первой записи к последней).
Формат файла — PDF или JPG (в зависимости от требований портала ПФР/ПФУ).
Отсутствие теней и бликов — сканировать нужно на ровной поверхности при хорошем освещении.
Нет срезов и обрезов — страницы должны быть полностью видны, без обрезания краёв.

Как отсканировать трудовую книжку с телефона за 5 минут?

Современные смартфоны позволяют сделать качественные сканы с помощью приложений:

Google Lens (Android)
Adobe Scan (iOS/Android)
Microsoft Office Lens
CamScanner

Совет: используйте режим «Документ» и включите авто-обрезку. После сканирования проверьте, что все печати и подписи читаемы. Сохраняйте в PDF с высоким качеством (не сжимайте сильно!).

Как передать скан-копии в Пенсионный фонд

В Российской Федерации (ПФР)

С 2020 года введена электронная трудовая книжка. Если вы выбрали бумажную книжку, то:

Зарегистрируйтесь на портале www.pfrf.ru в личном кабинете.
Перейдите в раздел «Электронные услуги» → «Подача документов».
Загрузите скан-копии трудовой книжки (PDF/JPG).
Подпишите документы электронной подписью (если есть) или подайте в бумажном виде в отделение ПФР.

Важно! Если вы подаёте сканы через личный кабинет, они не требуют нотариального заверения, но должны быть подписаны КЭП работодателя (если передаётся работодателем) или вашей личной ЭЦП (если подаёте сами).

На Украине (ПФУ)

Согласно Порядку №1084, скан-копии подаются через веб-портал ПФУ:

Авторизуйтесь на портале portal.pfu.gov.ua с помощью КЭП.
Перейдите в раздел: «Коммуникации с ПФУ» → «Сведения о трудовых отношениях работника».
Нажмите «Добавить файл» → выберите цветные сканы трудовой книжки.
Подпишите документы своей КЭП (введите пароль от ключа).
Нажмите «Подписать и отправить».

Результаты обработки можно проверить в разделе «Мои обращения» или «Сведения о трудовых отношениях».

Что делать, если ПФР/ПФУ отказал в приёме скан-копий?

Если документы отклонены, вы получите уведомление с причиной. Частые причины:

Скан чёрно-белый или нечёткий;
Отсутствует подпись работодателя на странице увольнения;
Не загружены все страницы;
Файлы не в хронологическом порядке;
Отсутствует КЭП при передаче от работодателя.

Что делать:

Пересканируйте документы по требованиям.
Обратитесь к бухгалтерии/кадровику за подтверждением подписей.
Повторно загрузите документы.
Если проблема не решается — посетите отделение ПФР/ПФУ с оригиналом трудовой книжки.

Важные нюансы и советы

Не передавайте оригинал трудовой книжки в ПФР/ПФУ! Он остаётся у вас. Передаётся только копия.
Если вы уволились, но книжка осталась у работодателя — напишите заявление на выдачу в течение 3 дней после увольнения (по ТК РФ).
Если трудовая книжка утеряна — нужно восстановить её через работодателя или архив.
Если вы подавали заявление на электронную трудовую книжку до, вы можете отменить решение и вернуться к бумажной книжке, подав новое заявление.
Скан-копии хранятся в ПФР/ПФУ не менее 5 лет — это ваша гарантия при проверке стажа в будущем.

Подача заявления на копию трудовой книжки для Пенсионного фонда — это не просто формальность, а важный шаг к своевременному назначению пенсии. Правильно оформленный документ, качественные сканы и соблюдение сроков помогут избежать отказов, повторных обращений и потери времени.

Помните:

Заявление пишется чётко и с указанием цели — «для предоставления в ПФР/ПФУ»;
Скан-копии должны быть цветными, чёткими, полными и в хронологическом порядке;
Подписывайте документы КЭП, если передаёте через портал;
Сохраняйте копии всех поданных документов — они могут понадобиться при оспаривании стажа.

Если вы сомневаетесь — обратитесь в ближайшее отделение Пенсионного фонда или позвоните на горячую линию: 8 (800) -00-00-00 (ПФР РФ) или 0 800 500 100 (ПФУ Украина).

Берегите свой трудовой стаж — он ваша пенсия!