С 1 января 2026 года в России завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК)․ В результате работники могут вести свой стаж либо в бумажном виде, либо в электронном, либо одновременно в обоих вариантах․ При приёме на работу важно правильно оформить заявление о выбранном способе ведения трудовой книжки, чтобы избежать конфликтов с работодателем и трудовыми инспекциями․
Что такое заявление о способе ведения трудовой книжки?
Это документ, в котором работник формально сообщает работодателю, какой формат трудовой книжки он предпочитает: бумажный или электронный․ Заявление может быть сделано в свободной форме или с использованием официальной формы, предусмотренной законодательством․
Когда нужно подавать заявление?
- Если работник был принят до 31 декабря 2020 года, он обязан был выбрать способ ведения трудовой книжки до 31 октября 2020 года․
- Если работник был принят после 1 января 2021 года, то заявление о способе ведения трудовой книжки не требуется (по нормам Трудового кодекса РФ от 2021 года)․ Однако работодателю необходимо уточнить у сотрудника его предпочтения для корректного ведения кадровых записей․
- При приёме на работу в 2026 году, если работник ранее не выбирал способ ведения, работодателю необходимо запросить заявление, чтобы определить, будет ли вести бумажную, электронную или обе․
Что должно содержать заявление?
В заявлении обязательно указывается:
- ФИО работника, дата рождения, СНИЛС․
- Выбранный способ ведения трудовой книжки: бумажный / электронный / обе․
- Дата подачи заявления․
- Подпись работника․
Пример свободной формы:
Заявление Я, ФИО, прошу вести трудовую книжку в виде: - [ ] бумажный - [ ] электронный - [ ] обе Подпись: ___________
Правовое основание
В соответствии с ст․ 66․1 Трудового кодекса РФ о переходе и ведении трудовой книжки в электронном виде, работодатели обязаны:
- Уведомлять работников о возможности выбора способа ведения трудовой книжки до 31 октября 2020 года․
- Принимать письменное заявление о выбранном способе и фиксировать его в кадровой системе․
- Если работник не подал заявление, то работодатель обязан продолжать вести бумажную трудовую книжку․
С 1 января 2026 года переходный период завершён, но работодатель может вести обе формы, если работник не отказался от бумажной․
Как правильно оформить заявление в системе ЗУП 3
В 1С:ЗУП 3 (версия 3․1․14․208 и выше) есть специальный документ «Заявление о ведении трудовой книжки»․
- Откройте раздел «Документы» → «Трудовые книжки» → «Заявление о ведении»․
- Заполните поля: ФИО, СНИЛС, дата рождения, выбранный способ․
- Укажите дату подачи заявления․
- Сохраните и отправьте в ПФР (если требуется)․
Дата документа в системе должна совпадать с датой, когда работник фактически написал заявление․
Что делать, если работник не подал заявление?
- Если работник был принят до 2021 года и не подавал заявление, работодатель обязан вести бумажную трудовую книжку․
- Если работник был принят после 2021 года, но до 2026 года, работодателю необходимо запросить заявление․ При отсутствии заявления работодатель может вести обе формы, но это не является обязательным․
- Если работник пришёл на работу с бумажной трудовой книжкой, но не имеет записи о переходе на ЭТК, работодатель обязан продолжить вести бумажную книжку․
Как проверить, что у кандидата электронная трудовая книжка?
Для проверки можно использовать портал государственных услуг «Электронная трудовая книжка»:
- Войдите в личный кабинет․
- Перейдите в раздел «Моя трудовая книжка»․
- Проверьте наличие записи о переходе на ЭТК и дату заявления․
Если запись отсутствует, работник либо не выбрал электронный формат, либо ещё не подал заявление․
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Нужно ли брать заявление о ведении трудовой книжки при приёме в 2021 году?
Ответ: Нет, по нормам 2021 года заявление не требуется, но работодатель может запросить его для уточнения предпочтений․ - Можно ли вести обе формы одновременно?
Ответ: Да, если работник не отказался от бумажной трудовой книжки․ Это допускается в переходный период и после его завершения․ - Что делать, если работник пришёл с бумажной трудовой книжкой, но не имеет записи о переходе на ЭТК?
Ответ: Работодатель обязан продолжить вести бумажную трудовую книжку, пока работник не подаст заявление о переходе․ - Какой документ нужен, если работник хочет перейти на ЭТК после приёма?
Ответ: Письменное заявление о переходе на электронный формат, которое работодатель принимает и фиксирует в системе ЗУП․
Практические рекомендации работодателю
- При приёме нового сотрудника обязательно уточняйте его предпочтения относительно формы трудовой книжки․
- Если работник не подал заявление, но пришёл с бумажной трудовой книжкой, продолжайте вести бумажную книгу․
- Ведите в кадровой системе отметку о выбранном способе, чтобы избежать конфликтов с ПФР и трудовой инспекцией․
- Регулярно проверяйте, что в системе ЗУП отражены актуальные данные о способе ведения трудовой книжки․
- Обучайте персонал кадрового отдела правилам оформления заявлений и перехода на ЭТК․
Правильное оформление заявления о способе ведения трудовой книжки – это ключевой элемент соблюдения законодательства и эффективного управления кадровыми данными․ С учётом завершения переходного периода в 2026 году работодатели могут вести обе формы, но важно иметь чёткую запись о предпочтениях работника․ Следуя приведённым рекомендациям, вы избежите конфликтов с ПФР и трудовой инспекцией, а также обеспечите надёжное хранение сведений о трудовом стаже ваших сотрудников․