В 2026 году система учета трудового стажа в России окончательно закрепилась в гибридном формате, где основными стали электронные сведения, а бумажные трудовые книжки сохранились только у тех сотрудников, кто ранее не отказался от их ведения. В связи с этим у работодателей и специалистов кадровых служб возникает множество вопросов regarding документооборота. Ключевым инструментом коммуникации между организацией и сотрудником в этих процессах остаются официальные письма и уведомления.

Ниже представлен подробный разбор ситуаций, требующих направления писем работникам, а также образцы и правила их оформления.

Почему важно писать письма: юридические аспекты

Согласно Федеральному закону № 439-ФЗ и актуальным разъяснениям Минтруда, работодатель обязан не только формировать электронные записи (СТД-Р), но и правильно взаимодействовать с работником по вопросам бумажных трудовых книжек.

Самое главное помнить, что несвоевременная выдача трудовой книжки или отсутствие письменного уведомления может повлечь за собой материальную ответственность работодателя за задержку выдачи документа. Письмо фиксирует факт обращения работодателя к сотруднику и снимает с организации часть рисков.

Ситуация 1: Уведомление о необходимости получить трудовую книжку при увольнении

Это самый распространенный случай. Если работник уволился и не забрал трудовую книжку в день увольнения, работодатель должен проявить инициативу.

Алгоритм действий работодателя:

Зафиксировать факт неявки работника за документом.
Направить работнику заказное письмо с уведомлением о вручении. В письме содержится требование явиться за трудовой книжкой или дать письменное согласие на ее отправку по почте.
С момента отправки такого письма ответственность за сохранность трудовой книжки с работодателя снимается (согласно ст. 84.1 ТК РФ).

Что должно быть в письме:

• Уведомление о том, что трудовая книжка готова к выдаче.
• Просьба явится в отдел кадров по адресу организации.
• Предложение направить книжку почтой (только с письменного согласия работника).
• Срок, в течение которого необходимо забрать документ.

> Важно: Если трудовая книжка не была получена работником при увольнении, она хранится у работодателя до востребования. Однако именно письмо является доказательством того, что работодатель исполнил свои обязанности.

Ситуация 2: Письмо о переходе на электронную трудовую книжку (для тех, кто еще не определился)

Хотя основной переходный период (2020–2021 гг.) завершен, в 2026 году все еще могут встречаться ситуации, когда необходимо clarify статус ведения трудовой книжки, особенно при восстановлении документов или трудоустройстве новых сотрудников, имеющих бумажный вариант.

Если работник ранее не подавал заявление о выборе формы ведения трудовой книжки (хотя сроки вышли, нюансы могут возникать при ошибках в архивах), или если требуется подтверждение его выбора:

• Работодатель может направить информационное письмо-напоминание о том, что бумажная трудовая книжка ему больше не ведется (если он выбрал электронную).
• В бумажную трудовую книжку вносится запись: «Подано письменное заявление (ФИО) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ».

Ситуация 3: Выдача трудовой книжки родственникам умершего работника

В случае смерти работника трудовая книжка после внесения в нее соответствующей записи о прекращении трудового договора выдается на руки одному из его родственников под расписку или высылается по почте по письменному заявлению.

Здесь письмо может выступать в двух ролях:
Уведомление родственникам: О том, что документ находится в организации и его можно получить.
Сопроводительное письмо: Если документ отправляется почтой по запросу родственников. В этом случае обязательно требуется наличие письменного заявления от родственника с просьбой выслать книжку.

Образец письма работнику о необходимости явиться за трудовой книжкой

Ниже приведен универсальный шаблон, который можно адаптировать под конкретную ситуацию.
—

Кому: [ФИО работника полностью]
Адрес: [Адрес регистрации или последнего известного места жительства]
От: [Наименование организации-работодателя]
УВЕДОМЛЕНИЕ
о необходимости явиться для получения трудовой книжки

Уважаемый(ая) [ФИО работника]!

Уведомляем Вас о том, что [Дата увольнения] года Вы были уволены из [Наименование организации] по основанию: [Указать основание, например, собственное желание], приказ № [Номер приказа].

На момент увольнения Вами не была получена трудовая книжка. Документ хранится в отделе кадров организации по адресу: [Адрес места хранения].

В соответствии со ст. 84.1 Трудового кодекса РФ, просим Вас:
Явиться за получением трудовой книжки в отдел кадров по вышеуказанному адресу в рабочие дни с 09:00 до 18:00.
При себе иметь документ, удостоверяющий личность (паспорт).
В случае невозможности личного посещения, предоставить письменное согласие на отправление трудовой книжки по почте. Для этого необходимо направить в наш адрес нотариально заверенное заявление с указанием почтового адреса для доставки.
Обращаем Ваше внимание, что до момента фактического получения трудовой книжки или поступления от Вас письменного согласия на ее почтовую пересылку, документ будет храниться в организации.

С уважением,
[Должность руководителя или кадровика]
[Подпись]
[Расшифровка подписи]
[Контактный телефон]

—

Ключевые правила оформления и отправки

Чтобы письмо имело юридическую силу, необходимо соблюдать следующие требования:

• Форма отправки: Только заказное письмо с уведомлением о вручении. Обычное письмо или email (если нет официального согласия на электронный документооборот с конкретным работником по этому вопросу) могут быть признаны недостаточными в суде.
• Адресат: Письмо направляется по адресу регистрации работника, указанному в трудовом договоре или личной карточке. Если адрес изменился, но работник не уведомил работодателя официально, ответственность лежит на работнике.
• Сроки: Рекомендуется направлять уведомление сразу после истечения разумного срока после увольнения (например, на следующий рабочий день или в течение недели), если работник не вышел за документом.

Электронная трудовая книжка: нужно ли письмо?

Для сотрудников, полностью перешедших на электронную трудовую книжку (ЭТК), процедура упрощена.

• Работодатель не обязан выдавать им бумажный документ.
• Сведения о трудовой деятельности (форма СТД-Р) предоставляются работнику по его заявлению или в день увольнения.
• Если работник просит выписку, она может быть предоставлена в электронном виде (PDF с электронной подписью) или на бумажном носителе. В этом случае письменное «письмо-уведомление» не требуется, достаточно фиксации факта выдачи (журнал учета, лист ознакомления или электронный лог).

Однако, если работник, имеющий бумажную трудовую, хочет получить сведения из электронной базы, он пишет заявление, а работодатель формирует выписку. Отказываться от бумажной версии задним числом (в 2026 году) уже нельзя — обратный переход не предусмотрен законодательством.

Частые ошибки работодателей

Игнорирование процедуры: Работодатель просто хранит книжку в сейфе годами. Это риск штрафов и судебных исков.
Отправка без уведомления: Попытка отправить книжку почтой без письменного согласия работника. Это нарушение правил хранения и передачи персональных данных.
Неверный адрес: Отправка уведомления на адрес фактического проживания, когда в договоре указан адрес прописки. Всегда используйте адрес из официальных документов.

В 2026 году дисциплина документооборота в части трудовых книжек остается строгой. Письмо работнику — это не просто формальность, а необходимый юридический инструмент, защищающий интересы обеих сторон. Правильно составленное и отправленное заказное письмо снимает с работодателя ответственность за хранение документа и подтверждает соблюдение норм Трудового кодекса РФ.

Помните: очень важно сохранять копии отправленных писем и почтовые квитанции (уведомления о вручении) в личном деле сотрудника или в отдельном журнале учета корреспонденции минимум в течение 50 лет (срок хранения документов по личному составу).