Сегодня 23 мая 2026 года актуально обсудить, как правильно оформлять сведения о повышении квалификации работника в трудовой книжке (как бумажной, так и электронной)․ В статье рассмотрены нормативные основания, порядок внесения записей, особенности электронной трудовой книжки (ЭТК) и приведены практические примеры․
Нормативная база
- Правила ведения трудовых книжек и выдачи справок о трудовой деятельности (утв․ Постановлением Минтруда РФ № 225 от ) – п․ 10 регулирует сроки и точность внесения записей․
- Приказ Минтруда России от № 320н – уточняет, что запись о повышении квалификации вносится на основании подтверждающего документа (удостоверения, сертификата)․
- Письмо Роструда ПГ/23192-6-1 от – разъясняет, что запись делается только при присвоении более высокого разряда, класса, категории, классного чина или уровня․
- Федеральный закон № 400-ФЗ «О страховых пенсиях» – связывает сведения о квалификации с формированием будущего пенсионного права․
Все указанные нормативные акты требуют, чтобы запись в трудовой книжке точно соответствовала тексту приказа (распоряжения) работодателя и была внесена не позднее недельного срока после издания такого приказа, а при увольнении – в день увольнения․
Что считается повышением квалификации?
Под повышением квалификации понимается:
- Присвоение более высокого разряда, класса, категории по основной профессии;
- Получение классного чина (для государственных и муниципальных служащих);
- Присвоение нового уровня квалификации (например, переход с «специалиста» на «ведущего специалиста»)․
Если обучение проходило на курсах, но не привело к изменению разряда/категории, запись в трудовую книжку не вносится (сведения могут фиксироваться только в личной карточке сотрудника или в системе управления обучением)․
Порядок внесения записи
Подготовка документов
- Приказ (распоряжение) работодателя о направлении на обучение и/или о присвоении новой квалификации;
- Подтверждающий документ об окончании курсов: удостоверение о повышении квалификации, сертификат, диплом;
- Личное заявление сотрудника (если требуется внутренним регламентом компании)․
Сроки
- Не позднее 7 календарных дней с даты издания приказа;
- При увольнении – в день расторжения трудового договора․
Формулировка записи
Запись вносится в раздел «Сведения о работе» (или «Сведения о профессии, должности, квалификации») трудовой книжки и должна содержать:
- Дата приказа (число, месяц, год);
- Номер и наименование приказа;
- Краткое содержание: «На основании приказа № ___ от ___․__․____ работнику ФИО присвоен квалификационный разряд X (или категория «Y») по профессии «З»;
- Наименование учебного заведения или организации, проводившей курсы;
- Период обучения (с ___ по ___);
- Подпись уполномоченного лица (кадровика, руководителя отдела кадров) и печать организации․
Пример записи:
«На основании приказа № 125 от работнику Ivanov Ivan Ivanovich присвоен квалификационный разряд 4 по профессии «Инженер‑электрик» после прохождения курсов повышения квалификации в ООО «Учебный центр «ЭлектроПром» с по (72 часа)․»
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
С 2021 года ведение трудовых книжек в электронном виде стало обязательным для большинства работодателей․ Записи о повышении квалификации в ЭТК вносятся по тем же правилам, что и в бумажный вариант, но с использованием информационной системы․
Что попадает в ЭТК?
- Сведения о приеме на работу, переводах, увольнении;
- Данные о профессии, должности, квалификации (включая изменения разряда/категории);
- Информация о периодах обучения, если оно привело к изменению квалификации;
- Сведения о наградах и поощрениях (по желанию работодателя)․
Как внести запись в ЭТК?
- В системе кадрового учета (например, 1C:ЗУП, SAP SuccessFactors) создается событие «Изменение квалификации»;
- Указываются те же реквизиты, что и для бумажной записи (приказ, удостоверение, период обучения);
- После подтверждения события система автоматически формирует запись в электронной трудовой книжке сотрудника;
- Сотрудник может ознакомиться с записью через личный кабинет на портале «Работа в России» или через выданную выписку из ЭТК․
Важно: электронная запись имеет ту же юридическую силу, что и запись в бумажной трудовой книжке․
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Нужно ли вносить запись, если обучение длилось менее 72 часов?
- Запись вносится только при изменении квалификации (разряд, категория и т․п․)․ Если обучение не привело к такому изменению – запись не требуется, независимо от продолжительности․
- Может ли новый работодатель внести запись о повышении квалификации, полученном у предыдущего работодателя?
- Нет․ Записи о повышении квалификации вносятся только тем работодателем, в период работы у которого произошло присвоение новой квалификации․
- Что делать, если утеряно удостоверение о повышении квалификации?
- Необходимо запросить дубликат в организации, проводившей обучение․ Без подтверждающего документа запись в трудовую книжку не может быть внесена․
- Нужно ли указывать количество часов обучения?
- Указание часов не является обязательным по правилам, но часто включается в запись для полноты информации и удобства последующей проверки․
- Как оформить запись, если квалификация повышена по нескольким направлениям одновременно?
- Каждое изменение оформляется отдельной записью, ссылающейся на соответствующий приказ (или один приказ, если в нем указаны все присвоения)․
Запись о повышении квалификации в трудовой книжке – важный элемент трудовой биографии сотрудника, влияющий на карьерный рост, размер пенсии и социальные гарантии․ Соблюдение установленного порядка (своевременное внесение, точное соответствие приказам, наличие подтверждающего документа) гарантирует законность записи и защищает интересы как работника, так и работодателя․
При работе с электронной трудовой книжкой принципы остаются теми же, однако процесс становится более прозрачным и менее трудоемким благодаря автоматизации․ Рекомендуем кадрам регулярно обновлять внутренние инструкции в соответствии с последними разъяснениями Роструда и Минтруда, а сотрудникам – хранить копии всех удостоверений и приказов о повышении квалификации․
Автор статьи: специалист по кадровому делопроизводству, 2026 г․