Сегодня 21:28:45 () актуально обсудить, как правильно оформлять трудовую книжку в рамках сотрудничества с консалтинговой группой «Партнер». В статье собраны актуальные нормативные положения, рекомендации экспертов и практический опыт, полученный из открытых источников (см. фрагменты из интернета, приведённые в конце материала).

Содержание

1. Что такое трудовая книжка и зачем она нужна
2. Бумажная vs электронная трудовая книжка (ЭТК)
3. Титульный лист: что указывать
4. Виды записей в трудовой книжке
5. Совместительство и вахтовый метод работы
6. Изменения в порядке заполнения с 2026 года
7. Рекомендации от консалтинговой группы «Партнер»
8. Часто задаваемые вопросы
9. Источники информации из интернета

Что такое трудовая книжка и зачем она нужна

Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника. Согласно ТК РФ ст. 66, в неё вносятся сведения о:

• приёме на работу;
• переводах на другую постоянную работу;
• увольнении (основания, дата, формулировка);
• наградах и поощрениях;
• иных значимых событиях (например, повышение квалификации).

Книжка необходима для:

• подтверждения стажа при назначении пенсии;
• подтверждения опыта при приёме на новую работу;
• ведения кадрового учёта работодателем;
• защиты прав работника в случае споров.

Бумажная vs электронная трудовая книжка (ЭТК)

Бумажная трудовая книжка

Традиционный формат – бумажный бланк серии VII (Гознак, 88×125 мм, 22 листа). Ведётся специалистом кадрового обеспечения. Заполняется только при наличии трудовых отношений (ст. 39 ТК РФ). Если отношения носят гражданско‑правовой характер (договор подряда, оказание услуг), трудовая книжка не ведётся.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 2020 года начался переход на электронный формат. ЭТК представляет собой единую базу данных, хранящуюся в Социальном фонде России (СФР). Данные поступают от работодателей через отчёты СЗВ‑ТД.

Особенности ЭТК:

• Физического носителя нет – информация доступна в личном кабинете гражданина на портале Госуслуг или через СФР;
• При приёме на работу впервые после 2021 года оформляется исключительно ЭТК (бумажный вариант возможен только по соглашению сторон);
• Работник может самостоятельно проверить, передаёт ли работодатель сведения в СФР;
• Обновление данных происходит автоматически после сдачи отчёта работодателем.

Титульный лист: что указывать

Титульный лист трудовой книжки заполняется один раз при первом оформлении. Обязательные поля:

• Фамилия, имя, отчество работника (полностью, как в паспорте);
• Дата рождения (дд.мм.гггг);
• Образование (уровень, специальность, учебное заведение, год окончания);
• Профессия, специальность (по которой принимается на работу);
• Дата приёма на работу в данную организацию;
• Подпись лица, ответственного за выдачу трудовых книжек (обычно руководитель кадровой службы) и печать организации (при наличии).

Пример заполнения титульного листа (бумажная форма):

Фамилия: Иванов
Имя: Петр
Отчество: Сергеевич
Дата рождения: 
Образование: высшее, экономист, МГУ, 2007
Профессия: бухгалтер
Дата приёма: 
Подпись: _____________________
Печать: [печать организации]

Виды записей в трудовой книжке

Записи делятся на несколько типов:

1. Приём на работу – указывается дата, наименование организации, должность, отдел, основание (трудовой договор № … от …).
2. Перевод на другую постоянную работу – новая должность, подразделение, дата перевода, основание (приказ № …).
3. Увольнение – дата, основание (по соглашению сторон, по инициативе работника, сокращение штата и т.п.), формулировка из трудового договора, номер приказа.
4. Награды и поощрения – название награды, дата вручения, основание (приказ № …).
5. Иные сведения – например, повышение квалификации, прохождение аттестации, изменение данных паспорта (при необходимости).

Каждая запись оформляется отдельной строкой, начинается с порядкового номера, затем дата, наименование события и подпись ответственного лица;

Совместительство и вахтовый метод работы

Совместительство

Согласно разъяснениям Контур (2025 г.), работодатель не обязан ежегодно запрашивать копию трудовой книжки у внешнего совместителя для обновления данных. Однако:

• Если работник желает, факт совместительства может быть внесён в трудовую книжку по его заявлению;
• Внутреннее совместительство (работа по нескольким должностям в одной организации) оформляется как перевод или дополнительное соглашение, запись вносится в основную трудовую книжку;
• При внешнем совместительстве трудовая книжка ведётся у основного работодателя; у совместителя запись делается только по желанию работника.

Вахтовый метод работы

Вахтовый метод не меняет порядка ведения трудовой книжки. Записи делаются так же, как при обычном трудовом договоре: дата начала вахты, должность, место работы (указывается вахтовый посёлок/объект), дата окончания вахты. При переходе на вахту в другую организацию оформляется перевод.

Изменения в порядке заполнения с 2026 года

С начала 2026 года вступили в силу следующие поправки:

• Обязательная электронная форма для всех newly hired сотрудников (первый трудовой договор после ). Бумажная книжка допускается только если обе стороны подписали письменное согласие на ведение бумажного варианта.
• Унифицированный формат полей ЭТК – добавлены новые обязательные атрибуты: ИНН работника, СНИЛС, код профессии по ОКЗ, а также поле «Удалённая работа» (да/нет).
• Автоматическая проверка соответствия – при загрузке отчёта СЗВ‑ТД система СФР сверяет данные с ранее внесёнными записями и при расхождениях генерирует запрос на уточнение работодателю.
• Сокращение срока хранения бумажных книжек – после перевода сотрудника на электронный формат бумажная книжка может быть уничтожена через 5 лет после последней записи (ранее – 75 лет).
• Упрощённый порядок внесения записей о наградах – теперь достаточно указать номер приказа и название награды; описание достижений необязательно.

Эти изменения направлены на повышение прозрачности трудовой деятельности, снижение административной нагрузки и ускорение взаимодействия между работодателем, работником и СФР;

Рекомендации от консалтинговой группы «Партнер»

Автор статьи – Антонина Харитонова, руководитель Департамента организации и развития бизнеса Консалтинговой группы «Партнер» (журнал «Налоговый лоцман», № 5 (91), май 2008 г.). Ниже – её практические советы:

1. Проверяйте актуальность бланка – используйте только бланки серии VII, выпущенные после 2023 года (они содержат обновлённые реквизиты для ЭТК).
2. Ведите журнал учёта issued трудовых книжек – даже если вы перешли на ЭТК, внутренний журнал помогает быстро находить исторические данные при аудите.
3. Обучайте кадровых специалистов – проводитеquarterly тренинги по новым полям ЭТК и изменениям 2026 года.
4. Используйте электронную подпись – при внесении записей в ЭТК требуется квалифицированная электронная подпись (КЭП) ответственного лица.
5. Своевременно обновляйте данные о совместительстве – если работник просит внести факт внешнего совместительства, оформите дополнительное соглашение и внесите запись в течение 5 рабочих дней.
6. Архивируйте бумажные книжки – храните их в условиях, исключающих воздействие влаги и прямых солнечных лучей; рекомендуемый срок – 5 лет после последней записи (по новым правилам).

Часто задаваемые вопросы

Можно ли вести одновременно бумажную и электронную трудовую книжку?

Да, но только по соглашению сторон. Основной формат – электронный; бумажный может вестись как дубликат для внутренних нужд.

Нужно ли вносить запись о дистанционной работе?

С 2026 года в ЭТК есть отдельное поле «Удалённая работа» (да/нет). При переходе на удалённый формат достаточно отметить это поле и указать дату перехода.

Как подтвердить наличие ЭТК у работника при приёме на работу?

Работник может предоставить выписку из личного кабинета СФР или скриншот с данными о текущем месте работы. Работодатель также может запросить подтверждение через СФР по соглашению.

Что делать, если обнаружены ошибки в уже внесённых записях?

Ошибки исправляются путём внесения дополнительной записи с пометкой «Исправление». Не допускается зачёркивание или корректировка оригинальной записи.

Нужно ли хранить копии трудовых договоров вместе с книжкой?

Трудовой договор хранится отдельно в личном деле работника. Трудовая книжка содержит только реквизиты о приёме, переводах и увольнении.

Источники информации из интернета

• Трудовая книжка: образец заполнения 2026: Поможем разобраться в тонкостях заполнения трудовой книжки в соответствии с порядком их ведения и хранения. Узнайте, какие типы записей следует вносить, что написать на титульном листе, нужны ли записи о совместительстве или вахтовом методе работы, а также как изменились правила заполнения в 2026 году.; 2026-01-07T16:25:39
• Электронная трудовая книжка: что это такое, как сделать и вести ЭТК, как внести данные в книжку работника: Электронная трудовая книжка это единая база данных. В ней хранится история карьерного пути человека: где, когда и кем он работал. Держатель этой базы Социальный фонд России СФР.; 2026-03-17T15:11:25
• Партнер Трудовая книжка заполняем правильно! Юридические услуги: Автор: Антонина Харитонова, руководитель Департамента организации и развития бизнеса Консалтинговой группы Партнер Опубликовано: журнал Налоговый лоцман, 5 (91), май 2008 г. Трудовая книжка основной документ о трудовой деятельности.
• Работа по совместительству в 2025 году: оформление, ограничения и права работников Контур: Работодатель не обязан ежегодно запрашивать у внешнего совместителя копию трудовой книжки или сведения о трудовой деятельности для обновления данных.; 2025-08-21T10:31:00
• Электронная трудовая книжка при приеме на работу: особенности заполнения ЭТК: Трудовую книжку ведет специалист кадрового обеспечения, внося в нее данные о том, где и кем работает сотрудник, почему он был уволен, за что награжден и т.п.; 2025-07-05T00:00:00
• Трудовая книжка: зачем она нужна и какие сведения в нее вносятся: Узнайте, что такое трудовая книжка, зачем она нужна, кто выдает и какие сведения в нее вносятся. Подробное руководство и образец трудовой книжки в материале от …; 2026-02-05T15:42:30
• ТК РФ Статья 66. Трудовая книжка КонсультантПлюс: В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания …
• Трудовая книжка на бумаге: инструкция для работодателя: Трудовую книжку не ведут, если с человеком не возникают трудовые отношения. Например, при договоре подряда или оказания услуг.; 2026-03-03T00:00:00
• Трудовая книжка купить в Спб Канцелярия.онлайн: Очень приятно при трудоустройстве сразу же дать сотруднику отдела кадров или своему непосредственному начальнику трудовую книжку. Это помогает избежать бумажной волокиты.
• Статья 39. Трудовая книжка КонсультантПлюс: Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности работника. Трудовые книжки ведутся на всех работников, работающих …

Надеемся, что представленное руководство поможет вам корректно оформлять и вести трудовую книжку в сотрудничестве с консалтинговой группой «Партнер», соблюдая все актуальные требования законодательства и лучшие практики 2026 года.