Трудовая книжка остаётся важным документом, подтверждающим трудовую деятельность и стаж работника. Несмотря на постепенный переход к электронным трудовым книжкам (ЭТК), бумажный вариант всё ещё востребован, особенно у сотрудников, устроившихся до 2021 года. Ниже подробно рассмотрено, когда и как можно отдавать трудовую книжку работнику, какие требования предъявляет Трудовой кодекс РФ и какие нюансы следует учитывать в 2026 году.

Что такое трудовая книжка и зачем она нужна

Трудовая книжка – это официальный документ, в котором фиксируются сведения о местах работы, должностях, периодах трудовой деятельности и наградах. Она необходима для:

• подтверждения трудового стажа при назначении пенсии;
• получения социальных выплат и пособий;
• подтверждения опыта работы при приёме на новую работу;
• арбитражных и судебных разбирательств, связанных с трудовыми спорами.

С 1 января 2026 года в России завершён переходный период по внедрению электронных трудовых книжек. Сотрудники, впервые устроившиеся на работу с 2021 года, имеют только ЭТК, тогда как работники, принятые ранее, могут вести как бумажную, так и электронную версию.

Когда можно отдавать трудовую книжку на руки

Трудовой кодекс РФ и разъяснения органов труда допускают выдачу трудовой книжки работнику в следующих случаях:

1. При увольнении (прекращении трудового договора) – оригинал трудовой книжки выдаётся в день окончательного расчёта или не позднее трёх рабочих дней с момента подачи работником заявления о выдаче (ст. 84.1 ТК РФ, ч. 5 ст. 841 ТК РФ).
2. По заявлению работника во время действия трудового договора – работодатель может выдать трудовую книжку на руки временно, например, для оформления пенсии, получения социальных выплат или подтверждения стажа при приёме на другую работу. При этом необходимо оформить акт временной выдачи и оставить у себя копию документа.
3. При выдаче дубликата – если оригинал утерян или повреждён, работник может получить дубликат после подачи заявления и предоставления необходимых документов (справки о местах работы, трудовой договор и т.д.).

Важно: трудовая книжка остаётся собственностью работодателя до момента её официальной выдачи на руки. Поэтому при любой передаче документа необходимо фиксировать факт передачи (подпись работника в журнале или акте).

Порядок выдачи трудовой книжки при увольнении

Согласно пункту 5 статьи 841 ТК РФ, работодатель обязан:

1. Направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на её отправку по почте.
2. После получения согласия (или после истечения разумного срока для явки) выдать трудовую книжку не позднее трёх рабочих дней.
3. При отправке по почте использовать заказное письмо с уведомлением о вручении или курьерскую службу, сохранив копию уведомления и подтверждение отправки.

Если работник не явился за книжкой и не дал согласия на почтовую отправку, ответственность за задержку выдачи снимается с работодателя после направления уведомления (ч. 5 ст. 841 ТК РФ). Тем не менее, рекомендуется вести журнал учёта уведомлений и копий отправленных писем, чтобы иметь доказательства добросовестного исполнения обязанностей.

Временная выдача трудовой книжки во время работы

Законодательство не запрещает выдавать трудовую книжку сотруднику по его заявлению в течение действия трудового договора. Типичные ситуации:

• Оформление пенсии по возрасту или по выслуге лет;
• Получение государственных социальных выплат (материнский капитал, пособия по безработице и т.д.);
• Подтверждение стажа при приёме на другую работу (например, при совмещении или переходе к другому работодателю).

При временной выдаче необходимо:

1. Получить письменное заявление работника с указанием цели выдачи и срока возврата;
2. Сделать копию трудовой книжки (или электронного выписки из ЭТК) и хранить её в личном деле сотрудника;
3. Оформить акт передачи–приёма, в котором обе стороны расписываются;
4. После возврата документа проверить его целостность и подписать акт обратного приёма.

Такая процедура защищает интересы обеих сторон и исключает претензии о пропаже или повреждении документа.

Электронная трудовая книжка (ЭТК) и особенности 2026 года

С 2021 года при приёме на работу впервые оформляется только ЭТК. Бумажная трудовая книжка больше не выдаётся таким сотрудникам. Однако:

• Работники, принятые до 2021 года, могут вести обе формы документов;
• При переходе с бумажной на электронную форму допустимо перенести сведения о стаже в индивидуальный лицевой счёт (ИЛС) через работодателя или напрямую через ПФР;
• Выдача ЭТК на руки не требуется – сведения доступны в личном кабинете на портале «Госуслуги» или в личном кабинете страхователя.

Если работник нуждается в бумажном подтверждении стажа (например, для подачи документов в консульство), он может запросить справку о трудовой деятельности, выданную работодателем или ПФР на основе данных ЭТК.

---

Что делать, если работник не забрал трудовую книжку при увольнении

Ситуация, когда уволенный сотрудник не явился за документом, встречается достаточно часто. Рекомендованный алгоритм действий:

1. Направить уведомление (заказным письмом, электронной почтой с подтверждением получения или вручением под подпись) о необходимости явиться за трудовой книжкой или дать согласие на её отправку по почте.
2. Выдержать разумный срок (обычно 5–7 рабочих дней) для ответа.
3. Если ответ не получен – отправить повторное уведомление, зафиксировав дату и способ отправки.
4. После получения согласия – выдать трудовую книжку не позднее трёх рабочих дней (либо отправить её заказным письмом с уведомлением о вручении).
5. Если работник отказывается получать документ и не даёт согласия на почтовую отправку – считать, что работодатель исполнил свою обязанность после направления уведомления; ответственность за задержку выдачи снимается.
6. Оформить акт о невозможности вручения трудовой книжки (например, акт о возврате документа в отдел кадров) и хранить его в личном деле сотрудника.

Важно помнить, что даже после снятия ответственности за задержку выдачи, работодатель обязан сохранять трудовую книжку (или её копию) в течение срока хранения личных документов (обычно 50 лет) для возможного восстановления данных по запросу сотрудника или государственных органов.

---

Рекомендации по оформлению и ведению трудовых книжек

• Вести отдельный журнал учёта выдачи и возврата трудовых книжек (включая временные выдачи). В журнале фиксировать дату, ФИО сотрудника, цель выдачи, подписи сторон.
• При выдаче на руки делать копию первой страницы трудовой книжки (или выписки из ЭТК) и хранить её в личном деле.
• Использовать шаблоны уведомлений и актов, утверждённые локальными нормативными актами организации.
• Обеспечить конфиденциальность данных: доступ к трудовым книжкам имеют только уполномоченные сотрудники отдела кадров и бухгалтерии.
• При переходе на электронный формат проводить обучение сотрудников работе с личным кабинетом на «Госуслугах» и ПФР.

---

Отдавать трудовую книжку работнику можно и даже необходимо в определённых ситуациях: при увольнении, по заявлению сотрудника для оформления пенсии или социальных выплат, а также при выдаче дубликата. Законодательство чётко регламентирует порядок и сроки выдачи, а также освобождает работодателя от ответственности, если он надлежащим образом уведомил работника о необходимости явиться за документом или дал согласие на почтовую отправку.

С учётом завершения перехода на электронные трудовые книжки в 2026 году, кадровым службам следует:

1. Вести чёткий учёт как бумажных, так и электронных трудовых документов;
2. Обеспечивать своевременное информирование сотрудников о порядке получения справок и выписок из ЭТК;
3. Соблюдать требования по конфиденциальности и хранению личных данных.

Соблюдение этих правил позволит избежать трудовых споров, штрафов и репутационных рисков, а также обеспечит прозрачность и доверие в отношениях между работодателем и сотрудником.