Трудовая книжка — это главный документ о стаже и трудовой деятельности работника. Ее утрата или неправильное оформление могут привести к серьезным юридическим и финансовым последствиям как для сотрудника, так и для работодателя. Именно поэтому так важна строгая регламентация работы с этими документами. В данной статье мы подробно разберем, как правильно организовать учет и движение трудовых книжек на предприятии.
Нормативная база: что говорит закон?
Обязанность работодателей по ведению книги (журнала) по учету движения трудовых книжек и вкладышей в нее предусмотрена пунктом 40 Порядка ведения и хранения трудовых книжек (утвержден Приказом Минтруда России от 19 мая 2021 г. № 320н). Инспекторы Роструда регулярно напоминают об этом требовании и штрафуют компании за его нарушение.
Данный Порядок устанавливает правила:
- Приема и заполнения трудовых книжек;
- Учета их движения внутри организации;
- Хранения и выдачи при увольнении.
Электронные трудовые книжки (ЭТК): что изменилось?
С появлением электронных трудовых книжек действует новый порядок записей, который несколько облегчил работу кадровиков. Однако важно помнить ключевые правила:
- ЭТК не учитываются в бумажном журнале. Если сотрудник устраивается на работу с электронной трудовой книжкой (подал соответствующее заявление и не предъявил бумажный бланк), информацию об этом не нужно отражать в журнале по учету движения трудовых книжек.
- Переход на ЭТК не отменяет бумажный учет. Если работник сохранил бумажную трудовую книжку, работодатель обязан продолжать вести ее и фиксировать все операции в бумажном журнале учета.
Какие журналы необходимо вести?
Согласно законодательству, работодатель должен вести два отдельных учетных документа:
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них
Этот журнал предназначен для фиксации фактов перемещения трудовых книжек внутри организации: когда книжка принята от работника при поступлении на работу, когда выдана на руки при увольнении, когда выдан дубликат или вкладыш.
Книга учета бланков трудовой книжки и вкладыша в нее
Этот журнал фиксирует движение чистых бланков внутри компании: когда новые бланки получены от поставщика, когда испорченный бланк списан, когда чистый бланк выдан кадровику для заполнения.
Формат ведения: бумажный или электронный?
Минтруд в своих разъяснениях (в частности, в письме от 5 сентября 2022 года) однозначно указал: вести книгу учета движения трудовых книжек и книгу по учету бланков трудовой книжки нужно на бумажном носителе.
Даже если в организации внедрен электронный документооборот (СЭД), журналы учета трудовых книжек должны существовать в физическом виде. Электронный формат для этих книг законодательством не предусмотрен, так как в них необходимо проставлять собственноручные подписи сотрудников о получении или сдаче документа.
Требования к оформлению книг учета
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них наниматель обязан вести с соблюдением строгих правил:
- Нумерация: книга должна быть пронумерована (каждый лист).
- Шнуровка: листы должны быть прошнурованы.
- Скрепление сургучной печатью или пломбой: концы шнуровки опечатываются, а количество листов заверяется подписью руководителя организации.
Такие меры защиты необходимы для предотвращения подделки записей, изъятия или вставки лишних листов.
Как исправить ошибку в нумерации?
На практике часто возникает вопрос: «В книге учета движения трудовых книжек нарушена нумерация записей, как исправить?»
Делать это нужно аккуратно, чтобы не нарушить целостность прошнурованного журнала:
- Зачеркивание: одной тонкой чертой зачеркивается неверный номер записи.
- Исправление: рядом (или сверху) пишется правильный порядковый номер.
- Пояснение: на полях или в свободном месте ставится пометка «Исправленному верить».
- Подпись: исправление заверяется подписью лица, ответственного за ведение книги (с расшифровкой ФИО), и печатью организации (при наличии).
Важно: использование корректирующих жидкостей («штрихов») и ластиков строго запрещено!
Пошаговый алгоритм работы с трудовой книжкой
Прием сотрудника на работу
- Работник предъявляет бумажную трудовую книжку.
- Кадровик вносит запись о приеме на работу в саму трудовую книжку.
- В Книге учета движения заполняется строка: ФИО работника, серия и номер книжки, должность, дата приема.
- В графе «Получено от» указывается, от кого принята книжка (от самого работника или от другого работодателя).
- Работник ставит свою подпись в графе о получении трудовой книжки на руки при увольнении (эта графа останется пустой до момента увольнения).
Увольнение сотрудника
- В трудовую книжку вносится запись об увольнении с указанием статьи ТК РФ.
- В Книге учета движения заполняется графа о выдаче книжки: указывается дата выдачи.
- Критически важный момент: работник обязан поставить личную подпись в Книге учета, подтверждая факт получения трудовой книжки на руки.
- Если работник отказывается забирать книжку, работодатель должен направить ему уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой, чтобы избежать ответственности за задержку выдачи.
Ответственность
Отсутствие Книги учета движения трудовых книжек, а равно нарушение порядка ее ведения (отсутствие нумерации, шнуровки, печати или подписи руководителя) является нарушением трудового законодательства. За это предусмотрена административная ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ:
- Для должностных лиц и ИП — штраф от 1 000 до 5 000 рублей;
- Для юридических лиц — штраф от 30 000 до 50 000 рублей.
За задержку выдачи трудовой книжки при увольнении работодатель может быть привлечен к материальной ответственности — выплате среднего заработка за все время задержки.
Учет и движение трудовых книжек — это не просто формальность, а важнейший элемент кадрового делопроизводства. Несмотря на цифровизацию и переход на ЭТК, бумажные трудовые книжки остаются реальностью для миллионов работников. Строгое соблюдение Приказа Минтруда № 320н, ведение прошнурованных и опломбированных книг учета на бумажном носителе, а также аккуратное внесение записей и получение подписей сотрудников — залог безопасности как самого работодателя, так и его подчиненных.