Вопрос о том, можно ли работать по двум трудовым книжкам, возникает у многих сотрудников, особенно тех, кто устраивается на совместительство или меняет работу. Ситуация, когда новый работник приносит сразу два бумажных документа или предъявляет электронную выписку вместе с бумажной версией, не редкость. В этой статье мы подробно разберем, что об этом говорит законодательство, как считать стаж для больничного и какие существуют подводные камни.
Что говорит закон о двух трудовых книжках?
Прямого запрета на наличие у работника двух и более трудовых книжек в Трудовом кодексе РФ нет. Однако важно понимать разницу между тем, как это воспринимает сам работник и как это регулируется государством.
Трудовая книжка — это официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж сотрудника. Работодатель обязан вести ее на каждого сотрудника, проработавшего у него более пяти дней (если это основное место работы).
Почему у сотрудника может быть две книжки?
- Утеря и дубликат: Самая частая причина. Работник потерял документ, получил дубликат, а затем нашел оригинал. В итоге на руках оказалось две книжки с пересекающимися или разными периодами работы.
- Совместительство: Ранее сотрудники иногда заводили вторую книжку, чтобы скрыть от основного работодателя дополнительную работу. Сейчас это неактуально, так как сведения о работе по совместительству можно не вносить в основную книжку.
- Переход на электронный формат: В связи с внедрением электронных трудовых книжек (ЭТК) многие работники оказались в переходном периоде.
Электронная и бумажная трудовая книжка одновременно
С 2020 года в России идет масштабный переход на электронные трудовые книжки. По данным на 2026 год, этот процесс активно продолжается: только за первый квартал 2026 года почти 73 тысячи жителей двух регионов оформили ЭТК.
Может ли сотрудник использовать одновременно бумажную и электронную версии? Да, может. Одновременное применение электронного и бумажного вариантов предусмотрено законом в том случае, если работник не написал заявление об отказе от ведения бумажной книжки.
Однако здесь кроеться важный нюанс: если на новом месте работы сотрудник отказался от ведения бумажной трудовой книжки, то при увольнении ему будет выдана форма СТД-Р. В этом случае бумажная книжка больше не заполняется работодателем, но остается на руках у работника как подтверждение предыдущего стажа.
Как считать стаж для больничного, если книжки две?
Это самый важный практический вопрос как для бухгалтера, так и для самого работника. От стажа зависит размер пособия по временной нетрудоспособности.
Согласно разъяснениям Социального фонда России (СФР, письмо от № 09-20/140554), при трудоустройстве работник может предъявить сразу несколько трудовых книжек. И для определения трудового стажа при оплате больничного нужно учитывать записи всех предъявленных трудовых книжек.
Порядок действий для работодателя:
- Принять все документы: Если работник принес две бумажные книжки (или бумажную и выписку из ЭТК), работодатель не имеет права отказать в их приеме.
- Суммировать непересекающийся стаж: Периоды работы, которые не пересекаются друг с другом по времени, суммируются для подсчета общего страхового стажа.
- Учесть пересечения: Если в двух документах есть пересекающиеся периоды работы (например, человек работал на двух работах одновременно), в страховой стаж включается только один из этих периодов. Обычно выбирается тот период, который более выгоден для работника или подтвержден более надежными документами.
Куда вносить запись о приеме на работу?
Если новый сотрудник принес две трудовые книжки, у кадровика возникает логичный вопрос: куда именно делать запись о приеме?
Здесь действует простое правило:
- Запись делается в ту трудовую книжку, которую работник указал как основную для данного места работы.
- Если работник трудоустраивается на основное место работы, он обязан предъявить одну из книжек по своему выбору.
- Если сотрудник устраивается по совместительству, он может вообще не приносить трудовую книжку, а предоставить справку с основного места работы или выписку из ЭТК.
Работодатель не должен вносить записи о приеме сразу в оба документа. Ведение учета ведется строго по одному выбранному сотрудником экземпляру.
Риски и важные моменты
Несмотря на то, что прямого запрета на две книжки нет, существуют определенные риски:
- Пенсионный стаж: Важно помнить, что при назначении пенсии учитываются только периоды, за которые уплачивались страховые взносы. Если в двух книжках есть дублирующие периоды, Пенсионный фонд (или СФР) засчитает только один.
- Новые бланки: С 2023 года бумажные трудовые книжки нужно оформлять на новых бланках (введена новая форма). Если работник приносит старую книжку, она продолжает действовать, но если возникает необходимость выдать дубликат или завести новую — используется актуальный бланк.
- Ответственность работодателя: Кадровик обязан корректно считать стаж, опираясь на все предоставленные документы, чтобы не занизить размер больничного пособия работнику.
Работать в России с двумя трудовыми книжками на руках можно, и это не является нарушением закона. Главное — правильно фиксировать страховой стаж. При расчете больничного обязательно учитываются записи из всех предъявленных документов. В условиях повсеместного внедрения электронных трудовых книжек проблема дублирования сведений постепенно сойдет на нет, однако в переходный период бухгалтерам и кадровикам необходимо внимательно относиться к сверке периодов работы по бумажным и электронным документам.