Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность гражданина. Ошибки, допущенные при ее заполнении, могут привести к проблемам при назначении пенсии, оплате больничных листов и подтверждении стажа. Именно поэтому невероятно важно вносить сведения грамотно, аккуратно и в строгом соответствии с действующим законодательством.
В данной статье мы подробно разберем, как правильно сделать запись в трудовой книжке о назначении на должность, опираясь на актуальные правила, включая Порядок ведения и хранения трудовых книжек, утвержденный Приказом Минтруда России от № 320н.
Кто и как заполняет трудовую книжку
Согласно ч. 3 статьи 66 ТК РФ и п. 2 Порядка № 320н, заполнять трудовую книжку должен сотрудник, в чьи должностные обязанности входит ведение трудовых книжек. Как правило, это кадровик или бухгалтер, назначенный ответственным приказом руководителя.
Записи вносятся в раздел «Сведения о работе». Каждая запись имеет свой порядковый номер и дату. Разберем пошагово заполнение каждой графы.
Пошаговое заполнение граф о назначении на должность
При приеме или назначении работника заполняются графы 1, 2, 3 и 4 раздела «Сведения о работе»:
- Графа 1 — ставится порядковый номер записи (сквозная нумерация).
- Графа 2 — указывается дата приема на работу (число, месяц и год). Число и месяц пишутся двузначными цифрами, год — четырехзначными.
- Графа 3 — вносится сама запись о назначении или приеме. Здесь указывается:
- Наименование структурного подразделения (если условие о работе в нем включено в трудовой договор как существенное). Сначала указываеться наименование структурного подразделения, а затем — наименование должности работника.
- Наименование должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации. Наименование должности должно строго соответствовать штатному расписанию!
- Графа 4 — указываются реквизиты документа, на основании которого внесена запись (дата и номер приказа о приеме на работу или иного решения).
Формулировки: «Принят» или «Назначен»?
Часто возникает вопрос: как правильно написать — «принят» или «назначен»? Правильными будут оба варианта, все зависит от сложившейся практики и специфики должности.
- Для рабочих профессий чаще используется слово «Принят» (например: «Принят слесарем»).
- Для руководителей, специалистов и служащих вполне уместно слово «Назначен» (например: «Назначен на должность начальника отдела» или «Принят на работу в должности начальника отдела»).
Для точного определения наименования должности или профессии следует использовать Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) и соответствующие справочники.
Особенности заполнения для разных категорий работников
Назначение главного бухгалтера
В графе 3 формулируется запись: «Принят(а) на должность главного бухгалтера». В графе 4 указываются реквизиты приказа руководителя о назначении. Если с главным бухгалтером заключен срочный трудовой договор, то это следует обязательно прописать в трудовой книжке (например: «Принят(а) на должность главного бухгалтера по срочному трудовому договору»).
Назначение руководителя организации (директора)
Здесь есть важные нюансы:
- Запись в трудовую книжку руководителя не должна вноситься ранее, чем организация будет зарегистрирована в ЕГРЮЛ (это критично для компаний на стадии создания).
- В графе 3 пишется: «Избран на должность директора» (или «Назначен…»).
- В графе 4 можно указать сразу два документа: реквизиты приказа о вступлении в должность (он заменяет приказ о приеме на работу) и реквизиты решения учредительного органа о назначении. Закон этого не запрещает.
Работа в структурном подразделении
Если в трудовом договоре указано конкретное подразделение, оно обязательно вносится в трудовую книжку; Если договор не содержит такой информации, вносить название отдела не нужно.
Пример записи: «Принята на должность бухгалтера по расчетам в бухгалтерию».
Прием на работу вахтовым методом
Если сотрудник принимается для выполнения работ вахтовым методом, это должно быть отражено в записи. Под наименованием организации в графе 3 делается отметка, например: «Принят на должность электромеханика судового для выполнения работ вахтовым методом». Остальные графы заполняются в общем порядке.
Прием на время декретного отпуска
Если работник принимается исполнять обязанности (например, секретаря) на период нахождения основного работника в отпуске по уходу за ребенком, наименование должности все равно должно соответствовать штатному расписанию. Недопустимо писать «Принят на должность секретаря на время декрета». Правильная запись: «Принят на должность секретаря» (условие о срочности фиксируется в договоре, а в книжке отражается сам факт назначения на штатную должность).
Образец внесения записи о назначении
Для наглядности приведем пример заполнения раздела «Сведения о работе» при назначении на должность:
Сведения о работе
- Графа 1 (№ записи): 11
- Графа 2 (Дата):
- Графа 3 (Сведения): Назначен на должность начальника отдела продаж в коммерческий департамент.
- Графа 4 (Основание): Приказ от № 45-к
Ответственность за ошибки
Ошибки в трудовой книжке могут обернуться серьезными последствиями для работника: уменьшением размера будущей пенсии, отсрочкой ее назначения и проблемами с подтверждением стажа. Трудовая инспекция регулярно проверяет правильность оформления этих документов, поэтому кадровику следует быть предельно внимательным при внесении каждой записи.
Внесение записи о назначении на должность — процесс, требующий строгого соблюдения инструкций. Главное правило: ориентируйтесь на штатное расписание и трудовой договор. Указывайте структурное подразделение, если это необходимо, используйте верные формулировки («принят» или «назначен») и всегда ссылайтесь на надлежащий приказ-основание в 4-й графе. Это гарантирует чистоту трудового стажа сотрудника и отсутствие претензий со стороны проверяющих органов.