Вопрос о том‚ делается ли запись в трудовой книжке при назначении исполняющим обязанности‚ волнует многих работодателей и сотрудников. Согласно действующему трудовому законодательству‚ порядок внесения таких записей имеет свои особенности и ограничения. В этой статье мы подробно разберём‚ когда и как следует оформлять подобные записи‚ а когда этого делать не нужно.

Общие правила ведения трудовых книжек

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности работника. Согласно Правилам ведения и хранения трудовых книжек‚ утверждённым Постановлением Правительства РФ от № 225‚ записи в трудовую книжку вносятся на основании:

• приказов (распоряжений) работодателя;
• документов‚ подтверждающих перевод или изменение трудовой функции;
• документов‚ подтверждающих присвоение новой квалификации или профессии.

Когда запись о назначении исполняющим обязанности обязательна?

Согласно действующему законодательству‚ запись о временном исполнении обязанностей в трудовую книжку вноситься не всегда. Рассмотрим основные случаи:

Временное исполнение обязанностей без изменения должности

Если сотрудник временно исполняет обязанности другого работника (например‚ во время отпуска‚ болезни или командировки) без изменения своей должности‚ то запись в трудовую книжку не вносится. Это подтверждается разъяснениями Роструда и КонсультантПлюс.

Назначение исполняющим обязанности по вакантной должности

Если работник назначается исполняющим обязанности по вакантной должности (например‚ временно исполняющим обязанности начальника отдела)‚ то:

• запись в трудовую книжку не вносится‚ так как это временное назначение;
• при этом издаётся приказ о временном возложении обязанностей;
• срок исполнения обязанностей должен быть чётко определён.

Об этом прямо указано в разъяснениях КонсультантПлюс и Роструда.

Назначение исполняющим обязанности директора или другого руководителя

Если сотрудник назначается исполняющим обязанности директора (или другого руководителя организации)‚ то:

• запись в трудовую книжку не вносится‚ так как это временное назначение;
• в трудовой книжке сохраняется запись о его основной должности;
• в приказе должно быть чётко указано‚ что это временное исполнение обязанностей.

Это подтверждается судебной практикой и разъяснениями КонсультантПлюс.

Когда запись о назначении исполняющим обязанности всё же вносится?

В некоторых случаях запись о временном исполнении обязанностей может быть внесена в трудовую книжку. Это возможно‚ если:

Временный перевод становится постоянным

Если временный перевод на другую должность становится постоянным‚ то в трудовую книжку вносится соответствующая запись. Например:

Назначение на новую должность с исполнением обязанностей

Если работник назначается на новую должность с одновременным исполнением обязанностей по другой должности‚ то запись вносится в соответствии с приказом. Например:

В этом случае запись вносится для того‚ чтобы зафиксировать новую трудовую функцию‚ а не временное исполнение обязанностей.

Как правильно оформить приказ о назначении исполняющим обязанности?

Приказ о назначении исполняющим обязанности должен содержать следующие реквизиты:

1. Наименование организации;
2. Дата издания приказа;
3. Номер приказа;
4. ФИО работника;
5. Наименование должности‚ которую он временно исполняет;
6. Срок исполнения обязанностей;
7. Основание для назначения (например‚ приказ о временном переводе);
8. Подпись руководителя;
9. Отметка о доведении приказа до сведения работника.

Кто должен делать записи в трудовой книжке?

Согласно Правилам ведения и хранения трудовых книжек‚ записи в трудовую книжку вносятся:

• работником отдела кадров‚ ответственным за ведение трудовых книжек;
• руководителем организации или уполномоченным лицом;
• подпись ставит лицо‚ ответственное за ведение трудовых книжек.

При этом работник‚ ответственный за ведение трудовых книжек‚ не может подписывать записи в своей собственной трудовой книжке. Это связано с тем‚ что он не может быть объективным при внесении записи о своём приёме на работу или увольнении.

Ответственность за неправильное ведение трудовых книжек

Неправильное ведение трудовых книжек может повлечь за собой:

• административную ответственность для работодателя (ст. 5.27 КоАП РФ);
• трудовые споры между работником и работодателем;
• проблемы при оформлении пенсии или других социальных выплат.

Поэтому очень важно соблюдать все требования законодательства при ведении трудовых книжек.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли внести в трудовую книжку запись о временном исполнении обязанностей начальника отдела?

Ответ: Нет‚ внесение в трудовую книжку сотрудника отдельной записи о временном исполнении обязанностей по другой (вакантной) должности законом не допускается.

Делается ли запись в трудовой книжке исполняющего обязанности директора?

Ответ: Нет‚ запись в трудовую книжку при назначении исполняющим обязанности директора не делаеться‚ так как это временное назначение.

Как правильно сделать запись в трудовой книжке‚ если работник принят исполнять обязанности секретаря на период отпуска основного работника?

Ответ: Неправильно записывать в трудовую книжку «Принят исполняющим обязанности секретаря…». В этом случае запись в трудовую книжку не вносится‚ так как это временное исполнение обязанностей без изменения должности.

1. Запись о временном исполнении обязанностей в трудовую книжку вносится не всегда. Она необходима только в случае изменения трудовой функции или при постоянном переводе.
2. Временное исполнение обязанностей без изменения должности не отражается в трудовой книжке.
3. При назначении исполняющим обязанности директора или другого руководителя запись в трудовую книжку не вносится.
4. Все записи должны быть подтверждены приказом и подписаны ответственным лицом.
5. Неправильное ведение трудовых книжек может повлечь за собой административную и иную ответственность.

Соблюдение этих правил поможет избежать ошибок при ведении трудовых книжек и защитить права как работника‚ так и работодателя.