Трудовая книжка — это главный документ о трудовой деятельности и стаже работника․ От правильности ее ведения зависит будущая пенсия сотрудника‚ его право на льготы и успешное трудоустройство у новых работодателей․ Однако от человеческого фактора никто не застрахован‚ и ошибки в кадровом делопроизводстве случаются нередко․ В таких ситуациях важно знать‚ как грамотно сделать запись в трудовой книжке «Считать недействительной» и привести документ в соответствие с законом․
Главное правило: зачеркивать нельзя!
Первое и самое важное правило‚ которое нужно запомнить: в разделах трудовой книжки‚ содержащих сведения о работе или награждениях‚ категорически запрещено зачеркивать неточные или неправильные записи․ Этот запрет прямо установлен законодательством․
Изменение записей производится исключительно путем признания их недействительными и внесения правильных данных․ Зачеркивание допускается только на титульном листе (внутренней обложке) при изменении персональных данных сотрудника (ФИО‚ даты рождения и т․д․), старая запись зачеркивается одной чертой‚ а рядом пишется новая․ Во всех остальных разделах работает правило аннулирования․
Пошаговая инструкция: как признать запись недействительной
Исправление ошибок не зависит от того‚ где была допущена неточность: в наименовании должности‚ дате приема‚ приказе или записи об увольнении․ Алгоритм един для всех случаев․ Рассмотрим его по шагам:
- Присвоение порядкового номера․ На новой строке сразу после последней имеющейся записи необходимо проставить следующий порядковый номер (например‚ если последняя запись была под номером 12‚ исправляющая будет номером 13)․
- Указание даты․ В графе 2 ставится текущая дата внесения исправления (а не дата ошибочной записи!)․
- Формулировка в графе 3․ Здесь пишется: «Запись за номером [номер ошибочной строки] недействительна»․ Сразу после этого‚ не отходя от этой же строки (в той же графе 3)‚ вносится правильная запись․ Например: «Запись за номером 12 недействительна․ Принят в отдел продаж на должность менеджера»․
- Реквизиты приказа в графе 4․ Указываются наименование‚ дата и номер документа‚ на основании которого вносится правильная запись․ Если исправляется ошибка в приказе‚ указываются реквизиты нового‚ верного приказа․ Если ошибка была в должности‚ но приказ верный‚ дублируется ссылка на тот же самый приказ․
Особые случаи при исправлении записей
Если ошибочная запись не пронумерована и не датирована
Иногда кадровики забывают проставить номер и дату․ Как быть в этом случае? Работодатель должен:
- Сделать отметку о признании записи (указав ее особенности‚ так как номера нет) недействительной․
- Внести еще одну запись с новым порядковым номером и соответствующей текущей датой․
- После этого уже заносятся верные сведения о приеме на работу или другие корректные данные․
Исправление записи об увольнении или переводе
Если ошибка закралась в запись о переводе‚ в графе 3 следует написать: «Запись за номером [Х] недействительна․ Переведен(а) на должность [название верной должности]»․ В графе 4 указываются реквизиты приказа о переводе․
Если была ошибочно внесена запись об увольнении‚ и сотрудник был восстановлен на работе‚ основанием для записи будет приказ работодателя о восстановлении‚ отменяющий прежнее распоряжение об увольнении․
Ошибка на титульном листе
Если при первичном заполнении трудовой книжки была допущена ошибка в ФИО или дате рождения сотрудника‚ такой бланк считается испорченным․ В этом случае бланк признают недействительным и оформляют новый (составляется акт о списании испорченного бланка)․ Выдавать дубликат в данном случае не нужно — просто заполняется чистый бланк․
Образец: «Запись считать недействительной»
Ниже представлен наглядный пример того‚ как правильно исправить ошибку в наименовании должности при приеме на работу․
Пример заполнения раздела «Сведения о работе»
Предположим‚ сотрудник был принят на должность «Инженера по охране труда»‚ но кадровик ошибочно написал «Инженер по технике безопасности» в записи № 5․
| № записи | Дата | Сведения о приеме на работу‚ переводе․․․ | Наименование‚ дата и номер документа |
|---|---|---|---|
| 5 | 15 05 2026 | Принят в отдел охраны труда на должность инженера по технике безопасности․ | Приказ от № 34-к |
| 6 | 21 05 2026 | Запись за номером 5 недействительна․ Принят в отдел охраны труда на должность инженера по охране труда․ | Приказ от № 34-к |
Важное уточнение: Обратите внимание‚ что в 4-й графе при исправлении должности мы ссылаемся на тот же самый приказ о приеме на работу‚ так как ошибка была исключительно в формулировке должности‚ а сам приказ был составлен верно․
Что делать‚ если ошибку допустил предыдущий работодатель?
Исправить ошибку может и текущий работодатель‚ если неточность была допущена на предыдущем месте работы․ Для этого сотрудник должен предоставить справку или заверенную копию приказа от прежнего работодателя‚ на основании которого вносилась ошибочная запись․ Текущий работодатель вносит исправление на основании этого документа‚ указывая его реквизиты в графе 4․
Процедура признания записи недействительной строго регламентирована․ Главное, не паниковать при обнаружении ошибки‚ не использовать корректор и не зачеркивать текст․ Достаточно присвоить новой строке следующий порядковый номер‚ написать волшебную фразу «Запись за номером таким-то недействительна» и внести корректные сведения‚ сославшись на правильный приказ․ Это единственный законный и корректный способ исправления в трудовой книжке в 2026 году․