Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина. При приёме на работу, переводе в другую организацию, восстановлении после утери или при необходимости внесения изменений работодатель обязан оформить заявление на трудовую книжку. Ниже представлена пошаговая инструкция, как правильно составить и подать такое заявление.
Когда требуется заявление на трудовую книжку?
- При приёме на работу в новую организацию (первичная выдача трудовой книжки).
- При переводе сотрудника в другое структурное подразделение той же компании, если требуется изменение записи о должности.
- При восстановлении трудовой книжки после её утери, кражи или порчи.
- При внесении изменений (например, изменение фамилии, добавление сведений о наградах, переподготовке).
- При увольнении – сотрудник может подать заявление на выдачу трудовой книжки на руки.
Структура заявления
Заявление оформляется в произвольной форме, но должно содержать обязательные реквизиты. Ниже представлен типовой шаблон.
Обязательные элементы
- Шапка – наименование организации (полное название, ИНН, КПГ), адрес.
- Дата и номер – дата составления заявления, порядковый номер (если ведётся журнал заявлений).
- Получатель – обычно кадровый отдел или отдел кадров и социальной защиты.
- ФИО заявителя – полностью, как в паспорте.
- Должность и подразделение – текущая должность (если заявление подаётся действующим сотрудником).
- Сущность просьбы – чётко указать, что именно требуется: выдача новой трудовой книжки, восстановление, внесение записи и т.д.
- Обоснование – кратко описать причину (например, «в связи с приёмом на работу», «в связи с утерей трудовой книжки № …»).
- Перечень прилагаемых документов – паспорт, трудовая договор, справка с предыдущего места работы и т.п.
- Подпись заявителя и расшифровка.
- Дата подачи.
Пример заявления
ООО «Ромашка» ИНН 7701234567, КПП 770101001 г. Москва, ул. Ленина, д. 10, офис 5 №: 2026/05/001 Кадровому отделу ООО «Ромашка» от Иванова Ивана Ивановича, работающего в должности менеджера по продажам, отдел продаж Заявление Прошу выдать мне трудовую книжку в связи с приёмом на работу в ООО «Ромашка» с . Прилагаю: Паспорт гражданина РФ (серия 45 № 123456); Трудовой договор № 12 от ; Справка с предыдущего места работы (ООО «Ландыш») о periods of employment. Подпись _____________ /Иванов И.И./ Дата подачи:
Требования к оформлению
- Документ составляется на листе формата А4, можно рукописно или печатно.
- Текст должен быть разборчивым, без исправлений и зачёркиваний (при необходимости исправления делаются согласно правилам делопроизводства).
- Все реквизиты организации должны соответствовать данным из ЕГРЮЛ/ЕГРИП.
- Если заявление подаётся электронно (через корпоративный портал), требуется электронная подпись или подтверждение через личный кабинет сотрудника.
Куда подавать заявление?
Заявление подаётся в отдел кадров (или аналогичное подразделение, отвечающее за ведение трудовых книжек). В небольших организациях его может принимать непосредственный руководитель или бухгалтер.
Сроки рассмотрения
Согласно Трудовому кодексу РФ, работодатель обязан выдать трудовую книжку сотруднику в день увольнения. При приёме на работу выдача новой трудовой книжки осуществляется в течение трёх рабочих дней с момента подачи заявления и предоставления всех необходимых документов.
Частые ошибки при составлении заявления
- Отсутствие обязательных реквизитов (например, не указано ФИО или должность).
- Нечёткая формулировка просьбы («прошу выдать трудовую книжку» без указания причины).
- Отсутствие подписи или даты.
- Неполный перечень прилагаемых документов (например, забыли приложить справку с предыдущего места работы).
- Использование неофициальных сокращений без расшифровки (например, «ООО» без полного названия).
Правильно оформленное заявление на трудовую книжку – залог быстрого и безошибочного оформления трудовой деятельности сотрудника. Следуя представленной инструкции, вы избежите типичных ошибок и обеспечите своевременное получение необходимого документа. Помните, что аккуратность в документообороте напрямую влияет на репутацию организации и комфорт работы сотрудников.