С 1 января 2020 года в России начался постепенный переход от бумажных трудовых книжек к электронным трудовым книжкам (ЭТК)․ К 2026 году этот процесс уже завершён для новых сотрудников‚ а для действующих — стал стандартной практикой․ Работодатели и сотрудники должны чётко понимать‚ как правильно оформить запрос ЭТК‚ как получить выписку и какие документы для этого нужны․

Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?

Электронная трудовая книжка — это цифровой аналог бумажной трудовой книжки‚ хранящийся в защищённой базе данных Социального фонда России (СФР)․ В ней автоматически фиксируются все сведения о трудовой деятельности сотрудника:

• Места работы (наименование организации)
• Должности и профессии
• Дата приёма и увольнения
• Основания для прекращения трудовых отношений
• Награды‚ поощрения‚ переводы

ЭТК заменяет бумажную трудовую книжку для всех‚ кто начал работать с 1 января 2020 года․ Для тех‚ кто работал до этой даты‚ переход на ЭТК происходит по их инициативе․

Когда и зачем запрашивать ЭТК?

Запрос электронной трудовой книжки необходим в следующих случаях:

1. При приёме на работу нового сотрудника‚ который ранее работал по трудовому договору․
2. При увольнении сотрудника‚ чтобы внести корректную запись в ЭТК․
3. При проверке стажа сотрудника для начисления пенсии‚ больничных или отпусков․
4. При оформлении льгот‚ субсидий или участия в государственных программах․
5. При аудите кадровых документов компании․

Как запросить ЭТК у нового сотрудника?

При приёме на работу нового сотрудника‚ у которого уже есть трудовой стаж‚ работодатель должен действовать по следующему алгоритму:

Шаг 1: Уточнить статус трудовой книжки

Сотрудник может иметь:

• Бумажную трудовую книжку — если работал до 2020 года или не подавал заявление на переход на ЭТК․
• Электронную трудовую книжку — если с 2020 года работал по трудовому договору и не отказался от ЭТК․

Шаг 2: Получить заявление о выборе формата

Если сотрудник имеет бумажную трудовую книжку‚ он должен выбрать:

• Вариант А: продолжить вести бумажную трудовую книжку — тогда ЭТК не ведётся․
• Вариант Б: перейти на электронную трудовую книжку — тогда бумажная книжка остаётся у сотрудника‚ но дальнейшие записи ведутся только в ЭТК․

Важно! Сотрудник должен подать заявление в письменной форме о переходе на ЭТК․ Образец заявления можно найти на сайте ПФР или в кадровом отделе․

Шаг 3: Внести запись в бумажную трудовую книжку (если она есть)

Если сотрудник выбрал переход на ЭТК‚ работодатель обязан внести в его бумажную трудовую книжку следующую запись:

«Запись о трудовой деятельности ведётся в электронной форме в соответствии с заявлением работника от [дата]»

Запись заверяется печатью организации и подписью ответственного лица (кадровика или руководителя)․

Шаг 4: Передать сведения в СФР

После приёма на работу работодатель в течение одного рабочего дня обязан направить сведения о приёме в Социальный фонд России через электронный отчёт по форме СЗВ-ТД․ Этот отчёт формируется в личном кабинете работодателя на сайте ПФР․

Как запросить ЭТК у действующего сотрудника?

Если сотрудник уже работает в компании‚ но до сих пор не перешёл на ЭТК‚ работодатель может:

1. Провести информационную кампанию — разослать уведомления о преимуществах ЭТК․
2. Предоставить сотрудникам образцы заявлений о переходе․
3. Получить от сотрудника заявление о переходе на ЭТК․
4. Внести запись в бумажную трудовую книжку и направить СЗВ-ТД в СФР․

Сотрудник имеет право отказаться от перехода на ЭТК — тогда бумажная книжка продолжает вестись в штатном порядке․

Как получить выписку из ЭТК?

Выписка из электронной трудовой книжки — это официальный документ‚ подтверждающий трудовой стаж․ Её можно запросить несколькими способами:

Способ 1: Через портал «Госуслуги»

• Авторизуйтесь на gosuslugi․ru с подтверждённой учётной записью․
• Перейдите в раздел «Справки и выписки» → «Выписка из электронной трудовой книжки»․
• Выберите «Получить выписку»․
• Система сгенерирует PDF-файл с печатью СФР, его можно скачать‚ распечатать или отправить работодателю․

Способ 2: Через личный кабинет на сайте ПФР

• Зайдите на сайт es․pfrf․ru (Личный кабинет гражданина)․
• В разделе «Трудовая деятельность» выберите «Выписка из ЭТК»․
• Скачайте документ в формате PDF․

Способ 3: У работодателя

Сотрудник может запросить выписку из ЭТК у текущего или бывшего работодателя․ Работодатель обязан выдать выписку в течение 3 рабочих дней с момента письменного запроса․

Выписка оформляется на бланке‚ утверждённом Минтрудом России‚ и содержит:

• ФИО сотрудника
• Периоды работы
• Должности
• Основания прекращения трудовых отношений
• Подпись руководителя и печать организации

Способ 4: В МФЦ или отделении ПФР

Сотрудник может лично обратиться в любое Мои документы или отделение Пенсионного фонда с паспортом и СНИЛС․ Выписка выдаётся в тот же день или на следующий․

Обязанности работодателя по ЭТК в 2026 году

Работодатель обязан:

• Вести учёт трудовых книжек (бумажных и электронных) в Книге учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них․
• Получать от сотрудников заявления о выборе формата трудовой книжки․
• Вносить сведения о приёме и увольнении в ЭТК через СЗВ-ТД в течение 1 рабочего дня․
• Выдавать выписки из ЭТК по запросу сотрудника в срок до 3 дней․
• Хранить бумажные трудовые книжки сотрудников‚ не перешедших на ЭТК‚ в соответствии с требованиями законодательства (не менее 50 лет)․

Преимущества электронной трудовой книжки

• Надёжность — данные не потеряются‚ не испортятся‚ не будут подделаны․
• Доступность — выписку можно получить в любое время через интернет․
• Удобство — не нужно носить с собой бумажную книжку при смене работы․
• Автоматизация — работодатель не тратит время на ручное заполнение․
• Безопасность — доступ к данным защищён‚ только сотрудник и уполномоченные лица могут просматривать информацию․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос 1: Могу ли я выбрать бумажную трудовую книжку‚ если устраиваюсь на первую работу?

Нет․ С 1 января 2021 года все новые сотрудники получают только электронную трудовую книжку․ Бумажный вариант не предоставляется․

Вопрос 2: Что делать‚ если в ЭТК есть ошибки?

Сотрудник должен обратиться к последнему работодателю‚ который вносил сведения․ Тот направляет исправление в СФР через СЗВ-ТД․ Если ошибка возникла в СФР — обращайтесь в ближайшее отделение ПФР․

Вопрос 3: Нужно ли хранить бумажную трудовую книжку после перехода на ЭТК?

Да․ Бумажная трудовая книжка остаётся у сотрудника как подтверждение стажа до перехода на ЭТК․ Её нужно хранить до конца жизни — она может понадобиться для подтверждения стажа до 2020 года․

Вопрос 4: Можно ли получить выписку из ЭТК без Госуслуг?

Да․ Выписку можно получить у работодателя‚ в МФЦ или в ПФР — без регистрации на Госуслугах․

Переход на электронную трудовую книжку — это не просто техническое нововведение‚ а важный шаг к цифровизации кадрового учёта․ Для работодателя это упрощает отчётность‚ снижает риски ошибок и ускоряет процессы приёма и увольнения․ Для сотрудника — обеспечивает прозрачность‚ доступность и безопасность данных о трудовом стаже․

Ключевое правило: всегда запрашивайте у нового сотрудника информацию о формате трудовой книжки и получайте письменное заявление о выборе․ Не забывайте вносить сведения в ЭТК в срок — это не просто обязанность‚ а требование закона․

Для получения актуальных образцов заявлений‚ форм СЗВ-ТД и инструкций по работе с ЭТК рекомендуем посещать официальные сайты:

• www․pfrf․ru — Пенсионный фонд России
• www․gosuslugi․ru, портал Госуслуг
• trudvsem․ru — портал Минтруда России

Электронная трудовая книжка — это будущее‚ которое уже наступило․ Правильно организуйте процесс её запроса и использования — и вы обеспечите себе и своим сотрудникам уверенность в завтрашнем дне․