Увольнение по собственному желанию, одна из самых распространенных процедур в кадровом делопроизводстве. Однако даже при отсутствии конфликтов между работником и работодателем, ошибки в оформлении документации могут привести к серьезным юридическим последствиям, включая восстановление сотрудника на работе и выплату компенсации за вынужденный прогул. В этой статье мы подробно разберем, как правильно внести запись в трудовую книжку в 2026 году, какие формулировки использовать и на какие нормативные акты опиратся.
Нормативная база и актуальность в 2026 году
Основанием для увольнения по инициативе работника является пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации. Именно на эту статью необходимо ссылаться при заполнении трудовой книжки. Несмотря на активное внедрение электронных трудовых книжек (ЭТК), бумажный формат остается актуальным для тех, кто вел его до 2020 года или подал соответствующее заявление.
Согласно действующему Порядку ведения и хранения трудовых книжек, запись должна быть внесена в день увольнения (последний день работы). Важно помнить: течение срока предупреждения об увольнении (стандартно — 2 недели) начинается на следующий день после получения работодателем заявления работника.
Порядок заполнения граф трудовой книжки
Запись об увольнении вносится в раздел «Сведения о работе». Она должна быть выполнена чернилами черного, синего или фиолетового цвета (если ведется вручную) и не должна содержать сокращений. Заполнение производится в следующем порядке:
- Графа 1: Указывается порядковый номер записи. Нумерация ведется сплошная по всей трудовой книжке.
- Графа 2: Вносится дата увольнения. Это последний день работы сотрудника (или последний день отпуска, если увольнение происходит с последующим отпуском).
- Графа 3: Делается сама запись о причине увольнения со ссылкой на статью ТК РФ.
- Графа 4: Указывается наименование, дата и номер приказа (распоряжения) работодателя, на основании которого внесена запись.
Важные нюансы формулировок
Роструд и судебная практика выработали четкие требования к тексту в графе 3. Допускаются следующие равнозначные варианты начала фразы:
- «Трудовой договор расторгнут…»
- «Трудовой договор прекращен…»
- «Уволить…» (в контексте записи: «Уволен по собственному желанию…»)
Самой распространенной и рекомендуемой экспертами формулировкой является:
«Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
Использование сокращений (например, «ст.», «п.», «РФ») в записях трудовой книжки запрещено.
Образец записи в трудовой книжке
Ниже приведен идеальный образец заполнения, который защитит интересы работодателя и будет соответствовать требованиям проверяющих органов в 2026 году.
| № записи | Дата | Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона) | Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись |
|---|---|---|---|
| 15 | Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации. | Приказ от № 45-к |
Пошаговая инструкция для кадровика
- Проверка заявления: Убедитесь, что у вас есть собственноручное заявление работника с датой и подписью.
- Издание приказа: Издайте приказ об увольнении (форма Т-8 или собственная форма организации). Ознакомьте работника с приказом под роспись.
- Внесение записи: В последний день работы внесите запись в трудовую книжку, соблюдая нумерацию и используя полную формулировку статьи ТК РФ.
- Заверение: Запись заверяется подписью работодателя (или уполномоченного лица) и печатью организации (если она используется). Также свою подпись ставит работник.
- Выдача документов: В день увольнения выдайте работнику трудовую книжку (если она велась в бумажном виде) и другие необходимые документы (справки о доходах, СЗВ-СТАЖ и т.д.).
Частые ошибки и как их избежать
При заполнении документа часто допускаются ошибки, которые могут сделать запись недействительной:
- Сокращения: Нельзя писать «п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ». Нужно писать полностью: «пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
- Неверная дата: Дата в графе 2 должна совпадать с датой приказа и последним днем работы. Если последний день выпадает на выходной, запись все равно делается этой датой, но выдача документов может быть перенесена на следующий рабочий день (с соответствующей оплатой задержки).
- Отсутствие подписи работника: Без подписи сотрудника, подтверждающей, что он ознакомился с записью, документ может быть оспорен.
Правильное оформление увольнения по собственному желанию — это гарантия отсутствия проблем с трудовой инспекцией и судами в будущем. Используя приведенный выше образец и придерживаясь полных формулировок законодательства, вы обеспечите корректность кадрового документооборота. Помните, что даже малейшая неточность в дате или номере статьи может стать основанием для признания увольнения незаконным.
Дата актуализации информации: май 2026 года.