Трудовые книжки – это важный документ, подтверждающий трудовую деятельность работника.
В 2026 году они могут быть как бумажными, так и электронными (ЭТК).
Независимо от формы, работодателю необходимо правильно вести их учёт, а при увольнении – корректно списывать из бухгалтерского учёта и возвращать работнику.
Ниже приведена подробная инструкция, как правильно списывать трудовые книжки, какие записи в них делать и какие юридические нюансы учитывать.
Что такое трудовая книжка?
- Бумажная трудовая книжка – традиционный документ, который работник получает при приёме на работу и хранит до конца трудовой деятельности.
- Электронная трудовая книжка (ЭТК) – цифровой аналог, который ведётся в системе «Система Фондов Ресурсов» (СФР). Работник может просматривать её в личном кабинете.
В 2026 году работодатели обязаны вести сведения о трудовой деятельности сотрудников в электронном виде и передавать их в СФР в форме отчёта ЕФС‑1. Бумажные книжки сохраняются только у тех работников, которые не отказались от них.
Правила ведения и списания трудовых книжек
2.1 Списание бумажной трудовой книжки
- Возврат книги – при увольнении работника работодателю необходимо вернуть ему бумажную трудовую книжку.
- Запись о списании – в разделе «Сведения о работе» в книге делается запись «Списание» (или «Возврат»), указав дату и подпись работодателя.
- Отчётность – сведения о списании отражаются в отчёте ЕФС‑1, который отправляется в СФР.
- Хранение – после возврата книги она должна быть уничтожена в соответствии с внутренними процедурами компании (если это предусмотрено), но обязательно сохранить копию в бухгалтерском учёте;
2.2 Списание в электронной трудовой книжке
- В системе 1С или другой используемой системе «Система Фондов Ресурсов» создаётся запись о списании (выходе из организации).
- В ЭТК автоматически появляется запись «Увольнение» с датой и причинами.
- Сведения о списании фиксируются в отчёте ЕФС‑1 и передаются в СФР.
2.3 Как оформить запись о списании в книге
Запись должна быть выполнена ручкой (черный, 0,5 мм) на официальном бланке. Важно соблюдать формат:
- Дата
- Номер страницы
- Сведения о работе (причина увольнения, дата увольнения)
- Подпись работодателя и печать (если требуется)
Пример записи:
– Увольнение по собственному желанию
Юридические аспекты списания трудовых книжек
- Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней.
- При списании книги необходимо соблюдать требования ГОСТ 12.2.004‑2016 (для бумажных) и ГОСТ 12.2.004‑2016 (для электронных).
- Нарушения могут привести к штрафам и ответственности по статье 15.1 УК РФ (преступление «Незаконное уничтожение документов»).
Частые ошибки и как их избежать
- Неправильный формат записи – убедитесь, что запись соответствует шаблону Трудового кодекса.
- Отсутствие подписи – подпись работодателя обязательна.
- Использование ручки другого цвета – используйте только черный тон.
- Неправильный номер страницы – всегда указывайте актуальный номер страницы.
- Неотправка отчёта ЕФС‑1 – это нарушение обязательств перед СФР.
Примеры записей в трудовой книжке
- Приём на работу: – Приём на работу в должности менеджер по продажам.
- Увольнение: – Увольнение по собственному желанию.
- Перевод: – Перевод в отдел маркетинга.
- Смена фамилии: – Смена фамилии с Иванова на Петрова.
- Переход на ЭТК: – Переход на электронную трудовую книжку.
Как проверить корректность списания
- Проверьте, что в книге есть запись о списании с датой и подписью.
- Убедитесь, что в системе 1С (или другой) отражена запись о выходе сотрудника.
- Проверьте, что отчёт ЕФС‑1 отправлен в СФР.
- Сохраните копию всех документов в бухгалтерском учёте.
Где посмотреть электронную трудовую книжку
Работник может просмотреть ЭТК в личном кабинете на портале СФР или в мобильном приложении. Для работодателя доступ осуществляется через корпоративный портал с правами доступа к данным сотрудников.
Правильное списание трудовых книжек – это не только соблюдение формальностей, но и защита прав работников и работодателя. Следуйте приведённым рекомендациям, соблюдайте юридические требования и не забывайте о своевременной отчётности в СФР. Это поможет избежать штрафов, повысит доверие сотрудников и обеспечит прозрачность кадрового учёта.