Трудовая книжка остаётся основным документом, подтверждающим стаж и непрерывность трудовой деятельности работника. Корректное указание дат приема и увольнения в ней напрямую влияет на начисление пенсии, пособий по безработице и другие социальные выплаты. Ниже – подробное руководство, основанное на актуальных разъяснениях Роструда, Онлайнинспекции, КонсультантПлюс и других authoritative источников (данные актуальны на 21 мая 2026 г.).

Общие требования к внесению записей

• Записи вносятся администрацией предприятия после издания приказа (распоряжения) о приёме, переводе или увольнении.
• Срок внесения:
  • при приёме и переводе – не позднее недельного срока после издания приказа;
  • при увольнении – в день увольнения (прекращения трудового договора).
• Каждая запись должна быть ознакомлена работником под подпись в личной карточке (или в электронном виде – в ЭТК).
• Формат даты: число месяц год без предлога «с» (например, 15 марта 2026 г.).

Структура записи в разделе «Сведения о работе»

Каждая строка трудовой книжки содержит четыре графы:

1. Графа 1 – порядковый номер записи.
2. Графа 2 – дата события (приём, перевод, увольнение).
3. Графа 3 – наименование организации, должность, род работы (или причина увольнения).
4. Графа 4 – основание: номер и дата приказа (распоряжения) или иного документа.

Пример записи о приёме на работу

15 марта 2026 г. ООО «ТехноСервис» – инженер-программист Приказ № 45 от г.

Пример записи об увольнении по соглашению сторон

30 апреля 2026 г. Увольнение по соглашению сторон Приказ № 78 от г.

Обратите внимание: в графе 3 указывается именно причина увольнения (по соглашению сторон, по инициативе работника, сокращение штата и т.д.), а в графе 4 – реквизиты приказа.

Особенности записи при приёме на декретную (срочную) ставку

Согласно разъяснениям экспертов Роструда (Telegram‑канал, 12 марта 2026 г.), при приёме сотрудника на декретную ставку по срочному трудовому договору обязательно вносится запись о приёме в трудовую книжку, даже если контракт предполагает временный характер работы. Дата в графе 2 – день фактического выхода на работу (день издания приказа о приёме).

Исправление ошибок в трудовой книжке

Если в трудовой книжке обнаружена неверная дата приёма или увольнения, порядок исправления регламентирован следующим образом:

1. В графе 1 указывается следующий порядковый номер записи.
2. В графе 2 пишется текущая дата (день внесения исправления).
3. В графе 3 записывается фраза: «Запись за номером ___ недействительна и внесите её правильный вариант» (заполняется номер ошибочной записи).
4. В графе 4 – основание исправления (например, «Приказ № 12 от г. о внесении изменений в трудовую книжку»).
5. После этого делается новая правильная запись (с новым порядковым номером) в соответствии с правилами пунктов 1‑3 выше.

Пример исправления неверной даты увольнения:

05 мая 2026 г. Запись за номером 2 недействительна и внесите её правильный variant Приказ № 12 от г.
06 мая 2026 г. Увольнение по инициативе работника Приказ № 12 от г.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 2021 г. ведение трудовых книжек возможно в электронном виде. При этом:

• В графе 2 указывается дата выдачи трудовой книжки работнику (дата первого внесения сведений в ЭТК).
• Все остальные правила заполнения дат приёма и увольнения остаются идентичными бумажному варианту.
• Сведения о трудовой деятельности передаются в ПФР через форму СЗВ‑ТД не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа (распоряжения).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Может ли дата приёма совпадать с датой увольнения?

Да, если работник принят и уволен в один день (например, при оформлении краткосрочного договора). В этом случае в трудовой книжке делаются две отдельные записи с одинаковой датой в графе 2, но с разными порядковыми номерами и различными причинами (приём vs увольнение).

Какую дату считать последним днём работы при увольнении по собственному желанию?

Дата, указанная в заявлении работника и в приказе об увольнении, должна быть указана без предлога «с» (например, 11 августа 2021 г.). Эта же дата помещается в графу 2 трудовой книжки.

Нужно ли ставить подпись работника рядом с каждой записью?

Да, работник обязан расписаться в личной карточке (или подтвердить получение сведений в ЭТК) под каждой записью о приёме, переводе или увольнении.

Что делать, если в трудовой книжке отсутствует запись об увольнении с предыдущего места работы?

Новый работодатель обязан запросить у предыдущего работодателя справку о периоде работы и, получив её, внести запись об увольнении в соответствии с пунктом 4 (исправление/дополнение). В графе 2 указывается дата увольнения, взятая из справки.

Рекомендации для кадровых служб

• Вести журнал приказов о приёме и увольнении, чтобы своевременно контролировать сроки внесения записей.
• Проводить ежемесячную сверку данных в личных карточках и трудовой книжке (или ЭТК) с данными в 1С‑ЗУП или другой кадровой системе.
• При переходе на электронный формат обучать сотрудников работе с личным кабинетом на портале «Госуслуги» или в корпоративной ЭТК.
• Хранить копии приказов и распоряжений не менее 50 лет, как требует законодательство о документообеспечении.

Правильное указание дат приема и увольнения в трудовой книжке – это не просто формальность, а гарантия защиты социальных прав работника и уверенности работодателя в корректности отчётности перед ПФР и другими государственными органами. Следуя изложенным выше правилам, используя актуальные образцы и своевременно исправляя ошибки, кадровая служба обеспечит безупречное ведение трудовых книжек как в бумажном, так и в электронном виде.

Следите за обновлениями нормативных актов и разъяснениями контролирующих органов – это поможет избежать штрафов и обеспечит прозрачность кадрового документооборота.