Вопрос о возврате трудовой книжки после увольнения часто вызывает недоразумения как у работодателя, так и у сотрудника. Законодательство РФ предписывает конкретные действия, которые необходимо предпринять, чтобы избежать штрафов и защитить интересы обеих сторон. Ниже приведена подробная инструкция, как правильно уведомить работника о необходимости забрать трудовую книжку, а также что делать, если работник отказывается или не возвращает документ.

Правовые основания

• Статья 84.1 Трудового кодекса РФ – в день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку либо предоставить сведения о трудовой деятельности. Если это невозможно из‑за отсутствия работника или его отказа, работодатель обязан направить уведомление о необходимости явиться за книжкой;
• Статья 66.1 ТК РФ – при увольнении работник обязан получить трудовую книжку в день прекращения договора. При отсутствии работника работодателю необходимо направить уведомление.
• При подготовке дубликата трудовой книжки (например, при порче оригинала) работодатель обязан уведомить работника о готовности документа и дать согласие на его отправку по почте.

Когда необходимо отправлять уведомление

1. Работник не присутствует в офисе в день увольнения.
2. Работник отказывается забрать трудовую книжку в день увольнения.
3. Трудовая книжка не может быть выдана по техническим причинам (например, она находится в архиве).
4. При подготовке дубликата трудовой книжки работник не забирает её.

Как правильно составить уведомление

Уведомление должно быть письменным, подписанным руководителем организации и, при наличии, заверенным печатью. Оно должно содержать:

• Дата и место составления.
• ФИО и должность лица, подписывающего уведомление.
• ФИО работника и его должность.
• Указание, что трудовая книжка находится в отделе кадров/архиве.
• Требование явиться за книжкой лично в течение 5 (пяти) рабочих дней.
• Вариант согласия на отправку книжки заказным письмом.
• Контактные данные (телефон, электронная почта) для уточнения деталей.
• Указание, что в случае неявки работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи.

Ниже приведён образец уведомления.

Уведомление о необходимости забрать трудовую книжку

Место: ООО «Руководство» 
Подписано: Иванов Иван Иванович, Директор
Уважаемый(ая) Петров Петр Петрович,
В соответствии со статьей 84.1 Трудового кодекса РФ, в день вашего увольнения  трудовая книжка не была выдана в связи с отсутствием на рабочем месте. Трудовая книжка находится в отделе кадров и готова к выдаче.

Прошу вас явиться в отдел кадров в течение 5 (пяти) рабочих дней (до ) для получения трудовой книжки. Если вы не можете лично присутствовать, прошу дать письменное согласие на отправку трудовой книжки заказным письмом. В таком случае, пожалуйста, подпишите заявление о согласии и отправьте его по адресу: г. Москва, ул. Ленина, д. 10, офис 5.

Контактный телефон: +7 (495) -23-45-67 
Электронная почта: hr@rud.ru

В случае неявки в указанный срок, работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.

С уважением, 
Иванов Иван Иванович 
Директор ООО «Руководство»

Как отправлять уведомление

• По почте – заказным письмом с уведомлением о вручении.
• Электронно – через корпоративный портал, если работник имеет доступ.
• Лично – при возможности, в отдел кадров.

Важно сохранять копию отправленного уведомления и подтверждение его получения (например, скриншот письма в почтовом клиенте).

Что делать, если уведомление вернулось

Если трудовая книжка вернулась работодателю, это означает, что работник отказался от её получения. В таком случае:

1. Сохраните копию возвращённого письма.
2. Отправьте работнику новое уведомление с просьбой подтвердить согласие на отправку по почте.
3. Если работник не реагирует, оформите декларацию о невыдаче трудовой книжки и отправьте в Фонд социального страхования.

Как действовать, если работник отказывается забрать трудовую книжку

В случае отказа работника от личного получения трудовой книжки, работодатель обязан:

• Отправить уведомление о необходимости явиться за книжкой.
• Если работник не согласен, предложить отправку по почте.
• Если работник отказывается от обеих форм, оформить декларацию о невыдаче и передать в Фонд социального страхования.

Что делать, если работник не возвращает трудовую книжку после отправки по почте

Если после отправки по почте трудовая книжка не возвращается, работодатель обязан:

1. Отправить работнику уведомление о необходимости забрать документ в течение 5 дней.
2. Если работник не реагирует, оформить декларацию о невыдаче и передать в Фонд социального страхования.
3. Сохранить копию всех документов (письма, уведомления, подтверждения доставки);

Электронная трудовая книжка

С 2024 года в России действует электронная трудовая книжка, хранящаяся в Социальном фонде. В случае, если работник не забрал бумажную копию, он может получить доступ к электронному документу через портал «Мой социальный статус».

• Работодатель обязан уведомить работника о возможности получения электронного доступа.
• Если работник не использует электронную систему, он всё равно обязан получить бумажную копию.

Последствия несоблюдения требований

• Нарушение статьи 84.1 ТК РФ может повлечь за собой штрафы в размере до 10 000 руб.
• Отказ работодателя от выдачи трудовой книжки без надлежащего уведомления может привести к иску со стороны работника о компенсации морального вреда.
• Невыдача трудовой книжки может повлиять на права работника при начислении пенсии и социальных выплат.

Соблюдение правильного порядка уведомления и выдачи трудовой книжки позволяет:

• Защитить работодателя от юридических рисков.
• Обеспечить работнику доступ к документу, необходимому для дальнейшей трудовой деятельности.
• Соблюдать требования Трудового кодекса РФ.

Всегда храните копии всех уведомлений и подтверждений получения, а также соблюдайте сроки, указанные в законодательстве. Это поможет избежать конфликтов и обеспечит прозрачность кадровых процессов.