Вопрос о том, как правильно вести книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей при реорганизации предприятия, часто возникает у работодателей, особенно в случаях выделения, присоединения, преобразования или ликвидации юридического лица. Ниже приведена подробная инструкция, основанная на актуальных нормативных актах (ФЗ‑181, Приказ Минтруда РФ от 19 мая 2021 г. № 320н, письма Роструда и пр.) и практических рекомендациях.

Что такое реорганизация и какие типы бывают

• Выделение – часть активов и обязательств выделяемого предприятия передаётся в новое юридическое лицо, а остальная часть остаётся в исходном.
• Присоединение – ликвидируемое предприятие полностью присоединяется к правопреемнику.
• Преобразование – изменение формы организации (например, АО → ООО).
• Ликвидация – полное прекращение деятельности предприятия.

При любом виде реорганизации трудовые отношения с работниками продолжаются, но работодателем становится новое юридическое лицо. Поэтому необходимо оформить соответствующие записи в трудовых книжках и в книге учета движения.

Законодательная база

• Федеральный закон «О трудовых книжках» (ФЗ‑181).
• Приказ Минтруда РФ от 19 мая 2021 г. № 320н «Об организации учета движения трудовых книжек и вкладышей».
• Письмо Роструда от 19 сентября 2024 г. (ПГ/18228‑6‑1) – разъяснения по оформлению трудовых книжек при реорганизации.
• Приказ Минтруда РФ от 5 января 2025 г. – требования к ведению книги учета движения трудовых книжек.

Что нужно сделать работодателю

Подготовка документов

• Приказ о реорганизации (номер, дата, содержание).
• Акт приема‑передачи трудовых книжек и личных дел.
• Дополнительное соглашение к трудовому договору (если требуется).
• Список сотрудников, которые переходят к новому работодателю.

Внесение записи о реорганизации в книгу учета движения трудовых книжек

Запись делается в последней строке книги, без перечёркивания предыдущих строк. Важно указать ссылку на приказ о реорганизации.

Пример записи:

В связи с реорганизацией организации «Альфа» в «Бетта» (приказ № 12 от 15 января 2026 г.) данная книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним закрывается. Количество зарегистрированных трудовых книжек – 71 (семьдесят одна). Дата закрытия: 15 января 2026 г.
 

Перенос трудовых книжек в новую книгу учета

После закрытия старой книги необходимо открыть новую книгу учета движения трудовых книжек для нового работодателя. В ней фиксируются все перемещения трудовых книжек, включая передачу от прежнего работодателя.

Внесение записи о реорганизации в трудовые книжки сотрудников

В каждой трудовой книжке сотрудника в разделе «Сведения о работе» добавляется отдельная строка:

«В связи с реорганизацией организации «Альфа» в «Бетта» (приказ № 12 от 15 января 2026 г.) работодатель – «Бетта»».

Если при реорганизации работодатель меняется, но работник остаётся в прежнем месте работы, то в трудовой книжке сохраняется прежняя запись о приёме, а в новой строке указывается новый работодатель.

Дополнительные соглашения к трудовому договору

При присоединении или выделении рекомендуется заключить дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором уточняются реквизиты нового работодателя (ИНН, КПП, юридический адрес) и подтверждается согласие работника на переход.

Порядок передачи личных дел и трудовых книжек

• Составляется акт передачи личных дел и трудовых книжек.
• В акте фиксируются даты передачи, имена сотрудников, номера трудовых книжек.
• Акт подписывают руководители обеих организаций и сотрудник.

Что делать при ошибках в записи

• Если в книге учета движения нарушена нумерация записей, необходимо оформить исправление: в новой строке указать «Исправление» и указать правильный номер.
• При ошибке в трудовой книжке сотрудника – оформить запись о исправлении в соответствии с § 5 ст. 75 ФЗ‑181.

Что происходит с работниками при разных видах реорганизации

• Выделение – часть сотрудников переходит в новое предприятие, остальные остаются в исходном. При этом не требуется увольнять и принимать заново.
• Присоединение – все сотрудники переходят к правопреемнику. В трудовых книжках фиксируется новый работодатель.
• Преобразование – работодатель меняет форму организации, но юридически остаётся тем же лицом. В трудовых книжках меняется только реквизит работодателя.
• Ликвидация – при закрытии предприятия работники увольняются и могут быть приняты заново в другом месте.

Наказания за нарушение правил ведения книги учета движения трудовых книжек

Согласно Приказу Минтруда РФ от 19 мая 2021 г. № 320н, нарушение требований к ведению книги учета движения трудовых книжек может повлечь:

• Административный штраф в размере 10 000–50 000 руб.
• Обязательство исправить нарушения в течение 30 дней.
• Возможность привлечения к ответственности при проверке прокуратуры и трудовой инспекции.

Практический чек‑лист

1. Получить приказ о реорганизации.
2. Подготовить акт приема‑передачи трудовых книжек и личных дел.
3. Закрыть старую книгу учета движения трудовых книжек (запись о реорганизации).
4. Открыть новую книгу учета движения трудовых книжек для нового работодателя.
5. Внести запись о реорганизации в каждую трудовую книжку сотрудника.
6. Заключить дополнительные соглашения к трудовым договорам (если требуется).
7. Проверить правильность нумерации записей в книге учета движения.
8. Соблюдать сроки исправления ошибок (30 дней).
9. Соблюдать требования к хранению и доступу к документам (бумажный носитель).

Правильное ведение книги учета движения трудовых книжек и внесение корректных записей в трудовые книжки сотрудников – обязательный элемент процесса реорганизации. Соблюдение нормативных требований позволяет избежать штрафов, упростить процедуру перехода работников и обеспечить юридическую чистоту трудовых отношений.

При возникновении сомнений всегда обращайтесь к официальным источникам: Приказам Минтруда, письмам Роструда и консультантам по трудовому праву.