Внесение записи о приеме на работу в трудовую книжку — это не просто формальность, а важное юридически значимое действие. Ошибки в заполнении могут привести к проблемам при оформлении пенсии, получении пособий или в судебных спорах. Данная статья основана на актуальном Порядке ведения и хранения трудовых книжек, утвержденном приказом Минтруда России от № 320н, и объясняет все нюансы этого процесса.
Основные правила и сроки
Согласно законодательству, запись вносится на основании изданного приказа (распоряжения) о приеме на работу. Ключевые требования:
- Обязанность работодателя: При приеме сотрудника на основное место работы на срок более 5 дней работодатель обязан оформить запись.
- Сроки: Запись должна быть внесена не позднее недельного срока со дня издания приказа о приеме. При увольнении — в день увольнения.
- Основание: Только на основании подлинного приказа (распоряжения) или его заверенной копии. Самостоятельное заполнение без документа недопустимо.
Порядок действий: пошаговая инструкция
Чтобы внести запись корректно, следуйте этой последовательности:
- Издайте приказ (распоряжение) о приеме на работу. В документе должны быть четко указаны: ФИО сотрудника, наименование должности, структурное подразделение, дата начала работы, условия труда (если есть).
- Подготовьте трудовую книжку. Если это первое место работы сотрудника, на ьном листе в разделе «Сведения о работнике» должны быть заполнены все графы (ФИО, дата рождения, образование и т.д.).
- Сделайте запись о работодателе (). Перед первой записей о работе в разделе «Сведения о работе» необходимо проставить с наименованием организации (с учетом организационно-правовой формы) и ее ОГРН. Это обязательное требование.
- Внесите запись о приеме. В разделе «Сведения о работе» на основании приказа вносят запись в следующем формате:
Пример:
Принят на работу [должность, например, инженер] с [дата] по [дата, если договор срочный].
Условия труда: [если есть особые условия, например, вахтовый метод, вредные условия] - Подпишите и заверьте запись. Запись подписывает лицо, уполномоченное подписывать приказы (обычно руководитель или главный бухгалтер), и скрепляется печатью организации. Подпись сотрудника в его трудовой книжке не требуется.
Особенности для разных категорий работников
Совместители
Запись о совместительстве вносится только по письменному заявлению самого работника. Основной работодатель делает эту запись на основании:
- Справки от другого работодателя (основного места работы),
- Или заверенной копии приказа о приеме на работу по совместительству.
- Не указывать срок трудового договора при приеме на срочную работу (до 5 дней — запись не требуется).
- Не делать перед первой записью о работе.
- Вносить запись без приказа или на основании неполного/неверного приказа.
- Использовать сокращения или нечеткие формулировки («Принят», «Работает» без должности и даты).
- Заполнять графы 1 и 2 раздела «Сведения о работе» (наименование организации и дата выдачи) — эти графы заполняются только при увольнении или выдаче книжки.
- Делать исправления, подчистки или неверные отметки (например, «по совместительству» без заявления).
Важно: С внутренним совместителем (в той же организации) заключается второй трудовой договор и издается отдельный приказ.
Вахтовый метод работы
Если сотрудник работает вахтовым методом, эту информацию обязательно нужно отразить в графе 3 раздела «Сведения о работе» (в части об условиях труда). Например: «Условия труда: вахтовый метод работы».
Дистанционные (удаленные) работники
Правила те же. Запись вносится на основании приказа. Если сотрудник находится вне места нахождения работодателя, он должен выслать свою трудовую книжку (или ее копию для внесения записи) заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении для обеспечения юридической безопасности.
Что НЕЛЬЗЯ делать: типичные ошибки
Образец записи о приеме на работу (2026)
Ниже представлен корректный пример заполнения на основании Приказа Минтруда № 320н:
Раздел III. Сведения о работе
ООО «Технологии Будущего»
ОГРН 1234567890123
Запись:
Принят(а) на работу специалиста по информационным системам в отдел разработки с 01 июня 2026 г. Трудовой договор заключен на неопределенный срок.
Примечание: Если договор срочный, укажите срок: «…с по ».
Подпись ответственного лица: _______________ / Иванов А.П. /
Печать организации
Ответственность за нарушения
Неправильное ведение трудовых книжек влечет административную ответственность для должностных лиц и юридических лиц по ст. 5.27 КоАП РФ. Штрафы могут достигать значительных сумм. Кроме того, некорректная запись может стать основанием для восстановления на работе или взыскания компенсаций через суд.
Внесение записи о приеме — процедура, требующая внимания к деталям. Всегда действуйте строго по приказу, соблюдайте сроки (неделя), не забывайте про и четкие формулировки. Для особых случаев (совместительство, вахта, дистанционная работа) действуют дополнительные правила, которые также должны быть отражены в записи. При наличии сомнений сверяйтесь с актуальной редакцией Приказа Минтруда России № 320н или консультируйтесь с юристом по кадровым вопросам.
Дата актуальности информации: май 2026 года. Всегда проверяйте изменения в законодательстве.