Смерть работника — это трагическое событие, которое требует от работодателя не только моральной поддержки коллег и семьи умершего, но и строгого соблюдения бюрократических процедур. Одним из ключевых моментов является правильное оформление записей в трудовой книжке. Ошибки в этом документе могут создать серьезные проблемы для наследников при оформлении пенсий, пособий и других выплат.
В данной статье мы подробно разберем, как правильно внести запись о прекращении трудового договора в связи со смертью сотрудника, какие основания для этого необходимы и как выглядит правильный образец.

Основания для внесения записи

Прежде чем вносить любую запись в трудовую книжку, работодатель должен иметь на руках официальные документы, подтверждающие факт смерти работника. Без них любые действия будут незаконными.

Основным документом является свидетельство о смерти, выдаваемое органами ЗАГС. Также основанием может служить решение суда о признании гражданина умершим.
Важно: Датой прекращения трудового договора в случае смерти сотрудника считается дата смерти, указанная в свидетельстве, а не дата получения документа работодателем или дата внесения записи в книжку.

Порядок действий работодателя

Процедура оформления документов при смерти сотрудника включает несколько этапов:

Получение оригинала или заверенной копии свидетельства о смерти. Обычно документ предоставляют родственники умершего.
Издание приказа об увольнении. Приказ издается в произвольной форме, так как унифицированного бланка для этого случая нет. В качестве основания указывается свидетельство о смерти (серия, номер, дата выдачи).
Внесение записи в трудовую книжку. Запись вносится в раздел «Сведения о работе».
Заверение записи. Запись заверяется подписью ответственного лица и печатью организации (если она используется).
Выдача трудовой книжки наследникам. Трудовая книжка выдается родственникам умершего под роспись в книге учета движения трудовых книжек.

Как правильно внести запись: образец и правила

Запись вносится чернилами черного, синего или фиолетового цвета. Сокращения в записях не допускаются.

Структура записи

Запись состоит из нескольких граф:

• Графа 1: Номер записи по порядку (нумерация продолжается сквозная).
• Графа 2: Дата прекращения трудового договора (дата смерти сотрудника).
• Графа 3: Причина увольнения со ссылкой на статью Трудового кодекса РФ.
• Графа 4: Наименование документа-основания (свидетельство о смерти), его серия и номер.

Пример записи в трудовой книжке

Ниже приведен правильный образец того, как должна выглядеть запись:

Ключевые моменты при заполнении:

• В графе 3 обязательно указывается точная формулировка: «Трудовой договор прекращен в связи со смертью работника, пункт 6 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации».
• В графе 4 указываются реквизиты свидетельства о смерти. Если используется решение суда, указываются его реквизиты.
• Подпись самого умершего сотрудника не требуется и невозможна.

Выдача трудовой книжки наследникам

После внесения записи трудовую книжку необходимо выдать. Поскольку сам работник сделать это не может, документ передается его близким родственникам.

• Кому выдавать: Трудовая книжка выдается кому-то из близких родственников (супругу, детям, родителям) на основании их письменного заявления и предоставления ими документов, подтверждающих родство (свидетельство о браке, свидетельство о рождении) и факт смерти.
• Фиксация выдачи: Факт выдачи обязательно фиксируется в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. В графе «Расписка работника в получении трудовой книжки» родственник ставит свою подпись, указывает свои ФИО и степень родства.
• Если родственники не объявились: Если в течение длительного времени (обычно рекомендуется ждать до 3-х лет, руководствуясь сроками исковой давности и хранения документов) никто за трудовой книжкой не обращается, работодатель обязан хранить ее в архиве организации. Уничтожать трудовую книжку нельзя.

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли отрабатывать две недели?

Нет. Смерть сотрудника является обстоятельством, не зависящим от воли сторон. Трудовой договор прекращается автоматически в дату смерти, никакая отработка не требуется.

Кто подписывает приказ об увольнении?

Приказ подписывает руководитель организации или уполномоченное лицо. Ознакомить работника с приказом невозможно, поэтому в приказе делается соответствующая отметка: «Ознакомить работника не представляется возможным в связи с его смертью».

Что делать, если трудовая книжка велась в электронном виде?

Для сотрудников, перешедших на электронные трудовые книжки, работодатель обязан передать сведения о прекращении договора в Пенсионный фонд (СФР) в срок не позднее следующего рабочего дня после издания приказа. Родственникам выдается форма СТД-Р (по их заявлению), где также будет указана причина увольнения.

Оформление записей в трудовой книжке при смерти сотрудника — это деликатный процесс, требующий внимательности к деталям. Правильно внесенная запись со ссылкой на пункт 6 части 1 статьи 83 ТК РФ и указание реквизитов свидетельства о смерти гарантируют юридическую чистоту документа. Это позволит наследникам без проблем получить положенные выплаты и оформить необходимые социальные пособия.

Помните, что в таких ситуациях важно проявить не только профессионализм, следуя букве закона, но и человеческое отношение к близким погибшего.