Трудовая книжка остается основным документом, подтверждающим трудовой стаж и опыт работника․ В 2026 году, с учетом действующего Порядка ведения и хранения трудовых книжек (утвержденного Приказом Минтруда России), правила внесения записей о переводе имеют свои четкие нюансы․ Главная задача специалиста по кадрам — не допустить ошибок, которые могут повлиять на пенсионные права сотрудника или стать причиной штрафов для организации․

В данной статье мы подробно разберем, в каких случаях вносится запись о переводе, как правильно оформить документы при смене должности внутри компании и при переходе в другую организацию, а также почему временные переводы не отражаются в трудовой․

Главное правило: только постоянные переводы

Самое важное, что нужно помнить кадровику: в трудовую книжку вносятся записи только о постоянных переводах на другую работу․

• Постоянный перевод
• Временный перевод (например, для замещения отсутствующего сотрудника на срок до одного года или по производственной необходимости до одного месяца) в трудовую книжку не заносится․

Если временный перевод впоследствии становится постоянным (работник остается на новой должности), то запись вносится именно в момент признания перевода постоянным․ Датой в графе 2 указывается дата фактического начала исполнения обязанностей на новой должности․

Виды переводов и особенности записей

Процедура оформления зависит от того, меняет ли работник работодателя или переходит внутри одной организации․

Перевод внутри одной организации

Если сотрудник переходит на другую должность или в другое структурное подразделение к тому же работодателю, запись вносится в раздел «Сведения о работе»․ Она оформляется аналогично записи о приеме на работу, но с указанием причины изменения․

Алгоритм заполнения:

1. Графа 1: Ставится порядковый номер записи․
2. Графа 2: Указывается дата перевода (дата начала работы на новой должности)․
3. Графа 3: Делаеться запись: «Переведен в [наименование структурного подразделения, если оно менялось] на должность [наименование новой должности]»․
   
   Важно: Если в трудовом договоре изначально было указано структурное подразделение, то при переводе на другую должность в пределах того же подразделения дублировать название подразделения не обязательно, но во избежание ошибок многие кадровики указывают его полностью․ Если подразделение меняется — указание обязательно․
4. Графа 4: Указывается основание для записи: «Приказ от [дата] № [номер]»․

Перевод в другую организацию (в порядке перевода)

Этот процесс состоит из двух этапов: увольнения у старого работодателя и приема у нового․ Здесь критически важно правильное формулирование причины․

Действия прежнего работодателя (увольнение):

• Издается приказ об увольнении․
• В трудовую книжку вносится запись об увольнении․
• В графе 3 обязательно указывается: «Уволен по пункту 5 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации — переведен по его просьбе или с его согласия на работу к другому работодателю»․
• Также часто добавляют уточнение: «в [полное наименование новой организации]»․

Действия нового работодателя (прием):

• Издается приказ о приеме на работу․
• Вносится запись о приеме с обязательным указанием на то, что работник принят в порядке перевода․
• Пример формулировки в графе 3: «Принят в [наименование отдела] на должность [должность] в порядке перевода из [полное наименование прежнего работодателя]»․

Перевод совместителя на основное место работы

Если работник трудился у вас по совместительству и переводится на основную работу (или наоборот), либо если сведения о совместительстве ранее не вносились, действуют следующие правила:

• Если в трудовой книжке нет записи о работе по совместительству, а работник переводится на основную работу, просто вносится запись о приеме (или переводе) на основную должность․
• Если запись о совместительстве была внесена ранее, то при переводе на основную работу в этой же организации вносится запись о переводе с указанием новой должности и режима работы (если он меняется)․

Образец заполнения при постоянном переводе

Рассмотрим пример, как должна выглядеть запись в разделе «Сведения о работе» при переводе бухгалтера в экономисты внутри одного ООО:

Частые ошибки и важные нюансы

Чтобы избежать проблем при проверках или при назначении пенсии, избегайте следующих ошибок:

• Запись о временном переводе․ Никогда не вносите запись, если перевод носит временный характер, даже по просьбе работника․ Это нарушает требования законодательства․
• Отсутствие названия подразделения․ Если должность меняется, но подразделение остается тем же, и оно было указано в трудовом договоре, запись должна быть максимально точной․ Однако, если подразделение не менялось, некоторые эксперты допускают формулировку без повторения названия отдела, но с обязательным указанием новой должности․
• Неверная ссылка на статью ТК РФ․ При увольнении в порядке перевода (п․ 5 ч․ 1 ст․ 77 ТК РФ) нельзя писать просто «по собственному желанию»․ Это разные основания․
• Электронная трудовая․ Не забывайте, что все эти сведения параллельно передаются в Пенсионный фонд (СФР) в электронном виде․ Данные в бумажной книжке (если она ведется) и в электронном реестре должны полностью совпадать․

Что делать, если запись пропущена?

Если перевод состоялся, приказ был издан, но запись в трудовую книжку забыли внести, а сотрудник уже уволен или продолжает работать, необходимо оформить дополнительную запись․ Она вносится текущей датой, но со ссылкой на документ-основание (приказ о переводе), датированный прошлым периодом․ В графе 3 указывается: «Дополнительная запись о переводе․․․»․

Правильное ведение трудовых книжек — это гарантия юридической безопасности компании и защита прав работников․ Всегда проверяйте основания для перевода и убедитесь, что он является постоянным, прежде чем делать запись․