С 2021 года в России введены электронные трудовые книжки (ЭТК)‚ и с каждым годом этот формат становится всё более привычным как для работодателей‚ так и для сотрудников. Однако‚ несмотря на цифровизацию‚ многие работники и кадровики до сих пор задаются вопросом: как правильно вносить записи в электронную трудовую книжку?

В этой статье мы подробно рассмотрим процесс внесения записей в ЭТК‚ разберём ключевые моменты‚ законодательные требования и практические рекомендации‚ которые помогут избежать ошибок и обеспечить корректное ведение трудовой документации.

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка — это цифровой аналог традиционной бумажной трудовой книжки‚ который хранится в информационной системе Пенсионного фонда России (ПФР). Она содержит сведения о трудовой деятельности гражданина‚ включая:

• Места работы;
• Должности;
• Квалификацию;
• Награды и поощрения;
• Основания для увольнения;
• Иные сведения‚ предусмотренные законодательством.

Кто должен вести электронную трудовую книжку?

Согласно Федеральному закону № 439-ФЗ от ‚ с 1 января 2021 года все работодатели обязаны:

1. Вести трудовые книжки только в электронном формате для новых сотрудников;
2. Перевести бумажные трудовые книжки в электронный формат для действующих сотрудников по их заявлению;
3. Обеспечивать корректное внесение записей в ЭТК.

Важно: если у сотрудника ещё нет электронной трудовой книжки‚ работодатель обязан оформить её при первом трудоустройстве.

Как внести записи в электронную трудовую книжку?

Регистрация в системе ПФР

Для работы с ЭТК работодатель должен:

• Иметь доступ к личному кабинету на сайте ПФР (pfr.gov.ru);
• Подключиться к информационной системе через программное обеспечение‚ сертифицированное ПФР;
• Пройти процедуру аутентификации (например‚ через электронную подпись).

Порядок внесения записей

Записи в ЭТК вносятся в строгом соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек‚ утверждёнными Постановлением Правительства РФ № 225 от (в редакции 2026 года).

Основные этапы внесения записи:

1. Определение типа записи:
   • Приём на работу;
   • Перевод на другую должность;
   • Назначение наказаний или поощрений;
   • Увольнение;
   • Иные изменения трудовой деятельности.
2. Формирование записи:

   В ЭТК запись должна содержать:

   • Дата внесения записи;
   • Сведения о работодателе (наименование‚ ИНН‚ ОГРН);
   • Основание для внесения записи (например‚ приказ о приёме на работу);
   • Должность и структурное подразделение;
   • Квалификация (если applicable);
   • Подпись ответственного лица (кадровика) и печать (при наличии).
3. Подтверждение записи:

   После внесения записи в ЭТК она должна быть подписана электронной подписью (ЭП) работодателя и направлена в ПФР для проверки и хранения.

4. Информирование сотрудника:

   Работодатель обязан в течение 5 рабочих дней уведомить сотрудника о внесённой записи (например‚ через личный кабинет на портале Госуслуг или по электронной почте).

Особенности внесения записей при различных обстоятельствах

Приём на работу

При оформлении нового сотрудника в ЭТК вносятся следующие сведения:

• Дата приёма;
• Наименование должности;
• Квалификационные требования;
• Условия труда (например‚ режим работы‚ льготы);
• Основание — приказ о приёме на работу.

Перевод на другую должность

При переводе сотрудника на другую должность в ЭТК вносится:

• Дата перевода;
• Новая должность и подразделение;
• Основание — приказ о переводе;
• Изменения в условиях труда (если applicable).

Увольнение

При увольнении сотрудника в ЭТК вносятся:

• Дата увольнения;
• Основание для увольнения (например‚ по собственному желанию‚ инициативе работодателя);
• Сумма выплат;
• Сведения о выданных документах (например‚ справка о заработной плате).

Поощрения и наказания

Записи о поощрениях и наказаниях вносятся в ЭТК с указанием:

• Дата и основание (например‚ приказ о награждении);
• Вид поощрения (например‚ премия‚ благодарность);
• Дата истечения срока действия (если applicable).

Что делать‚ если в ЭТК обнаружена ошибка?

Если в электронной трудовой книжке обнаружена ошибка‚ необходимо:

1. Определить тип ошибки:
   • Ошибка в дате;
   • Некорректные сведения о должности;
   • Отсутствие записи;
   • Иные неточности.
2. Исправить запись:

   Для исправления ошибки необходимо:

   • Внести корректирующую запись;
   • Указать основание для исправления (например‚ служебная записка);
   • Завершить запись электронной подписью;
   • Уведомить сотрудника об исправлении.
3. Уведомить ПФР:

   Если ошибка была допущена ранее и уже направлена в ПФР‚ необходимо уведомить фонд о корректировке.

Как подтвердить наличие электронной трудовой книжки?

Сотрудник может подтвердить наличие ЭТК следующими способами:

• Через личный кабинет на сайте ПФР (pfr.gov.ru);
• Через портал Госуслуг;
• Через мобильное приложение ПФР;
• Запросив выписку из ЭТК у работодателя.

Частые ошибки при ведении ЭТК

Несмотря на кажущуюся простоту‚ при ведении электронных трудовых книжек часто допускаются ошибки. Рассмотрим самые распространённые из них:

• Отсутствие электронной подписи: запись без ЭП считается недействительной;
• Неполные сведения: отсутствие даты‚ основания или подписи;
• Несвоевременное внесение записей: задержка более чем на 5 рабочих дней;
• Ошибки в датах: неверное указание даты приёма‚ перевода или увольнения;
• Отсутствие уведомления сотрудника: работодатель обязан информировать сотрудника о внесённых записях;
• Неправильное оформление приказов: приказ должен соответствовать записи в ЭТК;
• Отсутствие дублирования записей: при переходе с бумажной на электронную трудовую книжку необходимо перенести все сведения.

Переход с бумажной трудовой книжки на электронную

Если у сотрудника ещё есть бумажная трудовая книжка‚ он может перейти на ЭТК в любое время. Для этого необходимо:

1. Написать заявление: сотрудник подаёт заявление о переходе на электронную трудовую книжку;
2. Оформить ЭТК: работодатель создаёт электронную трудовую книжку и вносит в неё все сведения из бумажной;
3. Уведомить ПФР: сведения о переходе направляются в Пенсионный фонд;
4. Хранить бумажную трудовую книжку: до момента полного перехода на ЭТК (по законодательству‚ бумажные трудовые книжки хранятся у работодателя в течение 50 лет).

Ответственность за нарушения при ведении ЭТК

За нарушения при ведении электронных трудовых книжек предусмотрены следующие виды ответственности:

• Административная: штрафы для работодателя от 1 000 до 5 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ);
• Дисциплинарная: замечание‚ выговор или увольнение для ответственного лица;
• Материальная: возмещение ущерба‚ причинённого сотруднику в результате ошибок в ЭТК;
• Уголовная: в случае умышленного искажения сведений (например‚ при фальсификации трудовой деятельности).

Рекомендации для кадровиков

Для корректного ведения электронных трудовых книжек специалистам по кадрам рекомендуется:

• Изучить нормативные акты: регулярно обновляйте знания о законодательстве в области трудовых отношений;
• Использовать сертифицированное ПО: для работы с ЭТК используйте только программы‚ одобренные ПФР;
• Своевременно вносить записи: не допускайте задержек более чем на 5 рабочих дней;
• Дублировать записи: при переходе с бумажной на электронную трудовую книжку переносите все сведения;
• Уведомлять сотрудников: информируйте работников о внесённых записях;
• Проводить проверки: регулярно сверяйте записи в ЭТК с приказами и иными документами;
• Обучать сотрудников: разъясняйте работникам порядок работы с ЭТК и их права.

Электронная трудовая книжка — это современный инструмент‚ который облегчает ведение кадрового учёта и снижает риск потери данных. Однако‚ несмотря на цифровизацию‚ необходимо строго соблюдать законодательные требования и следить за корректностью внесения записей.

Помните:

• Все записи в ЭТК должны быть заверены электронной подписью;
• Сотрудник должен быть уведомлён о внесённых изменениях;
• Ошибки необходимо исправлять оперативно и с соблюдением всех процедур;
• При переходе с бумажной на электронную трудовую книжку переносите ВСЕ сведения.

Следуя этим рекомендациям‚ вы сможете избежать ошибок и обеспечить корректное ведение электронных трудовых книжек в вашей организации.