Трудовая книжка — это основной документ о трудовой деятельности и стаже работника. Именно в ней фиксируются все важные этапы профессионального пути: приемы на работу, переводы, увольнения, а также сведения об образовании и профессии. Вопрос о том, как правильно сделать запись про учебу в трудовой книжке, актуален для многих кадровиков и работников. В этой статье мы подробно разберем все нюансы заполнения этого документа, опираясь на актуальные требования законодательства.
Общие правила внесения сведений об образовании
Сведения об образовании и профессии (специальности) работника отражаются на титульном листе трудовой книжки. Кроме того, в некоторых случаях об обучении необходимо сделать запись в разделе «Сведения о работе».
Ключевое правило, которое должен запомнить каждый работодатель и кадровик: сведения на титульный лист записываются ТОЛЬКО на основании документа об обучении (диплома, аттестата или иного документа, подтверждающего образовательный уровень). Как написано в дипломе, так и следует записать. Запись об образовании в трудовую книжку нужно сделать на основании этого документа с указанием начала и окончания получения образования.
Заполняем титульный лист: образование и специальность
На титульном листе трудовой книжки есть специальные графы: «Образование» и «Профессия, специальность». Рассмотрим, как их правильно заполнять.
Внесение записи об образовании
В графе «Образование» следует указывать только полученный уровень образования. В зависимости от предоставленного документа записи могут выглядеть следующим образом:
- Основное общее — если работник окончил 9 классов школы;
- Среднее общее, если окончено 11 классов школы;
- Среднее профессиональное — окончен техникум или колледж;
- Высшее — окончен ВУЗ (бакалавриат, специалитет, магистратура).
Образец записи для бакалавра, магистра и специалиста
С введением многоуровневой системы высшего образования возникли вопросы, как именно писать: просто «Высшее» или уточнять уровень? Согласно правилам, в графе «Образование» достаточно указать слово «Высшее». А вот в графе «Профессия, специальность» уже нужно прописывать конкретику из диплома:
- Бакалавр — например: «Бакалавр экономики»;
- Магистр — например: «Магистр менеджмента»;
- Специалитет — например: «Инженер-механик» или «Юрист».
Что делать с ученой степенью?
Важно помнить: запись о получении ученой степени (кандидат наук, доктор наук) в трудовую книжку не вносится. Этот факт подтверждается другими документами, а трудовая книжка предназначена для фиксации именно образовательного уровня и трудовой деятельности.
Учеба в разделе «Сведения о работе»
Обычно учеба отражается только на титульном листе. Однако есть нюансы. В некоторых случаях (согласно разъяснениям Роструда и практике, в т.ч. в Республике Беларусь) рекомендуется или требуется указать новое образование и специальность работника в разделе «Сведения о работе» трудовой книжки.
Например, если работник устраивается на работу сразу после окончания ВУЗа, работодатель сначала вносит в трудовую книжку запись о времени обучения в высшем учебном заведении (на основании диплома), а затем — запись о принятии работника на работу.
Как изменить или дополнить запись об образовании
Часто бывает так, что сотрудник, уже работая в компании, получает новое образование (например, закончил ВУЗ или получил второе высшее). Как быть в этом случае?
Дополнение записи
Если работник получил новое образование, старую запись зачеркивать не нужно. Через запятую (или ниже, если позволяет место) дописывается новый уровень образования. То же самое касается графы «Профессия, специальность» — новые специальности просто дописываются через запятую к уже имеющимся.
Исправление неверной записи
Если запись об образовании была внесена ошибочно, ее необходимо исправить. Для этого:
- Одной чертой зачеркивается неверная запись (так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое).
- Рядом или сверху пишется правильная формулировка.
- На внутренней стороне обложки трудовой книжки делается ссылка на соответствующий документ (диплом, аттестат), на основании которого вносятся изменения.
- Эта запись на внутренней стороне обложки заверяется подписью нанимателя (лица, уполномоченного на ведение трудовых книжек) и печатью организации (при наличии).
Электронная трудовая книжка (ЭТК) и образование
Цифровизация коснулась многих сфер человеческой жизни, и трудовые отношения не стали исключением. Россиянам доступен сравнительно новый формат, электронная трудовая книжка (ЭТК). Она является цифровым аналогом бумажного документа и подтверждает трудовую деятельность и стаж сотрудника.
Многих интересует: нужно ли вносить сведения об образовании в электронную трудовую книжку? На данный момент система ЭТК (ЕФС-1) ориентирована преимущественно на фиксацию трудового стажа, приемов, увольнений и переводов. Сведения об образовании вносятся работодателем в отчетность в определенных случаях при первичном предоставлении данных, однако основным источником информации об образовании для работодателя по-прежнему остается бумажная трудовая книжка (если работник от нее не отказался) и оригиналы документов об образовании.
Правильное заполнение трудовой книжки, это залог чистоты трудового стажа и отсутствия проблем у работника в будущем. Запись про учебу и образование должна делаться предельно внимательно, строго на основании предоставленных дипломов и аттестатов. Главное помнить:
- Титульный лист заполняется только по документам об образовании;
- Ученые степени не вписываются;
- При получении нового образования старое не зачеркивается, а дополняется;
- Любые исправления заверяются на внутренней стороне обложки трудовой книжки.
Соблюдение этих простых правил поможет избежать ошибок и гарантирует корректное ведение кадровой документации в 2026 году и в дальнейшем.