В 2026 году порядок ведения трудовой документации изменился: почти все работодатели перешли на электронную трудовую книжку (ЭТК). Тем не менее, правила заполнения остаются строго регламентированными. Ниже – пошаговое руководство, которое поможет избежать ошибок и своевременно внести необходимые сведения.
Общие требования к оформлению
При приёме сотрудника в организацию необходимо выполнить несколько обязательных действий:
- Выдать работнику трудовую книжку (бумажную или электронную) не позднее трёх рабочих дней со дня подачи заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности.
- Внести запись о приёме в соответствующий раздел трудовой книжки.
- Сохранить документ, на основании которого произошло приём (договор, приказ, заявление).
Запись о приёме оформляется в соответствии с Приказом Минтруда России № 320н и Постановлением № 69, которые регламентируют заполнение полей Сведения о работе.
Что указывается в графе 3
В графе 3 (наименование организации) делается запись, например:
«Принят на должность электromeханика судового для выполнения работ вахтовым методом».
Эта запись должна быть точной и отражать основные обязанности сотрудника.
Остальные графы раздела «Сведения о работе»
В остальные графы (№ 1, 2, 4) вносятся такие данные:
- Порядковый номер записи.
- Дата приёма на работу.
- Номер документа, на основании которого произошло приём (договор, приказ и т.д.).
- Сведения о стаже работы (если требуется).
Особенности заполнения при разных видах занятости
Правила отличаются в зависимости от формы занятости и способа ведения трудовой книжки.
Приём по внешнему совместительству
Если сотрудник берётся на вторую работу, запись о приёме оформляется аналогично, но в графе 3 указывается название второй организации.
Приём по внутреннему совместительству
Для внутреннего перевода или повышения должности в текущей организации в трудовую книжку вносятся сведения о переводе, а не о новом приёме.
Перевод, увольнение, переход на ЭТК
Все изменения (перевод, увольнение, переход на электронную форму) фиксируются в хронологическом порядке или блоками после увольнения из предыдущей организации.
Как оформить запись о приёме в электронной форме
Электронная трудовая книжка заполняется в том же порядке, что и бумажная, но с учётом особенностей цифрового формата.
- Запись вносится в систему HR‑маркета или в личный кабинет сотрудника;
- Система автоматически генерирует номер записи и дату.
- Для подтверждения ввода используется электронная подпись руководителя.
Важно: после внесения данных в ЭТК работодатель обязан выдать сотруднику подтверждение (экранный снимок или распечатанный вариант) в течение трёх рабочих дней.
Частые ошибки и как их избежать
Чтобы запись была корректной, следует помнить о следующих нюансах:
- Неправильный номер документа. Указывайте точный номер приказа, договора или заявления.
- Неуказание полного наименования должности. Должность должна описывать основные обязанности.
- Омиссивное указание даты приёма. Дата должна соответствовать фактическому началу работы.
- Путаница в хронологии записей. При нескольких изменениях фиксируйте их в порядке их возникновения.
Пошаговый чек‑лист для HR‑специалиста
- Получить от сотрудника заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности.
- Проверить наличие оригинального документа, на основании которого происходит приём (договор, приказ).
- Сформировать запись в графе 3 с указанием полного наименования должности и обязанностей.
- Заполнить графы 1, 2, 4 (номер записи, дата, номер документа).
- Внести данные в электронную форму (если используется ЭТК) или в бумажную книжку.
- Сохранить копию записи и передать подтверждение сотруднику в течение трёх рабочих дней.
- Обновить внутренний учетный реестр сведений о трудовой деятельности.
Что происходит с бумажной трудовой книжкой в 2026 году?
Согласно изменениям, введённым Законом от № 439‑ФЗ, бумажные формы постепенно выводились из обращения. Однако:
- Если сотрудник предпочитает бумажный вариант, он может продолжать использовать её до полного перехода на ЭТК.
- Все записи, сделанные в бумажной книжке до перехода, переносятся в электронную форму без потери информации.
Полезные ссылки и образцы
Для более наглядного понимания рекомендуется ознакомиться с готовыми образцами:
- Образец заполнения трудовой книжки при приёме по внешнему совместительству
- Пример записи о переводе и увольнении
- Шаблон электронного заявления о ведении ЭТК
Эти документы доступны на официальных порталах Министерства труда и социальной защиты, а также в системе «КонсультантПлюс».
Правильное заполнение трудовой книжки при приёме на работу – важный элемент юридической защиты как работодателя, так и сотрудника; Соблюдая перечисленные выше требования, вы гарантируете соответствие законодательству, избежите недочётов при проверках и обеспечите прозрачность трудовой деятельности.
Если у вас возникнут вопросы по конкретным ситуациям (например, переход на ЭТК, изменение фамилии сотрудника), обратитесь к специалисту по кадровому праву или воспользуйтесь сервисом онлайн‑консультирования.