Сегодня 05:00:09 () – актуальная дата для справки о переходном периоде внедрения электронных трудовых книжек (ЭТК) в России. С 1 января 2026 года завершается переходный период, и все трудовые отношения оформляются в электронном виде, хранящемся в Социальном фонде РФ. Ниже представлен пошаговый гид, который поможет HR‑специалисту правильно заполнить как бумажную, так и электронную трудовую книжку при приеме нового сотрудника.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ – ст. 66, ст. 65.1 (оформление трудовой книжки).
• Федеральный закон № 402‑ФЗ «О бухгалтерском учёте» – требования к документам.
• Постановление Правительства РФ от № 225 «О ведении трудовых книжек».
• Приказ Минтруда России от № 697н – порядок ведения электронных трудовых книжек.
• Информация Социального фонда РФ – хранение ЭТК, доступ через личный кабинет гражданина.

Подготовка документов перед заполнением

1. Запросить у кандидата паспорт, СНИЛС, ИНН (при наличии) и диплом/сертификат об образовании.
2. Подготовить приказ о приёме на работу (форма Т‑1 или Т‑1а) с указанием даты, должности, структурного подразделения и основания.
3. Проверить актуальность реквизитов организации (полное наименование, ОГРН, ИНН, юридический адрес).
4. Убедиться, что у сотрудника есть доступ к личному кабинету Социального фонда (для ЭТК).

Заполнение ьного листа (бумажная трудовая книжка)

ьный лист заполняется один раз при первом трудоустройстве или при выдаче дубликата. В него вносятся следующие данные:

• Фамилия, имя, отчество сотрудника (полностью, как в паспорте).
• Дата рождения (дд.мм.гггг).
• Место рождения (город, область/край, страна).
• Образование (уровень, специальность, наименование учебного учреждения, год окончания).
• Профессия, специальность (по классификатору ОКЗ).
• СНИЛС (11‑значный номер).
• ИНН (при наличии).
• Серия и номер паспорта, кем и когда выдан.
• Дата заполнения ьного листа и подпись ответственного лица (кадровика или руководителя отдела кадров).

Внесение записи о приёме на работу

После оформления ьного листа делается первая запись в разделе «Сведения о работе». Запись оформляется согласно образцу, утверждённому Постановлением Правительства РФ № 225.

1. Дата поступления на работу – указывается день, месяц, год (например, ).
2. Наименование организации – полное официальное название (как в учредительных документах).
3. Подразделение (отдел, служба, филиал) – если предусмотрено штатным расписанием.
4. Должность – точное наименование из штатного расписания.
5. Основание приёма – номер и дата приказа о приёме (например, «Приказ № 123 от »).
6. Условия труда (при необходимости) – указание режима работы, вредности и т.п.
7. Подпись работника – подтверждает получение трудовой книжки и ознакомление с записью.
8. Подпись и расшифровка ответственного лица (кадровик, руководитель отдела кадров).
9. Печать организации (если используется).

Особенности заполнения электронной трудовой книжки (ЭТК)

С 1 января 2026 года все трудовые отношения оформляются в электронном виде. Процедура выглядит следующим образом:

• После издания приказа о приёме HR‑специалист вносит данные в личный кабинет сотрудника на портале Социального фонда РФ (https://www.sf.gov.ru).
• В системе автоматически заполняются поля:
• ФИО, дата рождения, место рождения.
• СНИЛС (проверяется через ПФР).
• ИНН (при наличии).
• Серия и номер паспорта.
• Образование и профессия (из предоставленных документов).
• Далее создаётся запись о приёме:
• Дата приёма.
• Полное наименование работодателя (из ЕГРЮЛ).
• Должность и структурное подразделение.
• Основание – номер и дата приказа (загружается скан‑копия приказа в систему).
• Трудовой договор (номер, дата) – прикрепляется как приложение.
• После сохранения запись становится доступной сотруднику в его личном кабинете; он может подтвердить её получение электронной подписью.
• Все изменения (переводы, увольнения, награды) вносятся аналогичным образом, обеспечивая единый электронный архив трудовой деятельности.

Чек‑лист для HR‑специалиста

1. Проверить completeness документов кандидата (паспорт, СНИЛС, образование).
2. Подготовить и подписать приказ о приёме на работу.
3. Заполнить ьный лист бумажной трудовой книжки (если требуется).
4. Внести запись о приёме в бумажную трудовую книжку (дата, организация, должность, приказ).
5. Получить электронную подпись сотрудника на приказе (если используется ЭДО).
6. Внести данные в электронную трудовую книжку через портал Социального фонда.
7. Уведомить сотрудника о доступности записи в его личном кабинете и предложить подтвердить получение.
8. Архивировать копию приказа и трудового договора (бумажную и электронную) в соответствии с внутренними регламентами хранения документов.
9. Проверить корректность всех введённых данных (ФИО, СНИЛС, даты, номера приказов) перед закрытием дела.

Частые ошибки и как их избежать

• Опечатки в ФИО или СНИЛС – приводит к невозможности подтверждения стажа. Решение: двойная проверка данных сотрудником и кадровиком, сверка с паспортом и выпиской из ПФР.
• Неправильная дата приказа – запись не соответствует фактическому дню начала работы. Решение: ставить дату приказа не позже первого рабочего дня.
• Отсутствие подписи работника – запись считается недействительной. Решение: получить подпись сразу после выдачи трудовой книжки или электронное подтверждение в личном кабинете.
• Не указана структура подразделения – усложняет последующие переводы. Решение: вносить полное наименование отдела/службы согласно штатному расписанию.
• Неприкреплённый скан приказа в ЭТК – запись считается незавершённой. Решение: обязательно загружать PDF‑копию приказа при внесении записи в электронную книжку.
• Использование устаревших форм – после бумажные формы допускаются только для архивных целей. Решение: перейти полностью на электронный формат для новых сотрудников.

Правильное заполнение трудовой книжки – ключевой элемент кадрового документооборота, влияющий на пенсионное обеспечение, подтверждение стажа и защиту прав работника. С завершением переходного периода к электронным трудовым книжкам важно освоить оба формата: бумажный (для архива и сотрудников, предпочитающих традиционный способ) и электронный (основной с 2026 года). Следуя представленному пошаговому алгоритму, используя чек‑лист и избегая типичных ошибок, HR‑служба обеспечит корректность и законность оформления трудовых отношений с первого дня работы сотрудника.