Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж сотрудника. Именно туда работодатель вносит информацию о том, где, когда и на какой должности работал человек. Одним из частых и важных кадровых событий является перевод сотрудника. Ошибки при оформлении перевода могут привести к проблемам с подтверждением стажа или расчетом пенсии, поэтому к заполнению трудовой книжки в этом случае нужно подходить максимально ответственно.

Что такое перевод и каким он бывает?

Согласно Трудовому кодексу РФ, перевод — это изменение трудовой функции работника или структурного подразделения, в котором он работает. Важно различать два основных вида переводов:

• Внутренний перевод, происходит у того же самого работодателя (например, повышение в должности, переход в другой отдел или филиал).
• Внешний перевод — переход работника к другому работодателю по его просьбе или с его согласия.

В данной статье мы подробно разберем, как правильно заполнить трудовую книжку при внутреннем переводе, так как именно этот случай вызывает наибольшее количество вопросов у кадровиков.

Основные правила заполнения

Прежде чем вносить запись о переводе, необходимо помнить несколько золотых правил:

1. Согласие работника обязательно. Перевод допускается только с письменного согласия сотрудника (исключения строго оговорены в законе, например, при производственной необходимости на срок до 1 месяца).
2. Основание для записи. Запись вносится только на основании приказа (распоряжения) работодателя.
3. Своевременность. Запись о переводе должна быть внесена в трудовую книжку в течение недели со дня издания приказа.
4. Сокращения запрещены. Все слова (должность, отдел, слова «переведен») должны быть написаны полностью без аббревиатур.

Пошаговая инструкция: как внести запись о переводе

Запись о переводе вносится в раздел «Сведения о работе». Разберем алгоритм по графам:

Шаг 1. Заполнение графы 1 (№ записи)

Проставляется порядковый номер записи. Нумерация должна быть сквозной в пределах раздела «Сведения о работе». Если предыдущая запись имела номер 5, то запись о переводе будет под номером 6.

Шаг 2. Заполнение графы 2 (Дата)

В этой графе арабскими цифрами указывается дата перевода. Формат: ДД.ММ.ГГГГ. Важно: дата в трудовой книжке должна совпадать с датой фактического перевода сотрудника на новую должность (и с датой приказа, если он издается в этот же день).

Шаг 3. Заполнение графы 3 (Сведения о переводе)

Это самая важная графа, в которой чаще всего допускают ошибки. Текст должен быть четким и информативным. Стандартная формулировка выглядит так:

«Переведен на должность [название новой должности] в [название структурного подразделения/отдела]»

Если сотрудник переводится в другое структурное подразделение, но должность остается той же, указываем:

«Переведен в [название отдела] на должность [название должности]»

Обратите внимание: если наименование отдела не было указано в записи о приеме на работу, то и при переводе его можно не указывать, ограничившись только новой должностью.

Шаг 4. Заполнение графы 4 (Основание)

Здесь указывается документ, на основании которого произведен перевод. Обязательно пишется слово «Приказ», дата его издания и номер. Например:

«Приказ от № 24-к»

Никаких других документов (дополнительное соглашение, заявление) в этой графе указывать не нужно.

Пример правильного заполнения

Для наглядности приведем пример заполнения раздела «Сведения о работе» при переводе менеджера в отдел продаж на должность старшего менеджера:

• Графа 1: 11
• Графа 2:
• Графа 3: Переведен на должность старшего менеджера в отдел продаж
• Графа 4: Приказ от № 45-к

Частые ошибки и как их избежать

Даже опытные кадровики иногда допускают неточности. Вот самые распространенные ошибки:

1. Использование слова «Переведен» с маленькой буквы в середине предложения. Если после заголовка (наименования организации) идет новая строка, первое слово должно быть с заглавной буквы.
2. Неполное наименование должности. Должность нужно указывать строго так, как она прописана в штатном расписании и в приказе о переводе.
3. Внесение записи о временном переводе. Запись в трудовую книжку вносится только при постоянном переводе. Если сотрудник переводится временно (например, на время декретного отпуска другой сотрудницы), запись в трудовую книжку не вносится!
4. Ошибочная дата. Указание даты издания приказа вместо даты фактического перевода, если они не совпадают.

Что делать, если запись внесена с ошибкой?

Если ошибка обнаружена сразу, неверную запись нужно признать недействительной. Ниже ошибочной записи вносится новая:

В графе 3 пишется: «Запись за номером [номер ошибочной записи] недействительна».
Затем ниже вноситься правильная запись о переводе.

Если же ошибка закралась в наименование должности и это может повлиять на льготный стаж или пенсию, исправлять запись нужно обязательно, даже если прошло много лет.

Правильно заполнить трудовую книжку при переводе сотрудника — это обязанность работодателя, которая требует внимательности и знания нормативных актов. Главное, опираться на приказ, не использовать сокращения, не вносить записи о временных переводах и четко формулировать новую должность и подразделение. Соблюдение этих простых правил защитит как работодателя от штрафов трудовой инспекции, так и самого работника от проблем при оформлении пенсии.