Важность правильного оформления записи о приёме на работу трудно переоценить: от корректного заполнения зависит законность трудовых отношений‚ возможность получения социальных льгот и защита прав работника. В 2026 году правила ведения трудовых книжек (бумажных и электронных) уточнены‚ а за ошибки работодателю грозит административная ответственность.

Содержание статьи

1. Нормативно‑правовая база
2. Виды трудовых книжек
3. Подготовка к записи
4. Пошаговое заполнение
5. Образцы записей (бумажные и электронные)
6. Типичные ошибки и как их избежать
7. Часто задаваемые вопросы

Нормативно‑правовая база

• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – главы 2‑5‚ ст. 65‑71.
• Порядок ведения трудовых книжек‚ утверждённый приказом Минтруда России от № 320н.
• Постановление Правительства РФ от № 225 «Об утверждении Положения о трудовых книжках».
• КонсультантПлюс‚ 2026: «Запись в трудовой книжке о приёме на работу (образец заполнения)».

Все указанные документы позволяют фиксировать в графе 4 «Основания для внесения записи» сразу два референса – приказ о приёме и решение учредительного органа (например‚ назначение директора). Это упрощает последующую проверку записей.

Виды трудовых книжек

Если работник уже имеет ЭТК‚ в бумажной книжке делается закрывающая запись («Книга закрыта»)‚ после чего новые записи в неё вносить нельзя.

Подготовка к записи

Необходимые документы

• Трудовой договор (или приказ о приёме на работу).
• Решение учредительного органа (если речь идёт о назначении на должность директора‚ руководителя и т.п.).
• Уставные документы организации (для уточнения полного и сокращённого наименования).
• Согласие работника на ведение бумажной/электронной трудовой книжки.

Проверка данных

1. Проверьте правильность ИНН‚ ОГРН и полного названия организации – они указываются в графе 3 «Сведения о работе».
   Важно: данные берутся из устава или выписки из ЕГРЮЛ.
2. Убедитесь‚ что в приказе указана дата и номер (пример: «Приказ № 45 от г.»).
3. Если в графе 4 фиксируются два основания‚ они пишутся через точку с запятой.

Пошаговое заполнение записи о приёме на работу

Шаг 1. Откройте страницу «Сведения о работе» (графа 3)

Впишите полное и сокращённое наименование организации‚ её ИНН‚ ОГРН‚ а также адрес места работы. Запись делается от руки (чёрным чернилом) или штампом.

Шаг 2. Укажите должность и структуру (графа 2)

Пример: «Главный бухгалтер»; «Отдел финансов и бухгалтерии». Если работник назначен на несколько должностей‚ указывают основную.

Шаг 3. Установите даты работы (графа 5)

Формат: «дд.мм.гггг – дд.мм.гггг». При приёме запись выглядит так: « – …» (конечная дата оставляется пустой до увольнения).

Шаг 4. Заполните графу 4 «Основания для внесения записи»

Вариант с двумя документами:

Приказ № 45 от г.; Решение учредительного собрания № 12 от г.

Если используется один документ – указывают только его реквизиты.

Шаг 5. Подпись и печать работодателя

Работодатель ставит подпись (фамилия И. О.) и печать организации. В случае ЭТК – подтверждает запись ЭЦП.

Шаг 6. Подтверждение работником

Работник ставит подпись в графе «Подпись работника»‚ подтверждая‚ что запись соответствует действительности.

Образцы записей

Бумажная трудовая книжка – пример записи о приёме

Электронная трудовая книжка (ЭТК) – скриншот (условный)

В системе «Госуслуги» запись выглядит так:

[Дата] 
[Должность] Главный бухгалтер
[Организация] ООО «ТехноСервис»‚ ИНН 7701234567‚ ОГРН 11###-###-####
[Основания] Приказ № 45 от г.; Решение учредительного собрания № 12 от г.
[Подписи] Работодатель – ЭЦП; Работник – ЭЦП

Типичные ошибки и способы их устранения

• Отсутствие даты и номера приказа. Запись считается недействительной. Решение: всегда указывайте полные реквизиты.
• Неправильный порядок граф: 5‑4‑3. Трудовой кодекс требует строго следовать порядку. Решение: использовать готовый шаблон.
• Запись в графе 3 без указания ОГРН/ИНН. При проверке инспектору будет отказано в признании записи. Решение: берите данные из официального выписки из ЕГРЮЛ.
• Стирание или закрещивание текста. По п. 12 Порядка такие действия запрещены. Решение: в случае ошибки делайте исправительную запись – в графе 6 указываете «Исправление записи № 1»‚ в графе 7 – правильный текст‚ а в графе 8 – подпись и печать;
• Отсутствие подписи работника. Запись считается неполной. Решение: убедитесь‚ что работник подписал запись в присутствии работодателя.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли указать в графе 4 два разных документа?

Да. НПА не запрещают это. При этом документы перечисляются через точку с запятой‚ как показано в примерах.

Что делать‚ если работник уже имеет электронную трудовую книжку?

В бумажной книжке делается закрывающая запись «Книга закрыта». Далее все новые записи вносятся только в ЭТК через портал «Госуслуги».

Как оформить запись при приёме на работу в вахтовом методе?

В графе 2 указывается «Вахтовый метод работы»‚ в графе 5 – даты начала и окончания вахтового периода. В графе 4 указывается приказ о приёме‚ а также документ‚ подтверждающий вахтовый характер (например‚ договор о вахтовой работе).

Кто несёт ответственность за ошибку в записи?

За нарушение порядка ведения трудовой книжки ответственность несёт работодатель. Штрафы могут достигать 5 000 рублей за каждую неправильную запись (п. 5.2 ст. 5.27 ТК РФ).

Нужно ли фиксировать совместительство в той же записи?

Нет. Совместительство фиксируется отдельной записью в разделе «Сведения о работе»‚ где указываются даты и основание (договор о совместительстве);

Запись о приёме на работу – один из ключевых элементов трудового документооборота. С 2026 года правила стали более детализированными‚ но при соблюдении простого алгоритма (документы → проверка → заполнение → подписи → проверка ошибок) процесс проходит без осложнений. Используйте приведённые образцы и рекомендации‚ а в случае сомнений консультируйтесь с юристом или специалистом по кадрам.

Помните: правильная запись в трудовой книжке защищает интересы как работника‚ так и работодателя.