Трудовая книжка, это основной документ‚ подтверждающий трудовую деятельность работника на территории Российской Федерации. Несмотря на активное внедрение электронных трудовых книжек (ЭТК)‚ бумажные экземпляры до сих пор остаются актуальными для многих сотрудников и работодателей. В этой статье мы подробно разберём‚ как правильно заполнять трудовую книжку по образцу‚ используя актуальные рекомендации и нормативные акты из системы КонсультантПлюс‚ с учётом изменений на 2026 год.

Правовая основа ведения трудовой книжки

Основным нормативным актом‚ регулирующим ведение трудовых книжек‚ является:

• Трудовой кодекс РФ (ст. 66) — устанавливает обязательность ведения трудовой книжки для всех работников;
• Постановление Правительства РФ от № 225 (в ред. от ) — утверждает Правила ведения и хранения трудовых книжек;
• Приказ Минтруда России от № 320н — утверждает новую форму трудовой книжки и инструкцию по её заполнению;
• Инструкция по заполнению трудовых книжек (утв. Приказом Минтруда от № 588н) — детально описывает порядок внесения записей.

Все эти документы доступны в системе КонсультантПлюс и регулярно обновляются с учётом изменений законодательства. Рекомендуеться всегда сверяться с актуальной редакцией перед внесением записей.

Форма трудовой книжки: образец 2026 года

С 2021 года введена новая форма трудовой книжки‚ утверждённая Приказом Минтруда № 320н. Она отличается от старой следующими особенностями:

• Более защищённый от подделок бланк с водяными знаками и защитной нитью;
• Увеличенный объём страниц для записей;
• Унифицированная структура: ьный лист‚ разделы «Сведения о работнике» и «Сведения о работе»;
• Отсутствие графы «Серия и номер», теперь номер присваивается в единой базе ПФР при переходе на ЭТК.

Образец заполнения ьного листа:

1. Фамилия‚ имя‚ отчество — вносится полностью‚ как в паспорте;
2. Дата рождения, числом‚ месяц и год — прописью;
3. Образование — указывается по документу (например‚ «среднее общее»‚ «высшее»);
4. Специальность — по диплому или аттестату;
5. Дата заполнения — дата‚ когда книжка была выдана работнику;
6. Подпись работника — ставится только при получении книжки;
7. Печать работодателя — обязательна‚ если книжка выдана впервые.

Как правильно заполнять записи о работе

Записи в трудовой книжке вносятся только на основании официальных документов: приказа о приёме‚ переводе‚ увольнении‚ награждении и т.д.

Приём на работу

Пример записи:

«Принят на работу в качестве бухгалтера»
Основание: приказ № 15 от

Важно: не указывать должность с уточнениями вроде «на условиях стажировки» или «временно» — только официальная должность‚ как в штатном расписании.

Перевод на другую должность

Пример записи:

«Переведён с должности бухгалтера на должность главного бухгалтера»
Основание: приказ № 45 от

Увольнение — строгие формулировки

Это наиболее критичный раздел. Формулировки увольнения должны точно соответствовать статьям ТК РФ. Ниже — образцы из КонсультантПлюс:

• По инициативе работника: «Уволен по собственному желанию‚ п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ»
• По соглашению сторон: «Уволен по соглашению сторон‚ п. 1 ч. 1 ст. 77 ТК РФ»
• По инициативе работодателя (сокращение): «Уволен в связи с сокращением численности или штата работников организации‚ п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ»
• За нарушение трудовой дисциплины: «Уволен за неоднократное неисполнение трудовых обязанностей‚ п. 5 ч. 1 ст. 81 ТК РФ»

Важно! Нельзя использовать устаревшие формулировки из КЗоТ РСФСР (например‚ «п. 1 ст. 29 КЗоТ РСФСР»), они утратили силу. Все ссылки должны быть на Трудовой кодекс РФ.

Записи о награждениях и поощрениях

Согласно КонсультантПлюс‚ записи о награждениях (грамоты‚ благодарности‚ премии) вносятся в трудовую книжку по желанию работодателя‚ но только на основании приказа или распоряжения.

Пример записи:

«Награждён благодарностью за высокие результаты работы в 2025 году»
Основание: приказ № 88 от

Записи о награждениях не обязательны‚ но могут повысить привлекательность работника на рынке труда.

Электронная трудовая книжка: что изменилось в 2026 году?

С 2020 года в России постепенно вводится электронная трудовая книжка (ЭТК). С 2026 года:

• Работники могут выбрать формат: бумажный или электронный;
• Если работник подал заявление о переходе на ЭТК‚ работодатель обязан выдать ему бумажную книжку на руки с последней записью;
• Все новые записи вносятся только в ЭТК — в разделе «Сведения о трудовой деятельности» на сайте Пенсионного фонда РФ;
• Бумажная книжка больше не ведётся‚ но сохраняется как архивный документ.

Образец заявления на переход на ЭТК можно найти в КонсультантПлюс — он унифицирован и содержит все обязательные реквизиты.

Что делать‚ если трудовая книжка утеряна?

Если работник потерял трудовую книжку‚ работодатель обязан:

1. Выдать дубликат в течение 15 дней с момента обращения;
2. На основании документов: приказов‚ трудовых договоров‚ справок из ПФР;
3. В дубликате делается запись: «Дубликат выдан взамен утраченного» с указанием даты утраты (если известна) и даты выдачи дубликата.

Подробная инструкция по восстановлению доступна в статье КонсультантПлюс: «Если работник потерял трудовую книжку» (Аскарова В.В.‚ 2008‚ актуализирована на 2026 г;).

Ошибки при заполнении, как их избежать?

Самые частые ошибки‚ по данным КонсультантПлюс:

• Использование нестандартных формулировок увольнения;
• Отсутствие ссылки на статью ТК РФ;
• Неправильное написание дат (например‚ «01.03.25» вместо «»);
• Записи карандашом или цветными ручками — только чёрными чернилами;
• Исправления без заверения печатью и подписью;
• Отсутствие подписи работника при получении книжки.

Важно! Любое исправление в трудовой книжке должно быть заверено подписью ответственного лица‚ печатью и надписью: «Исправлено» с указанием даты.

Где найти актуальные образцы и шаблоны?

Для получения официальных образцов заполнения трудовой книжки‚ бланков‚ заявлений и приказов рекомендуется:

• Зарегистрироваться на КонсультантПлюс — получить бесплатный пробный доступ на 2 дня;
• В разделе «Документы» найти: «Форма трудовой книжки»‚ «Инструкция по заполнению»‚ «Образцы заявлений на ЭТК»;
• Скачать готовые шаблоны в формате Word или PDF;
• Использовать функцию «Консультации экспертов», ответы на сложные кадровые вопросы от практикующих юристов.

Трудовая книжка — это не просто формальность‚ а юридически значимый документ‚ влияющий на пенсионные права‚ трудоустройство и репутацию работника. Правильное заполнение требует внимания к деталям‚ знания законодательства и использования актуальных источников.

Система КонсультантПлюс остаётся самым надёжным инструментом для кадровиков и бухгалтеров: она оперативно обновляет нормативы‚ содержит образцы‚ комментарии экспертов и позволяет избежать штрафов за нарушения.

Рекомендация: даже если вы перешли на электронные трудовые книжки‚ сохраняйте бумажные экземпляры как минимум 75 лет — это требование законодательства об архивных документах.

Для получения бесплатного доступа к полной базе КонсультантПлюс и скачивания образцов трудовой книжки 2026 года — перейдите на сайт: www.consultant.ru