Несмотря на повсеместный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК)‚ ведение бумажных бланков остается актуальным для многих сотрудников. И одной из самых частых причин для ошибок кадровиков является неправильное внесение сведений об образовании и обучении. В этой статье мы подробно разберем‚ как правильно заполнять эти данные на ьном листе и в разделе сведений о работе‚ как исправлять ошибки и руководствоваться актуальными правилами 2025-2026 годов.
Нормативная база: по каким правилам заполнять
С 1 сентября 2021 года и по текущий 2026 год заполнение трудовых книжек осуществляется в соответствии с Порядком № 320н (утвержден Приказом Минтруда России). Этим документом утверждены формы трудовой книжки‚ вкладыша‚ а также правила их ведения и хранения. Порядок 320н заменил ранее действовавшие Правила и Инструкцию‚ однако базовые принципы внесения данных об образовании во многом сохранились.
Заполняем ьный лист: сведения об образовании
Сведения о работнике‚ включая образование‚ указываются на первой странице (ьном листе) трудовой книжки при ее первичном оформлении‚ а также при выдаче дубликата или вкладыша.
Как писать уровень образования
Уровень образования вписывается в строку «Образование». Согласно современным правилам и реформе образования‚ следует использовать актуальные формулировки:
- Среднее общее — для выпускников 11 классов школ (ранее писали «среднее»);
- Среднее профессиональное — для оконченных колледжей‚ техникумов‚ училищ (ранее — «начальное профессиональное» или «среднее профессиональное»);
- Высшее, для бакалавриата‚ специалитета‚ магистратуры и аспирантуры.
Как писать профессию и специальность
В строке «Профессия‚ специальность» указывается именно профессия или специальность‚ а не квалификация (не путайте!). Пишите точно так‚ как указано в дипломе.
Примеры для разных уровней образования:
- Среднее профессиональное: в строке «Образование» пишем «Среднее профессиональное»‚ в строке «Профессия‚ специальность», «Экономика и бухгалтерский учет» (а не «Бухгалтер»‚ это уже квалификация).
- Бакалавриат: в строке «Образование» — «Высшее»‚ в строке «Профессия‚ специальность» — «Юриспруденция».
- Магистратура: в строке «Образование» — «Высшее»‚ в строке «Профессия‚ специальность» — «Менеджмент».
Если сотрудник получил новое образование: дополнение записей
Часто бывает так‚ что сотрудник устраивается на работу со средним профессиональным образованием‚ а за время работы оканчивает вуз. Как быть в этом случае?
Старую запись на ьном листе зачеркивать одной сплошной чертой нельзя (допускается зачеркивание лишь с сохранением читаемости старой записи‚ а рядом пишется новая). Однако если места для дополнений на ьном листе не хватает‚ вшивать вкладыш только для этих целей не нужно. Вкладыш вшивается только тогда‚ когда заполнены все страницы раздела «Сведения о работе».
Если на ьном листе в строках «Образование» и «Профессия‚ специальность» не осталось места‚ запись об обучении можно сделать в разделе «Сведения о работе» (п. 3.1 Инструкции и подп. «б» п. 21 Правил).
Запись об обучении в разделе «Сведения о работе»
Если сотрудник предприятия за период работы в компании окончил обучение в организации‚ у которой имеется лицензия на оказание образовательных услуг‚ и в итоге:
- получил профессию‚ квалификацию‚ специальность;
- повысил имеющуюся квалифика;
- получил новый разряд‚ класс или категорию‚
информация об этом обязательно должна быть внесена в раздел «Сведения о работе».
Образец внесения записи в раздел «Сведения о работе»:
- В графе 1 ставится порядковый номер записи.
- В графе 2 указывается дата внесения записи.
- В графе 3 делается запись: «Присвоена квалификация «бакалавр» по специальности «Менеджмент» в связи с окончанием ФГБОУ ВО «Название университета»» или «Присвоен 5 разряд профессии «Электрогазосварщик» в связи с окончанием ГБПОУ «Название колледжа»».
- В графе 4 указывается реквизит документа (диплома‚ удостоверения‚ свидетельства) — например: «Диплом № 123456 от ».
Как исправить ошибку в записи об образовании
Если кадровик допустил ошибку на ьном листе (например‚ неправильно указал специальность)‚ исправлять это нужно следующим образом:
- Ошибочную запись нельзя замазывать корректором.
- Неверная информация зачеркивается одной чертой так‚ чтобы можно было прочитать зачеркнутое.
- Рядом (на свободном месте) пишется правильный вариант.
- На внутренней стороне обложки трудовой книжки делается ссылка на документ‚ на основании которого вносится исправление (например‚ диплом)‚ с указанием его серии‚ номера и даты. Ставится подпись кадровика и печать работодателя (при наличии).
Если ошибка допущена в разделе «Сведения о работе»‚ она признается недействительной в порядке‚ предусмотренном для исправления неверных записей (путем внесения следующей записи о признании предыдущей недействительной и внесении верных данных).
Резюме
Заполнение сведений об образовании и обучении требует предельной внимательности. Главное правило — всегда сверяйтесь с оригиналом диплома и вносите данные в точном соответствии с формулировками документа об образовании. Соблюдение Порядка № 320н и аккуратное ведение бумажной трудовой книжки защитит как работодателя от штрафов‚ так и работника от проблем при оформлении пенсии или трудоустройстве на новое место.