Несмотря на глобальную цифровизацию и постепенный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК)‚ бумажные форматы по-прежнему остаются актуальными для большого числа работников. В 2026 году кадровикам и работодателям необходимо учитывать ряд важных изменений в законодательстве‚ чтобы избежать штрафов и неточностей в стаже сотрудников. В этой статье мы подробно разберем‚ как правильно заполнить трудовую книжку‚ оформить вкладыш и дубликат‚ а также какие новые правила действуют с 1 сентября.

Нормативная база: какими правилами руководствоваться

С 1 сентября 2021 года старые правила ведения трудовых книжек и Инструкция Минтруда РФ от № 69 утратили силу. Теперь основным документом является Приказ Минтруда России от № 320н‚ который утвердил новую форму трудовой книжки‚ а также порядок ее ведения и хранения. Именно этим Приказом нужно руководствоваться в 2026 году.

Кроме того‚ стоит помнить о правилах изготовления бланков (регулируется Приказом Минфина от № 55н) и базовых положениях Постановления Правительства РФ № 225.

Электронные и бумажные трудовые книжки: что нового?

С 1 января 2023 года введены в действие трудовые книжки нового образца. Однако бумажный бланк нового образца оформляется только в двух случаях:

• Если прежняя трудовая книжка была утеряна или испорчена (в таком случае выдается дубликат).
• Если сотрудник‚ у которого ранее была утеряна бумажная книжка‚ впервые устраивается на работу после длительного перерыва.

Важно: для лиц‚ впервые поступающих на работу (после )‚ бумажная трудовая книжка вообще не заводится — им сразу оформляется электронная трудовая книжка (ч. 8 ст. 2 Федерального закона от № 439-ФЗ).

Если же трудовая книжка вашего работника была заведена до ‚ необходимо продолжать вносить записи именно в нее‚ а не оформлять новую.

Узнать статус электронной трудовой книжки сотрудник может самостоятельно: для этого нужно зайти на портал Госуслуг в раздел «Услуги» → «Работа и занятость» → «Трудовое право»‚ выбрать пункт «Выписка из электронной трудовой книжки» и нажать кнопку «Получить выписку».

Общие требования к заполнению

При заполнении бумажной трудовой книжки и вкладышей к ней необходимо соблюдать следующие общие требования:

1. Записи производятся на русском языке (или на языке союзной‚ автономной республики‚ автономной области‚ если это предусмотрено локальными актами).
2. Записи вносятся аккуратно‚ без помарок и исправлений (исправление ошибок производится путем признания записи недействительной‚ а не зачеркиванием).
3. Используются перьевые‚ капиллярные или гелевые ручки. Чернила должны быть световодостойкими: черного‚ синего или фиолетового цвета.
4. Записи дат производятся арабскими цифрами: число и месяц, двузначными‚ год — четырехзначными (например‚ ).
5. Трудовая книжка оформляется на работника‚ отработавшего свыше 5 дней.

Заполнение ьного листа

ьный лист содержит сведения о работнике. Он заполняется при первичном оформлении книжки‚ а также при выдаче дубликата или вкладыша. На ьном листе указываются:

• ФИО работника (полностью‚ без сокращений‚ на основании паспорта);
• Дата рождения;
• Образование и профессия/специальность (на основании диплома или иного документа об образовании);
• Дата заполнения трудовой книжки;
• Подпись работника;
• Подпись лица‚ ответственного за ведение трудовых книжек‚ и печать работодателя (при наличии печати).

При смене фамилии старые данные зачеркиваются одной чертой‚ а новые записываются рядом. Ссылка на документ‚ подтверждающий смену (например‚ свидетельство о браке)‚ вносится на внутреннюю сторону обложки.

Заполнение раздела «Сведения о работе»

Это самый объемный раздел‚ в который вносятся данные о приеме‚ переводах‚ увольнении и награждениях.

Запись о приеме на работу

В графе 3 раздела «Сведения о работе» в виде заголовка указывается полное и сокращенное (при наличии) наименование организации. Под этим заголовком:

• Графа 1: ставится порядковый номер записи;
• Графа 2: указывается дата приема на работу;
• Графа 3: вносится запись о принятии на работу с указанием должности‚ профессии или специальности с квалификацией. Если работа является совместительством‚ обязательно делается пометка: «Принят на работу по совместительству на должность [название]»;
• Графа 4: указывается дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя‚ по которому работник принят на работу.

Запись об увольнении

При увольнении работника вносится запись в ту же таблицу:

• Графа 1 и 2: порядковый номер и дата увольнения;
• Графа 3: указывается причина увольнения со ссылкой на статью‚ пункт и часть Трудового кодекса РФ. Формулировка должна строго соответствовать формулировке ТК РФ;
• Графа 4: дата и номер приказа об увольнении.

Все записи‚ внесенные в трудовую книжку за время работы у данного работодателя‚ заверяются подписью работодателя или лица‚ ответственного за ведение трудовых книжек‚ печатью (при наличии) и подписью самого работника.

Оформление вкладыша в трудовую книжку

Трудовая книжка может быть дополнена вкладышем‚ если все страницы одного из ее разделов (например‚ «Сведения о работе») заполнены.

Ключевые правила работы с вкладышем:

• Вкладыш является неотъемлемой частью трудовой книжки. Без самой трудовой книжки он недействителен.
• Если вы заводите вкладыш‚ на ьном листе самой трудовой книжки необходимо поставить штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указать серию и номер вкладыша.
• Как вшить вкладыш: он вшивается строго между последним листом трудовой книжки и правой частью обложки (п. 60 Инструкции/Порядка).
• ьный лист вкладыша заполняется по тем же правилам‚ что и ьный лист трудовой книжки‚ с актуальными данными работника на момент оформления вкладыша.

Оформление дубликата трудовой книжки

Если трудовая книжка работника была утеряна или испорчена‚ работодатель обязан оформить дубликат. Для этого сотруднику необходимо предоставить документы‚ подтверждающие его стаж работы у предыдущих работодателей (справки‚ выписки из архивов‚ копии приказов и т.д.) в соответствии с п. 11 Правил‚ утв. Постановлением Правительства от № 1015.

На ьном листе дубликата в правом верхнем углу ставится отметка «Дубликат». В раздел «Сведения о работе» вносится общий стаж работы до поступления к данному работодателю‚ а затем — записи о работе у текущего работодателя.

Подача сведений в СФР (бывший ПФР)

Не забывайте‚ что заполнение бумажной трудовой книжки — это лишь часть задачи. В 2026 году все работодатели обязаны своевременно подавать сведения о трудовой деятельности сотрудников в Социальный фонд России. При приеме на работу или увольнении данные подаются по форме ЕФС-1. Электронный документооборот сейчас является обязательным‚ и именно на его основе формируется электронная трудовая книжка гражданина.

Правильное заполнение трудовой книжки — это прямая обязанность работодателя. Ошибки в записях могут привести к проблемам при назначении пенсии‚ а кадровику — к административным штрафам. Избегайте неточностей‚ всегда сверяйтесь с приказами и документами работника‚ используйте актуальные бланки и помните‚ что с 2021 года действуют правила Приказа № 320н. А при нехватке места — не забывайте своевременно подшивать и заполнять вкладыш.