Трудовая книжка, это главный документ, подтверждающий трудовой стаж и деятельность работника. В Республике Казахстан (РК) правила ведения, хранения и заполнения трудовых книжек регламентируются приказом Министра здравоохранения и социальной защиты населения РК. Несмотря на глобальную тенденцию перехода на электронные трудовые книжки (ЭТК), которая активно реализуется в России и Беларуси с 2020 года, в Казахстане бумажные трудовые книжки по-прежнему играют важную роль, хотя параллельно функционирует электронная система социального страхования и учета стажа.
В этой статье мы подробно разберем, как правильно заполнять трудовую книжку в Казахстане, рассмотрим типичные ошибки и приведем наглядные примеры.
Общие правила заполнения трудовой книжки в РК
Перед тем как перейти к примерам, необходимо усвоить базовые принципы работы с этим документом:
- Язык заполнения: Записи в трудовую книжку вносятся на государственном (казахском) и русском языках.
- Сроки: Запись о приеме на работу, переводе или увольнении должна быть внесена не позднее 5 рабочих дней со дня издания соответствующего приказа.
- Нумерация: Все записи имеют свой порядковый номер в пределах соответствующего раздела. Нумерация должна быть сквозной.
- Без сокращений: Все слова пишутся полностью, без сокращений (например, нельзя писать «пр.», «расп.», «перев.» — только «приказ», «переведен»).
- Печать: Записи заверяются подписью руководителя или уполномоченного лица и печатью организации (при ее наличии).
Структура трудовой книжки
Трудовая книжка состоит из нескольких частей:
- ьный лист, содержит персональные данные работника.
- Сведения о работе, основной раздел, где фиксируется прием, перевод и увольнение.
- Сведения о награждениях, раздел для записи о поощрениях.
Пример заполнения ьного листа
ьный лист заполняется один раз при первичном оформлении трудовой книжки. Данные вносятся на основании документа, удостоверяющего личность, и документов об образовании.
Важно: На ьном листе должны быть две строки для фамилии, имени и отчества (на русском и казахском языках).
- Фамилия: Иванов / Иванов (пример)
- Имя: Александр / Александр
- Отчество: Сергеевич / Сергеевич
- Дата рождения: 15 мая 1990 года
- Образование: Высшее
- Профессия, специальность: Юрист
- Дата заполнения: 10 марта 2026 г.
Ниже ставится подпись владельца книжки, подпись лица, ответственного за выдачу трудовых книжек, и печать организации.
Пример заполнения раздела «Сведения о работе»
Это самый объемный и важный раздел. Рассмотрим примеры заполнения на конкретных ситуациях.
Запись о приеме на работу
В графе 3 в виде заголовка пишется полное наименование работодателя (например: ТОО «КазахСтрой»). Под этим заголовком вносятся записи.
| № записи | Дата | Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и со ссылкой на статью) | Документ, на основании которого внесена запись |
|---|---|---|---|
| 1 | 15 04 2026 | Принят в юридический отдел на должность юриста. | Приказ от № 12-к |
Запись о переводе
Перевод оформляется только с согласия работника.
| 2 | 01 10 2026 | Переведен в юридический отдел на должность старшего юриста. | Приказ от № 45-к |
Запись об увольнении
При увольнении обязательно указывается точная норма Трудового Кодекса РК (ТК РК).
| 3 | 20 12 2026 | Уволен по собственному желанию, пункт 1 статьи 49 Трудового кодекса Республики Казахстан. | Приказ от № 78-к |
После записи об увольнении ставится подпись работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печать.
Особенности оформления дубликата трудовой книжки
Если трудовая книжка была утеряна или пришла в негодность, работодатель обязан оформить дубликат. В Казахстане дубликат выдается на основании заявления работника. В дубликат переносятся все записи из прежней трудовой книжки (или на основании справок с предыдущих мест работы).
Важно: Если предоставленных документов недостаточно, в дубликат вносится запись об общем или непрерывном трудовом стаже. В графе 4 при этом не указываются номера приказов, а делается ссылка на справки, архивы или иные подтверждающие документы.
Электронные трудовые книжки (ЭТК) и будущее бумажных носителей
Как показывает мировой опыт, в частности в России, где с 1 января 2026 года завершается переходный период по внедрению ЭТК, а в Беларуси, где с 2024 года меняется порядок оформления дубликатов, цифровизация стажа — это неизбежный процесс.
В Казахстане также активно развивается система электронного документооборота. Работодатели обязаны вести сведения о трудовой деятельности сотрудников в информационных системах (например, в Кабинете работодателя на сайте enbek.kz). Тем не менее, бумажная трудовая книжка остается действующей и на сегодняшний день является обязательным документом для ведения работодателем, если работник не отказался от ее ведения в пользу электронной формы.
Частые ошибки при заполнении
- Неверная нумерация: Новый работодатель часто начинает нумерацию с единицы, забывая продолжить нумерацию из ранее внесенных данных. Правильно: нумерация должна быть сквозной на протяжении всего раздела.
- Сокращение слов: Использование аббревиатур (например, «ТК РК» вместо «Трудовой кодекс Республики Казахстан») является нарушением.
- Отсутствие печати и подписи: Каждая запись об увольнении должна быть заверена печатью и подписью.
- Заполнение цветной пастой: Записи должны вноситься ручкой с синими, фиолетовыми или черными чернилами. Использование зеленой или красной пасты недопустимо.
Правильное заполнение трудовой книжки в Казахстане — это залог спокойствия как работодателя, так и работника; Соблюдение инструкций, отсутствие сокращений и точное указание статей Трудового кодекса РК помогут избежать проблем при назначении пенсий и расчете стажа. Несмотря на постепенный переход на электронные форматы во всем мире (как это происходит в РФ и РБ), внимательное отношение к бумажному документу остается критически важным в 2026 году и в обозримом будущем.