Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность сотрудника и его стаж. В России она имеет два основных вида: бумажная (печатная) трудовая книжка и электронная трудовая книжка (ЭТК). С 2021 года при приёме на работу специалисты по кадрам обязаны вести только электронные трудовые книжки, однако в ряде случаев допускается ведение бумажной версии, например, при отсутствии доступа к системе «Электронная трудовая книжка».

Почему важно правильно заполнять записи о отпусках?

• Отпуск – это законный период, в течение которого работник имеет право на сохранение трудового стажа.
• Неправильная запись может привести к неполному стажу, что негативно скажется на пенсионных выплатах и правах по отпуску.
• В случае проверки со стороны инспекции труда, работодатель обязан предоставить точную и своевременную информацию.

Основные правила заполнения записей о отпусках

Сроки и порядок внесения записей

Запись о отпуске должна быть внесена в трудовую книжку в течение 5 рабочих дней после начала отпуска. Если работник уже находится в отпуске, запись можно сделать в любой момент до его возвращения.

Формат записи

В бумажной трудовой книжке запись выглядит так:

Дата начала отпуска – 
Дата окончания отпуска – 
Вид отпуска: ежегодный отпуск (первый год)

В электронной трудовой книжке информация вводится в соответствующие поля программы, после чего автоматически генерируется электронный документ.

Указание вида отпуска

В соответствии с Трудовым кодексом РФ, существуют несколько видов отпусков:

• Ежегодный отпуск (первый и второй год)
• Отпуск по беременности и родам
• Отпуск по уходу за ребенком до 7 лет
• Отпуск по болезни (если работник имеет справку)
• Отпуск по командировке (если работник находится в командировке)

Важно указать точный вид отпуска, иначе могут возникнуть вопросы при проверке.

Указание количества дней отпуска

В записи должно быть указано общее количество дней отпуска, включая выходные, если они входят в период отпуска. Например:

Общее количество дней отпуска: 14 дней (с по )

Подпись и печать

В бумажной трудовой книжке запись подписывается работодателем (или уполномоченным сотрудником) и печатается. В электронной трудовой книжке подпись заменяется цифровой подписью, подтверждающей подлинность.

Как вести электронную трудовую книжку (ЭТК) при отпуске

Вход в систему

Работодатель входит в портал «Электронная трудовая книжка» с помощью электронного сертификата.

Выбор сотрудника

В списке сотрудников выбирается нужный работник.

Добавление записи о отпуске

В разделе «Записи» нажимается «Добавить запись» и заполняются поля:

• Дата начала отпуска
• Дата окончания отпуска
• Вид отпуска (выбирается из выпадающего списка)
• Количество дней
• Комментарий (необязательно)

Подтверждение и сохранение

После заполнения всех полей нажимается «Сохранить», после чего система генерирует электронный документ, который автоматически сохраняется в базе данных.

Проверка и экспорт

Сотрудник может скачать PDF‑версию записи для личного архива, а работодатель – экспортировать данные в Excel для внутреннего учета.

Частые ошибки при заполнении записей о отпусках

• Неправильный вид отпуска (например, указание «ежегодный отпуск» вместо «отпуск по беременности»).
• Отсутствие указания даты окончания отпуска.
• Неправильное количество дней (запись 10 дней вместо 14).
• Запись в бумажной трудовой книжке без подписи и печати.
• Запись в ЭТК без подтверждения цифровой подписью.

Преимущества электронных трудовых книжек

1. Автоматизированный контроль сроков внесения записей.
2. Уменьшение риска ошибок и потери данных.
3. Доступность информации в любой точке мира.
4. Сокращение бумажных расходов.

Пошаговый чек‑лист для кадровиков

1. Проверить наличие справки о начале отпуска (если требуется).
2. Собрать данные: даты начала/окончания, вид отпуска, количество дней.
3. Внести запись в бумажную трудовую книжку (если применимо) – подписать и поставить печать.
4. Внести запись в электронную трудовую книжку – подтвердить цифровой подписью.
5. Сохранить копию записи в личный архив сотрудника.
6. Проверить, что запись отражена в системе учета кадров (HR‑система).

Заполнение трудовых книжек на время отпусков – это не просто формальность, а важный элемент соблюдения трудового законодательства. Тщательное и своевременное внесение записей гарантирует сотруднику сохранение стажа, а работодателю – защиту от возможных штрафов и проверок. Внедрение электронных трудовых книжек ускоряет процесс, повышает точность и обеспечивает прозрачность всей системы учета трудовых отношений.