В процессе оформления трудовых отношений с гостевыми работниками (например, временными, сезонными или внешними специалистами) часто возникает вопрос о том, как правильно заверить копию трудовой книжки для последующего её использования. Ниже изложены все необходимые шаги, требования и практические рекомендации.

Правовая основа

Согласно Трудовому кодексу РФ, работодатель обязан предоставить сотруднику копию трудовой книжки по его требованию, независимо от формы занятости. Для гостевых работников (по срочному или временному договору) порядок выдачи копий идентичен, однако есть несколько особенностей:

• Копию можно оформить в бумажном виде или в электронном формате.
• Подпись и печать (если они имеются) должны быть поставлены уполномоченным лицом.
• При необходимости в копию могут быть внесены отметки о заверивании – это подтверждает её подлинность.

Кто имеет право заверить копию

Завериванием копии занимаются:

1. Руководитель организации или его уполномоченный представитель.
2. Сотрудники отдела кадров, которым делегированы такие функции.
3. В случае отсутствия печати – подпись с указанием должности.

Важно, чтобы лицо, которое ставит подпись, было указано в локальных нормативных актах как имеющее право выполнять эту процедуру.

Пошаговая инструкция по завериванию

Для корректного оформления копии трудовой книжки следуйте этим шагам:

1. Подготовьте оригинал – возьмите оригинальную страницу, где указана информация о трудовом месте гостя.
2. Сделайте копию – используйте копир или сканер, чтобы получить точную копию.
3. Укажите реквизиты на копии:
• Наименование организации.
• ФИО сотрудника.
• Дата выдачи копии.
• Номер страницы оригинала.
4. Поставьте подпись уполномоченного лица.
5. Установите печать (если она есть) рядом с подписью.
6. Отметьте «Завериено» – можно добавить надпись «Копия проверена и завірена» или аналогичную.
7. Дайте копию работнику – вручите его в руки или отправьте по электронной почте (при электронном варианте подпись и печать могут быть сканированы).

Частые ошибки и как их избежать

• Отсутствие подписи – без подписи копия не считается официальной. Всегда проверяйте, подписан ли документ.
• Неправильный номер страницы – укажите точный номер страницы оригинала, чтобы избежать недоразумений.
• Отсутствие даты – дата выдачи копии важна для документального контроля.
• Неучёт особенностей гостевого договора – убедитесь, что копия соответствует условиям срочного трудового договора.

Электронные варианты

В современных условиях многие организации используют электронные копии трудовой книжки. При этом процесс заверивания выглядит так:

1. Сканировать оригинальную страницу.
2. Вставить скан в документ, добавив подпись и печать в виде изображений.
3. Сохранить файл в формате PDF и подписать его электронной подписью (если используется).
4. Отправить готовый документ сотруднику по e‑mail или разместить в корпоративном портале.

Электронный вариант упрощает процесс, но требует соблюдения требований к хранению и защите данных.

Часто задаваемые вопросы

• Можно ли заверить копию без оригинала? – Нет, копия должна быть сделана на основе оригинального документа.
• Нужна ли печать? – Печать не обязательна, но если она есть в организации, её следует использовать.
• Сколько копий можно выдать? – По требованию сотрудника можно выдавать сколько угодно копий, однако каждая должна быть завірена.
• Можно ли использовать электронную подпись? – Да, при условии, что электронная подпись соответствует требованиям ФЗ‑63.

Заверивание копии трудовой книжки для гостевого работника – обязательный, но простой процесс, который гарантирует подлинность документа и защищает интересы обеих сторон. Соблюдая описанные выше шаги, вы сможете оформить копию корректно, быстро и в полном соответствии с законодательством РФ.

Если у вас возникнут дополнительные вопросы, рекомендуем обратиться к специалисту по персоналу или юридическому отделу вашей организации.