Трудовая книжка, это основной документ, подтверждающий трудовой стаж и профессиональную деятельность гражданина․ В 2026 году, когда электронные трудовые книжки стали стандартом, бумажный формат и его копии по-прежнему играют важную роль, особенно при оформлении пенсии, получении кредитов или виз․ Особое внимание следует уделить моменту увольнения, так как именно в этот период работник чаще всего запрашивает заверенную копию документа․
В данной статье мы подробно разберем, как правильно заверить копию трудовой книжки при увольнении, какие требования действуют в 2026 году, и что делать, если работодатель отказывается выдавать документ․
Когда и зачем нужна заверенная копия при увольнении?
Согласно трудовому законодательству, работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку в день увольнения (последний день работы) с внесенной записью о прекращении трудового договора․ Однако оригинал остается у работника, а для предоставления в различные инстанции (банки, консульства, новые работодатели, органы соцзащиты) часто требуется заверенная копия․
Копия трудовой книжки, заверенная работодателем, необходима для:
- Подтверждения стажа для расчета пенсии в Социальном фонде России (СФР);
- Оформления льгот и субсидий;
- Получения визы в некоторые страны;
- Предоставления новому работодателю (если оригинал временно изъят или утерян);
- Судебных разбирательств по трудовым спорам․
Порядок выдачи копии трудовой книжки
Важно помнить: работодатель не обязан выдавать заверенную копию трудовой книжки автоматически в день увольнения․ Для ее получения работнику необходимо написать письменное заявление․
- Подача заявления: Сотрудник пишет заявление в свободной форме с просьбой выдать заверенную копию трудовой книжки․ В заявлении можно указать цель запроса (например, «для предоставления по месту требования»)․
- Сроки выдачи: Согласно нормам, действующим в 2026 году, работодатель обязан подготовить и выдать заверенную копию в течение трех рабочих дней с момента получения заявления․ Если увольнение происходит в день подачи заявления, копия должна быть выдана в день увольнения․
- Электронная трудовая: Если речь идет об электронной трудовой книжке, то в день увольнения работодатель обязан выдать форму СТД-Р․ Бывший работодатель не обязан предоставлять заверенную копию электронной трудовой после даты увольнения, поэтому важно запросить все документы вовремя․
Как правильно заверить копию: требования 2026 года
Заверение копии трудовой книжки должно производиться в строгом соответствии с ГОСТ Р 7․0․97-2016․ Несоблюдение этих правил может привести к тому, что документ будет признан недействительным․
Основные правила заверения:
- Копия должна быть полной: копируются все заполненные страницы трудовой книжки, включая ьный лист․
- На каждой странице копии (или на последнем листе, если копии сшиты) ставится надпись: «Копия верна»․
- Указывается должность лица, заверившего копию (например, специалист по кадрам, генеральный директор)․
- Ставится личная подпись ответственного лица с расшифровкой (фамилия и инициалы)․
- Указывается дата заверения копии․
- Ставится печать организации (при наличии)․ Если организация отказалась от использования печати, то ее отсутствие не является ошибкой, но желательно наличие соответствующего локального акта․
- Делается отметка о том, что оригинал документа находится у работодателя (или у работника, если книжка уже выдана), с указанием места хранения оригинала․
Образец надписи для заверения:
Копия верна
Специалист отдела кадров
(должность) _______________ /Иванова А․П․/ (подпись)
23 мая 2026 г․ (дата)
Оригинал документа хранится в личном деле сотрудника № 45․
(Место для печати организации)
Запись об увольнении: нюансы заполнения и заверения
Перед выдачей трудовой книжки (и соответственно, перед снятием копии для архива или работника) в нее должна быть внесена запись об увольнении․ В 2026 году требования к этой записи остаются строгими:
- В графу 4 вносится дата и номер приказа (распоряжения) об увольнении․
- Запись заверяется подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек․
- Указывается должность заверившего лица и расшифровка подписи․
- Ставится печать организации (если она используется)․
- Свою подпись под записью об увольнении ставит и сам работник, подтверждая ознакомление․
Только после внесения и заверения записи об увольнении копия трудовой книжки считается актуальной и полной․
Частые ошибки и риски
Работодатели и сотрудники часто допускают ошибки при оформлении копий, что может привести к штрафам или отказу в принятии документа:
- Отсутствие заявления: Выдача копии без письменного запроса сотрудника может быть расценена как нарушение процедуры обработки персональных данных․
- Неполная копия: Копирование только отдельных страниц (например, только последней записи) делает документ недействительным для официальных органов․
- Отсутствие даты или подписи: Любая из этих деталей делает копию невалидной․
- Игнорирование сроков: Задержка выдачи копии более чем на 3 дня грозит работодателю административной ответственностью․
Что делать, если работодатель отказывает?
Если работодатель отказывается выдавать заверенную копию трудовой книжки или нарушает сроки, работник имеет право:
- Написать жалобу в Государственную инспекцию труда (ГИТ)․
- Обратиться в суд для принуждения выдачи документа и компенсации морального вреда․
- Потребовать выдачи справки о периодах работы, которую работодатель обязан предоставить в день увольнения безотлагательно․
Помните: работодатель обязан выдавать надлежащим образом заверенные копии документов, связанных с работой, по письменному заявлению работника․ Это требование закона, и его неисполнение влечет за собой штрафные санкции․
Заверенная копия трудовой книжки при увольнении — важный документ, который должен быть оформлен безупречно․ Соблюдение правил ГОСТ, наличие всех подписей, печатей и правильное указание дат гарантируют работнику отсутствие проблем при дальнейшем трудоустройстве или оформлении социальных выплат․ Работодателю же стоит помнить, что своевременная и правильная выдача таких документов — это не только обязанность, но и способ избежать юридических рисков в 2026 году․