Заверение копии трудовой книжки – одна из типовых процедур кадрового делопроизводства. Ошибки в оформлении могут привести к спорам с работником, штрафам со стороны трудовой инспекции и даже к судебным решениям в пользу сотрудника. Ниже представлен пошаговый алгоритм, основанный на действующем законодательстве, нормативных актах и практических рекомендациях из открытых источников (данные актуальны на 21 мая 2026 г.).
Нормативная база
- Трудовой кодекс РФ, ст. 62 – копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.
- ГОСТ Р 6.30‑2003 (п. 3.26) – ранее допускалось использование любой печати организации (отдела кадров, филиала и т.д.).
- Текущий ГОСТ – копия заверяется исключительно печатью организации (главный офис).
- Указ Президиума ВС СССР от № 9779‑X – требует указания места нахождения оригинала документа в заверительной надписи.
- Письма и разъяснения Минтруда, Роструда – подтверждают, что при отсутствии записи о местонахождении оригинала суд может признать копию недействительной, если иное не доказано работодателем.
Таким образом, для корректного заверения необходимо соблюсти три обязательных элемента:
- Подпись уполномоченного лица (руководитель или сотрудник, получивший такое право локальным нормативным актом или доверенностью).
- Печать организации (не отдела кадров, не филиала).
- Запись о месте нахождения оригинала трудовой книжки.
Кто может заверять копию?
Согласно локальным нормативным актам организации (положение о кадровом делопроизводстве, инструкция по работе с трудовыми книжками) право заверения копий предоставляется:
- руководителю организации;
- уполномоченному сотруднику отдела кадров (кадровику, специалисту по кадровому делопроизводству) – при наличии доверенности или приказа о delegating полномочий;
- иному должностному лицу, указанному в приказе о назначении ответственного за работу с трудовыми книжками.
Важно: подпись ставится только тем лицом, которому дано такое право. Подпись простого сотрудника без соответствующего основания будет считаться незаконной.
Что должно быть написано в заверительной надписи?
Образец надписи, рекомендованный практикой и соответствующий требованиям Указа 1983 г. и текущего ГОСТа:
«Копия верна. Подлинник находится в личном деле сотрудника № _____ (подразделение, отдел). Подпись __________ / Ф.И.О. / Должность. Печать организации.»
Элементы надписи:
- Фраза «Копия верна» (или «Верно») – подтверждает соответствие копии оригиналу.
- Указание места нахождения оригинала (номер личного дела, подразделения, архива и т.д.).
- Подпись уполномоченного лица.
- Расшифровка подписи (Ф.И.О., должность).
- Отпечаток печати организации (круглую печать с полным наименованием организации).
Если копия предназначена только для внутреннего использования (например, для личного архива сотрудника), некоторые организации допускают упрощённую запись:
«Верно. Подлинник в личном деле. Подпись __________ / Ф.И.О. / Должность.»
Однако, как показывает судебная практика, отсутствие печати организации или указания места хранения оригинала может быть оспорено. Поэтому рекомендуется применять «полную» формулу в любом случае.
Как оформить заверение многостраничной трудовой книжки?
Трудовая книжка обычно состоит из нескольких разворотов (страниц). Существует два допустимых способа:
- Заверять каждый разворот отдельно – под последней страницей каждого разворота ставится подпись, печать и запись о месте нахождения оригинала. Этот способ наиболее надёжен и рекомендуется крупными организациями.
- Заверять весь комплект одним листом – на отдельном листе А4 помещают таблицу с перечнем всех страниц (номера разворотов, даты записей) и под таблицей ставят одну заверительную надпись с подписью, печатью и указанием места хранения оригинала. Такой вариант допустим, если внутренний регламент организации явно разрешает его и он не противоречит требованиям ГОСТа.
При выборе способа следует ориентироваться на:
- Внутренние нормативные акты (положение о работе с трудовыми книжками).
- Частота запросов копий (если запросы редки – проще заверять каждый разворот).
- Риск оспаривания в суде (более детальное заверение каждого разворота снижает риск).
- Получить запрос от сотрудника на выдачу копии трудовой книжки. Уточнить цель (личное использование, предоставление в другую организацию, суд и т.д.).
- Проверить наличие права на заверение (приказ, доверенность, локальный нормативный акт). Если права нет – передать запрос уполномоченному лицу.
- Сделать качественную копию (скан или ксерокопия) всех страниц трудовой книжки, обеспечив читаемость всех записей, печатей и подписей.
- Оформить заверительную надпись согласно выбранному способу (по разворотам или одному листу).
- Поставить подпись уполномоченного лица, затем расшифровать её (Ф.И.О., должность).
- Отпечатать печать организации в месте, предусмотренном надписью (обычно под подписью).
- Проверить готовность: все элементы присутствуют, текст разборчив, печать чёткая.
- Выдать копию сотруднику под расписку или в электронном виде (с обязательным указанием, что копия заверена).
- Сделать отметку в журнале учёта о выдаче копии (номер, дата, ФИО сотрудника, цель выдачи).
- Отсутствие печати организации – заменяют её печатью отдела кадров или филиала. Решение: использовать только главную печать организации.
- Не указана должность подписанта – приводит к спорам о полномочиях. Решение: всегда расшифровывать подпись.
- Не указано место хранения оригинала – может быть оспорено в суде. Решение: вносить запись о номере личного дела, подразделения или архива.
- Заверяют только первую страницу – остальные части считаются не заверенными. Решение: заверять каждый разворот или весь комплект согласно п. 4.
- Используют устаревшие формулировки («Копия верна без замечаний»). Решение: придерживаться утверждённого образца.
Пошаговая инструкция для кадровика
Частые ошибки и как их избежать
Правильное заверение копии трудовой книжки – это не просто формальность, а гарантия защиты прав как работника, так и работодателя. Соблюдение требований ТК РФ, ГОСТа и Указа Президиума ВС СССР позволяет избежать споров, штрафов и судебных решений в пользу сотрудника. Кадровику достаточно следовать чёткому алгоритму: проверить свои полномочия, сделать качественную копию, оформить заверительную надпись с обязательными элементами (подпись, печать, указание места оригинала) и выдать документ сотруднику под расписку.
Применяя представленные рекомендации, вы обеспечите законность и прозрачность кадрового процесса, а также повысите доверие сотрудников к отделу кадров.