Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовой стаж и профессиональные достижения работника. Одним из разделов этой книги является «Сведения о награждении (поощрении) за трудовые заслуги». Вопрос о том, какие именно поощрения обязаны фиксировать в трудовой книжке, а какие – нет, часто вызывает недоразумения у работодателей и работников. В статье разберём нормативную базу, виды поощрений, подлежащих обязательному отражению, а также те, которые в книгу вносить не нужно.

Что считается поощрением (награждением) в трудовом законодательстве?

Поощрение – это не денежное вознаграждение за особые трудовые заслуги, выражающееся в:

• награждении государственными, отраслевыми или корпоративными наградами (грамоты, медали, ордена);
• выдаче почётных грамот, благодарственных писем, благодарностей;
• присвоении почётных званий, ов, знаков отличия;
• других формальных признаков признания заслуг работника.

Важно различать поощрение и премию. Премия – часть системы оплаты труда (регулярные или разовые денежные выплаты) и, как правило, в трудовую книжку не вносится.

Нормативно‑правовая база

Основные документы, регулирующие внесение сведений о поощрениях:

1. Трудовой кодекс РФ, ст. 66, ч. 4 – предписывает вести запись о награждениях и поощрениях за трудовые заслуги.
2. Положение о порядке ведения и хранения трудовых книжек (утверждённое приказом Минтруда России от № 338н) – в пункте 25 перечисляет конкретные сведения, которые должны быть внесены.
3. Приказ Минтруда России № 1‑н от – уточняет, что в трудовую книжку не вносятся записи о премиях, являющихся частью системы оплаты труда, а также о разовых денежных премиях, не имеющих характера поощрения.
4. Инструкции по работе с Электронной трудовой книжкой (ЭЛКТК) – порядок внесения записей в электронный формат.

Эти нормативные акты согласованы между собой и дают чёткое понимание, какие сведения обязаны фиксировать работодатели.

Ключевой вывод из нормативных актов

В трудовую книжку вносятся только сведения о поощрениях и награждениях, которые не являются частью заработной платы. Премии, бонусы, надбавки, выплачиваемые в рамках системы оплаты труда, в книгу не записываются.

Какие поощрения вносятся в трудовую книжку?

Согласно п. 25 Положения о ведении трудовых книжек, в раздел «Сведения о награждении (поощрении)» вносяться следующие виды:

• Государственные награды (орден, медаль, знак отличия).
• Отраслевые награды (например, «Лучший инженер года» в строительной отрасли).
• Корпоративные награды (почётные грамоты, благодарственные письма, премии‑поощрения, отличительные знаки компании).
• Присвоение почётных званий, ов, знаков отличия (например, «Работник года», «Лучший специалист»).
• Иные формы официального признания, зафиксированные в приказе работодателя.

Запись делается в следующем виде (пример):

2024 г. – награждён почётной грамотой «За выдающиеся трудовые заслуги» (приказ № 123 от г.).

Какие поощрения НЕ вносятся в трудовую книжку?

В книгу НЕ вносятся:

• Регулярные премии, предусмотренные системой оплаты труда (ежемесячные, квартальные, годовые бонусы).
• Разовые денежные премии, не имеющие характера поощрения (например, «премия за выполнение плана»).
• Стимулирующие выплаты, включённые в расчёт заработной платы (надбавки, доплаты, компенсации).
• Награды, не оформленные официальным приказом (например, устные благодарности без документального подтверждения).

Эти выплаты фиксируются в бухгалтерском учёте и в личном деле работника, но не в трудовой книжке.

Порядок внесения записи в трудовую книжку

Бумажный вариант

1. Работодатель оформляет приказ о награждении (должен быть подписан руководителем и, при необходимости, руководителем отдела кадров).
2. В приказе указываются: дата награждения, название награды, основание (трудовые заслуги), номер приказа.
3. Сотрудник получает оригинал приказа (или копию) и подписывает запись в своей трудовой книжке.
4. Запись вносится в раздел «Сведения о награждении (поощрении)» в соответствии с образцом, установленным Минтрудом.

Электронный вариант (ЭЛКТК)

1. Работодатель загружает скан‑копию приказа в систему «Электронная трудовая книжка».
2. В системе выбирает тип награждения (государственная, отраслевой, корпоративная) и вводит дату, название награды, номер приказа.
3. Система автоматически формирует запись, которая появляется в электронном реестре работника.
4. Работник получает уведомление о внесённой записи и может просмотреть её в личном кабинете.

Для электронных трудовых книжек обязательным считается заполнение раздела «Сведения о награждении» в течение 5 рабочих дней после выдачи награды.

Примеры записей в трудовую книжку

Последствия отсутствия записи

• Для работника: отсутствие записи может снизить шансы на повышение, перевод или получение льгот, так как сведения о поощрениях учитываются при оценке профессионального уровня.
• Для работодателя: нарушение требований ТК РФ может привести к административной ответственности (штрафы за несоблюдение порядка ведения трудовых книжек).
• В случае спора в суде отсутствие официальной записи может усложнить доказательство факта награждения.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли вносить запись о разовой денежной премии, если она была вручена в виде благодарственного письма?

Если премия выплачена в денежной форме и является частью системы оплаты труда, запись в книжку не требуется, даже если сопровождается благодарственным письмом. Запись делается только в случае, если премия имеет характер поощрения (например, «премия‑поощрение за инновацию»), и это зафиксировано в приказе.

Можно ли в трудовую книжку записать награду, полученную за пределами организации (например, государственную награду)?

Да. Государственные награды, полученные работником, вносятся в раздел «Сведения о награждении», независимо от того, была ли награда вручена работодателем.

Как оформить запись, если работник уволился до получения награды?

Запись вносится в момент фактического вручения награды, даже если сотрудник уже уволен. Работодатель обязан оформить приказ и добавить запись в трудовую книжку (или в ЭЛКТК) в течение 5 рабочих дней после награждения.

Что делать, если в электронную трудовую книжку запись не внесена?

Работник может обратиться в отдел кадров с требованием оформить запись. При отсутствии реакции – подать жалобу в инспекцию по труду или в суд.

Согласно действующему трудовому законодательству РФ, в трудовую книжку вносятся только сведения о поощрениях и награждениях, которые не являются частью заработной платы. К таким относятся государственные, отраслевые и корпоративные награды, почётные грамоты, благодарственные письма и присвоение почётных званий. Премии, надбавки и другие денежные выплаты, даже если они разовые, но относятся к системе оплаты труда, в книгу не записываются.

Работодатели обязаны оформлять соответствующие приказы и вносить записи в течение 5 рабочих дней, как в бумажный, так и в электронный вариант трудовой книжки. Отсутствие записи может негативно сказаться как на работнике, так и на работодателе.

Для работников важно сохранять копии приказов о награждении и своевременно проверять наличие записей в своей трудовой книжке (бумажной или электронной). А работодателям – строго соблюдать нормативные требования, чтобы избежать административных штрафов и конфликтов.

Дата актуализации статьи: