Выдача копии трудовой книжки – обязанность работодателя, закреплённая в Трудовом кодексе РФ. При большом количестве заполненных листов важно соблюсти порядок заверения, чтобы документ имел юридическую силу и был принят госорганами, банками и другими организациями.

Основные требования к заверенной копии

• Копия должна быть сделана с каждой заполненной страницы оригинала (включая ьный лист).
• Текст на копии печатается только с одной стороны листа.
• На каждой копии либо ставится отдельная заверительная надпись, либо все листы сшиваются и заверяются одним штампом/подписью на обороте последнего листа.
• В заверительной надписи указываются:
  • наименование организации (работодателя);
  • должность, ФИО и подпись лица, заверяющего копию;
  • дата заверения;
  • ссылка на место хранения оригинала трудовой книжки (например, «Оригинал хранится в отделе кадров ООО «Компания», кабинет № 5»);
  • при необходимости – количество листов, включённых в копию.

Пошаговая инструкция по заверению копии трудовой книжки (много листов)

1. Подготовка оригинала
   • Убедитесь, что все записи в трудовой книжки актуальны и не содержат исправлений, противоречащих законодательству.
   • Если есть пустые листы между заполненными – их копировать не требуется.
2. Сканирование или фотографирование
   • Отсканируйте каждую заполненную страницу с разрешением не менее 300 dpi, чтобы текст был чётким.
   • Сохраните изображения в формате PDF или TIFF – они лучше подходят для печати.
3. Печать копий
   • Распечатайте отсканированные листы на бумаге формата А4, плотностью не менее 80 г/м².
   • Печать выполняется только с одной стороны листа.
4. Сборка копии
   • Сложите листы в том же порядке, что и в оригинале (с ьного листа вперёд).
   • Если выбран вариант «заверить каждый лист отдельно» – переходите к пункту 6.
   • Если выбран вариант «заверить все листы вместе» – аккуратно сшейте стопку скрепкой или прострочкой, оставляя свободным край последнего листа для надписи.
5. Подготовка заверительной надписи
   • Текст надписи можно разместить на обороте последнего листа (или на отдельном листе‑приложении, если заверяется каждый лист).
   • Пример надписи (2026 год):

   «Настоящая копия трудовой книжки сотрудника Иванова Ивана Ивановича заверена верно. Оригинал документа храниться в отделе кадров ООО «Компания», кабинет № 5. Выдано 22 мая 2026 г. Подпись: ______________________ (М.П.) Должность: начальник отдела кадров».

6. Заверение
   • Если заверяется каждый лист – поставьте подпись, печать и дату на каждой копии в правом нижнем углу.
   • Если заверяется вся стопка – подпись, печать и дата ставятся только на обороте последнего листа (см. пример выше).
7. Контроль качества
   • Проверьте, что все листы читаемы, нет смещения текста, подписи и печати не затеняют информацию.
   • Убедитесь, что количество листов в копии соответствует количеству заполненных страниц оригинала.
8. Выдача сотруднику
   • Вручите копию под расписку в журнале выдачи документов или получите электронное подтверждение получения.
   • Сохраните копию журнала выдачи в течение 5 лет (требование архивного законодательства).

Особенности заверения при большом количестве листов

Если трудовая книжка содержит более 30 заполненных листов, целесообразно рассмотреть два варианта:

• Выписка из трудовой книжки – запрашивается у сотрудника только нужный период (например, последние 5 лет). Выписка заверяется так же, как полная копия, но включает лишь ьный лист и выбранные страницы.
• Копия с выборочным заверением – заверяются только те листы, где содержатся сведения, необходимые для конкретного запроса (например, для получения кредита). На остальных листах делается отметка «Копия не заверяется, предоставляется для справки».

Заверение копии электронной трудовой книжки (ЭТК)

С 2021 года в России действует электронная трудовая книжка; При запросе копии ЭТК порядок иной:

1. Сотрудник подаёт заявление в работодатель (или в ПФР) о выдаче выписки из ЭТК.
2. Работодатель формирует выписку из личного кабинета на портале «Госуслуги» или через СЗВ‑М.
3. Выписка подписывается квалифицированной электронной подписью (КЭП) уполномоченного лица (кадровик, бухгалтер).
4. Полученный документ имеет ту же юридическую силу, что и заверенная бумажная копия.

Если требуется бумажный вариант выписки из ЭТК, её распечатывают и заверяют так же, как обычную копию (подпись, печать, дата, ссылка на источник).

Образец заверенной копии трудовой книжки (2026 год)

Ниже представлен пример оформления первой страницы копии с заверительной надписью на обороте последнего листа. Обратите внимание на расположение элементов:

Настоящая копия трудовой книжки сотрудника
Иванова Ивана Ивановича
заверена верно.
Оригинал хранится в отделе кадров ООО «Компания», кабинет № 5.
Выдано 22 мая 2026 г.
Подпись: ______________________ (М.П.)
Должность: начальник отдела кадров
 

Полезные рекомендации для работодателей и сотрудников

• Храните оригинал трудовой книжки в огнеупорном шкафу или сейфе, чтобы избежать утраты.
• При выдаче копии ведите журнал с указанием ФИО получателя, даты, цели выдачи и подписи.
• Сотрудник имеет право получить копию бесплатно; взимание платы допускается только за изготовление дополнительных копий сверх первой.
• Если требуется заверение для иностранных организаций, подготовьте нотариальный перевод копии и заверьте его у нотариуса.
• При переходе на электронный формат трудовых книжек рекомендуется дублировать важные записи в бумажном виде на случай технических сбоев.

Заверение копии трудовой книжки – процесс, требующий внимательности и соблюдения установленных норм. Следуя пошаговой инструкции, используя правильный образец заверительной надписи и учитывая особенности больших объёмов листов, вы обеспечите юридическую значимость документа и избежите возможных претензий со стороны госорганов или банков. Не забывайте, что при работе с электронными трудовыми книжками порядок заверения меняется, но основная цель – подтвердить достоверность предоставленной информации – остаётся неизменной.