Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника. В Республике Беларусь оформление этого документа строго регламентировано законодательством. Процесс заведения трудовой книжки требует от нанимателя внимательности и соблюдения установленного порядка, начиная от закупки чистого бланка и заканчивая его грамотным заполнением.
В данной статье мы подробно разберем все шаги, которые необходимо предпринять работодателю для того, чтобы правильно завести трудовую книжку в РБ.
Шаг 1. Приобретение бланка трудовой книжки
Первое и самое важное правило: трудовая книжка приобретается организацией (нанимателем) в местном исполнительном и распорядительном органе по месту своего нахождения (в местной администрации района). Работник не должен покупать бланк самостоятельно на рынке или в магазине — закупкой занимается исключительно работодатель.
Как получить бланк в администрации?
Для получения чистого бланка трудовой книжки или вкладыша к ней, нанимателю необходимо обратиться в местный исполнительный орган (например, администрацию района). Для этого потребуется предоставить следующий пакет документов:
- Письмо-заявка на имя главы администрации (например: «Просим выдать бланк трудовой книжки для Ф.И.О. и дата приказа о приеме на работу»).
- Предварительное согласование — необходимо письменно согласовать заявку на получение бланков (поставить отметку на заявлении) в установленном порядке.
Выдача бланков осуществляется по товарной накладной формы ТН-2, утвержденной постановлением Минфина РБ от №192.
Особенности для индивидуальных предпринимателей (ИП)
Если у индивидуального предпринимателя отсутствует печать, а также в случае смерти нанимателя — физического лица (если речь идет о трудовой книжке надомного работника), сведения заверяются печатью регистрирующего органа по месту жительства ИП или местного исполнительного и распорядительного органа, зарегистрировавшего трудовой договор.
Шаг 2. Оплата и учет бланка
- Оплата бланка. Работодатель оплачивает стоимость бланка трудовой книжки или вкладыша к ней. В дальнейшем эта сумма может быть удержана из заработной платы работника (по его письменному заявлению) или внесена им в кассу предприятия.
- Учет бланка. После получения бланка необходимо произвести его учет. Бланки строгой отчетности должны быть внесены в специальную книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.
Шаг 3. Заполнение трудовой книжки
Порядок заполнения, выдачи трудовых книжек (вкладышей к ним), дубликатов, расчетов за них, а также учет и порядок хранения регламентируются Инструкцией о трудовых книжках (утверждена постановлением Минтруда РБ от №2).
Основные правила внесения записей:
- Записи вносятся аккуратно, без помарок и исправлений (ошибочные записи зачеркивать нельзя, они признаются недействительными специальной записью).
- Даты записываются арабскими цифрами (число и месяц — двузначными, год — четырехзначными).
- Сведения о приеме на работу, переводе, увольнении должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения) нанимателя.
Оформление вкладыша
Трудовая книжка дополняется вкладышем в случае, если заполнены все страницы соответствующих разделов или одного из них. При выдаче вкладыша на самой трудовой книжке ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывается серия и номер вкладыша.
Шаг 4. Внесение данных в учетные документы
После того как трудовая книжка заполнена, необходимо:
- Внести фамилию работника в табель учета рабочего времени (это подтверждает факт начала трудовой деятельности).
- Зафиксировать выданную трудовую книжку в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, где работник должен поставить свою подпись о получении документа на руки.
Выдача трудовой книжки при увольнении
Наниматель несет ответственность за хранение трудовых книжек в период работы сотрудника. Однако в день увольнения (последний день работы) наниматель обязан (ч. 6 ст. 50 ТК, ч. 6 ст. 50, 72, ч. 1 п. 74 Инструкции о трудовых книжках):
- Выдать трудовую книжку работнику на руки;
- Либо, в случае невозможности личной выдачи, направить уведомление о необходимости явиться за документом.
Процесс заведения трудовой книжки в Республике Беларусь требует строгого соблюдения бюрократических процедур: от получения бланка в местной администрации до грамотного внесения записей. Помните, что трудовая книжка — это лицо вашего сотрудника и документ, который защитит его пенсионные права, поэтому к ее оформлению стоит подходить с максимальной ответственностью.