Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Электронная трудовая книжка (ЭТК) стала обязательным документом для большинства работников в России. Ее использование упрощает процесс ведения кадровой документации, ускоряет приём и оформление сотрудников, а также обеспечивает более прозрачную работу с трудовыми отношениями. В этой статье мы разберём, как правильно принимать работников, оформлять их с ЭТК, какие документы и шаги требуются, а также какие нюансы следует учитывать.

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка – это цифровой аналог традиционной бумажной трудовой книги. Она содержит сведения о:

местах работы;
датах начала и окончания трудовых отношений;
должностях и условиях труда;
сведениях о профсоюзных и иных организационных отношениях;

ЭТК храниться в единой государственной системе и доступна как работодателю, так и самому сотруднику через личный кабинет на портале mytrud.ru.

Почему стоит перейти на электронную форму?

Переход на ЭТК дает ряд преимуществ:

Скорость оформления. Ввод данных занимает считанные минуты.
Снижение ошибок. Автоматическая проверка ввода уменьшает вероятность неточностей.
Удобный доступ. Сотрудник может просматривать свою трудовую историю в любой момент.
Экономия ресурсов. Не требуется печать, хранение и отправка бумажных копий.

Пошаговый процесс приёма сотрудника с ЭТК

Подготовка к приёму

Перед тем как принимать сотрудника, убедитесь, что у вас есть:

Доступ к системе Электронный трудовое книжное приложение (ЭТКА).
Лицензия на использование программы (если требуется).
Подготовленные шаблоны договоров и анкет.

Сбор необходимых документов от кандидата

Для ввода данных в ЭТК потребуются следующие документы:

Паспорт (или иной документ, подтверждающий личность).
Справка о среднем профессиональном образовании (при необходимости).
Сведения о предыдущем трудоустройстве (при наличии).
Согласие на обработку персональных данных (подписанное в электронном виде).

Оформление трудового договора

Трудовой договор можно заключить в электронном виде и прикрепить к ЭТК. При этом:

Должность, условие работы, оклад и другие условия труда фиксируются в тексте договора.
Подписи сторон ставятся с помощью электронной подписи (ЭЦП).
Договор сохраняется в личном кабинете сотрудника и в архиве работодателя.

Ввод данных в Электронную трудовую книжку

После подписания договора в системе ЭТКА вводим следующие сведения:

ФИО сотрудника.
Дата рождения.
Паспортные данные.
Дата начала работы.
Номер и серия ЭТК (генерируется автоматически).
Сведения о предыдущем трудоустройстве (если есть).

После ввода данных система генерирует подтверждение – Электронный документ о приёме на работу, который подписывается обеими сторонами.

Уведомление в ПФР и ФНС

После того как ЭТК создана, необходимо в течение 30 дней уведомить:

Пенсионный фонд (о начале страхования).
Федеральную налоговую службу (о регистрации работодателя).

Эти уведомления можно отправить через тот же портал mytrud.ru.

Частые вопросы и ответы

Можно ли нанять сотрудника без ЭТК?

Нет. С 2022 года Электронная трудовая книжка стала обязательной для всех новых работников. Бумажный вариант допускается только для тех, кто был нанят до ввода обязательного ЭТК.

Что делать, если у сотрудника уже есть бумажная трудовая книжка?

При приёме следует перенести все сведения из бумажной книги в ЭТК, сохранив даты и сведения о предыдущих местах работы. После переноса бумажную книгу можно вычеркнуть или оставить как артефакт.

Как отслеживать изменения в ЭТК?

Все изменения фиксируются в журнале правок, доступном в личном кабинете сотрудника. При необходимости можно выгрузить историю правок в PDF‑формате.

Как уволить сотрудника, если у него уже есть ЭТК?

Для увольнения оформляйте приказ об увольнении, после чего в ЭТК вносится запись о прекращении трудовых отношений. Дата окончания работы указывается в соответствующем поле, и система автоматически генерирует справку для ПФР.

Как принимать сотрудников с электронной трудовой книжкой